Wie organisiere ich Dateien in Kollektionen?

Kurz gesagt 

pixx.io Kollektionen sind Zusammenstellungen von Media Dateien, die thematisch zusammenpassen oder zu einem Projekt gehören. Diese Sammlungen helfen dir, Ordnung und Überblick im Team zu gewährleisten.

Wer kann diese Funktion nutzen? 

• Benutzer aller pixx.io Pakete mit dem Recht „Eigene Kollektionen erstellen / bearbeiten“

Hinweis: Werden dir einige der hier beschriebenen Funktionen und Optionen nicht in deinem pixx.io Media Space angezeigt, fehlen deiner Rechtegruppe die entsprechenden Einstellungen. Diese Rechteeinstellung verwaltet dein pixx.io Administrator.

Hier lernst du:

• Wie erstelle und bearbeite ich Kollektionen in pixx.io?

• Wie teile ich Kollektionen in pixx.io?

• Was sind dynamische Kollektionen in pixx.io?

Wie erstelle und bearbeite ich Kollektionen in pixx.io?

Im Unterschied zu Ordnern können Media Dateien verschiedenen Datei- oder Bildersammlungen in pixx.io zugewiesen werden, sogenannten Kollektionen. Einfach gesagt kannst du in pixx.io, zusammenhängende Media Dateien wie Videos, Grafiken oder Bilder in Kollektionen organisieren und schneller finden, was du suchst.

Der Unterschied zu Ordnern ist dabei, dass ein Bild in beliebig viele Kollektionen aufgenommen werden, aber nur in einem Ordner zugewiesen sein kann. Kollektionen können intern freigegeben und extern via Sharelink geteilt werden. Ordner sind langlebiger als Kollektionen, da sie in der Regel die Grundlage für die Rechte- & Rolleneinstellungen der pixx.io Benutzer bilden.

Jeder Benutzer kann beliebig viele Kollektionen erstellen.

Als Admin siehst du jede Kollektion im pixx.io Mediaspace. Als Benutzer ohne Adminrechte siehst du nur diejenigen Kollektionen, die du selbst erstellt hast sowie die, die mit dir geteilt wurden und damit für dich freigegeben sind.

So lassen sich in wenigen Schritten neue Kollektionen in pixx.io erstellen:

1. Klicke mit der Maus auf das Plus-Symbol oben rechts

2. Klicke auf Kollektion

3. Gib einen Namen und eine Beschreibung (optional) ein. Möchtest du die Benachrichtigung für diese Kollektion aktivieren, aktiviere die Checkbox. Aktiviere die Checkbox, falls du eine dynamische Kollektion erstellen möchtest und wähle den entsprechenden Filter aus

4. Klicke auf Kollektion erstellen

   

So gehst du vor, wenn du von einer Media Datei ausgehend Kollektionen in pixx.io erstellen willst:

1. Schwebe mit der Maus über der Media Datei, die du auswählen möchtest

2. Klicke auf die erscheinende Checkbox oben rechts, um die Media Datei auszuwählen

3. Wähle alle weiteren Media Dateien aus, die du bearbeiten möchtest, indem du auf eine beliebige Stelle in der jeweiligen Datei klickst

4. Klicke auf das Kollektionen-Symbol in der Taskleiste und wähle Zu Kollektion hinzufügen oder entfernen

5. Klicke auf + Neue Kollektion und vergib einen Namen, eine optionale Beschreibung und entscheide, ob du die Benachrichtigung für diese Kollektion aktivieren möchtest oder wähle eine bestehende Kollektion aus der Liste

6. Klicke auf Entfernen / Hinzufügen / Speichern

Du findest alle deine Kollektionen, wenn du in der linken Leiste Kollektionen auswählst. Bereits bestehende Kollektionen kannst du wie folgt editieren:

1. Wenn du mit der Maus über eine Kollektion schwebst und auf die erscheinenden drei Punkte klickst, kannst du sie teilen, einen Download betätigen oder sie löschen.

2. Klicke auf die gewünschte Kollektion, um die darin enthaltenen Medien zu sehen. Diese siehst du unter dem Reiter Inhalte.

3. Unter dem Reiter Extern geteilt siehst du, mit wem die Kollektion bereits geteilt worden ist sowie relevante Metadaten.

4. Klicke auf die drei Punkte, die erscheinen, wenn du mit der Maus über den Link schwebst, um ihn zu kopieren, öffnen, editieren, de-/aktivieren oder zu löschen.

5. Klicke auf den Titel, um den Namen der Kollektion zu ändern.

6. Ändere die Beschreibung der Kollektion, indem du auf das Textfeld klickst, das erscheint, sobald du auf Alle Details einblenden drückst.

7. Klicke auf Download, um alle Media Dateien der Kollektion herunterzuladen.

Benutzer können Kollektionen abonnieren, um sich per interner (Push -Benachrichtigung in pixx.io) oder externer (E-Mail) Benachrichtigung über Änderungen in der Kollektion informieren zu lassen. Die Art der Benachrichtigung kann in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen unter „Mein Konto“ angepasst werden. Klicke dazu auf das Accountsymbol oben rechts.

Tipp: Die Einstellungen findest du noch schneller, wenn du /Benutzer in die H.U.L.A. Search eingibst.

Um die Vorschaubilder einer Kollektion anzupassen, klickst du innerhalb der Kollektion auf die drei Punkte und wählst Vorschaubild festlegen. Es werden dir diejenigen Media Dateien angezeigt, die aktuell verwendet werden. Passe deine Auswahl und die Reihenfolge an und bestätige sie mit Speichern. Du musst minimal eine Media Datei und kannst maximal vier Dateien wählen.

Übrigens: Um Media Dateien in das optional erhältliche pixx.io Portal einzubinden, legst du zunächst Kollektionen an und verknüpfst diese mit dem Portal.

Wie teile ich Kollektionen in pixx.io?

Du kannst pixx.io Kollektionen teilen, indem du auf Teilen klickst. Zusätzlich zum normalen Teilen durch Link oder Mail kannst du die Kollektion auch Intern teilen. Du gibst sie damit anderen pixx.io Benutzern oder ganzen Rechtegruppen in pixx.io frei.

Dazu musst du nur die Checkboxen derjenigen Rechtegruppen oder Benutzer auswählen, mit denen du die Kollektion teilen möchtest. Die Benutzer findest du, wenn du auf das kleine Dreieck neben den Rechtegruppen klickst.

Du kannst optional eine Benachrichtigung an die Benutzer versenden.

Hinweis: Es ist von den jeweiligen Benutzerrechten abhängig, was die Benutzer mit der intern geteilten Kollektion und deren Inhalte machen dürfen. Dafür relevante Rechte sind: Fremde Kollektion bearbeiten, Fremde Kollektion löschen, intern geteilte Medien bearbeiten.

Was sind dynamische Kollektionen in pixx.io?

Eine dynamische Kollektion wird automatisch mit bestimmten Media Dateien befüllt. Dies geschieht auf Basis eines Filters, den der Benutzer zuvor erstellt und speichert.

Einen Filter erstellst du, indem du links oben auf das Filter-Symbol klickst. Wähle einen bestehenden Filter aus oder erstelle einen neuen.

Wenn du aus einem neuen Filter dynamische Kollektionen in pixx.io erstellen willst, muss du nach Auswahl der Kriterien für deinen Filter auf + Filter speichern klicken, einen Namen wählen und die Checkbox Dynamische Kollektion erstellen aktivieren. Klicke danach auf Speichern.

Du kannst eine Kollektion auch direkt beim Erstellen in eine dynamische umwandeln. Die Anleitung dazu findest du weiter oben in diesem Guide (Wie erstelle und bearbeite ich Kollektionen in pixx.io?).

Jede bestehende und neu hinzugefügte Media Datei, die den Kriterien für diesen Filter entspricht, wird der dynamischen Kollektion hinzugefügt.

Hinweis: Die Reihenfolge der Media Dateien kann nicht individuell sortiert werden. Außerdem lassen sich für dynamische Kollektionen keine Vorschaubilder festlegen.