Wie funktioniert das Reporting in pixx.io?

Kurz gesagt: 

Downloads, Uploads, Logins – mit der Reporting-Funktion in pixx.io weißt du immer, was in deinem Media Space vorgeht. Wichtige Informationen zur Nutzung verpackt die Reporting-Funktion in eine PDF- oder CSV-Datei und sendet sie per E-Mail an ausgewählte Empfänger. 

Wer kann diese Funktion nutzen? 

• Benutzer aller pixx.io Pakete

Hier lernst du: 

• Wofür brauche ich die Reporting-Funktion?

• Wo finde ich das Reporting in meinem Media Space?

• Wie erstelle ich ein neues Reporting?

• Welche Einstellungen sind beim Reporting möglich?

• Wie verfolge ich Workflows innerhalb von pixx.io nach?

Wofür brauche ich die Reporting-Funktion?

Mit der Reporting-Funktion in pixx.io hast du deine Medien-Workflows immer im Blick. Als Teil deiner DAM Analytics schafft das Reporting Transparenz über die Nutzung von pixx.io, ablaufende Lizenzen und Aufgaben, die deine Aufmerksamkeit verlangen.

Nutze Reports als dein Digital Asset Management Dashboard und lass sie dir bequem und regelmäßig per E-Mail schicken oder leite sie direkt an Workflow-Verantwortliche weiter. Hier erfährst du, wie das funktioniert.

Wo finde ich das Reporting in meinem Media Space?

Um zur Reporting-Funktion zu gelangen, benötigst du Adminrechte. So gelangst du als Administrator zum Reporting:

1. Klicke mit der Maus auf das Account-Symbol oben rechts

2. Schwebe mit der Maus über Einstellungen

3. Klicke auf Analytics

   

4. Klicke anschließend auf den Reiter Reporting

Tipp: Am schnellsten findest du die Reporting-Funktion über die H.U.L.A.-Search. Suche dort einfach nach /reporting.

Wie erstelle ich ein neues Reporting?

Du willst gleich mit deinem ersten Reporting loslegen? Über den Button „Neues Reporting“ legst du los. Dort hast du die Möglichkeit, individuelle Einstellungen für deine DAM Analytics vorzunehmen.

Welche Einstellungen sind beim Reporting möglich?

Die Reporting-Einstellungen unterteilen sich in drei Abschnitte.

Abschnitt Allgemein

• Name: Vergib zunächst eine Bezeichnung für den neuen Report.

  Hinweis: Der Name, den du für dein Reporting vergibst, ist nicht für die H.U.L.A Search indexiert.

• Intervall: Entscheide, ob dein Report täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt und versendet werden soll und zu welchem Zeitpunkt.

• Versand: Nimm entsprechend des Intervalls genaue Einstellungen für den Versand vor. Folgende Möglichkeiten stellt pixx.io dir zur Verfügung:

  • „täglich“: Wähle eine konkrete Uhrzeit im 24h-Format. Ein Klick auf das Uhr-Icon öffnet ein Dropdown-Menü, mit dem sich die Uhrzeit noch einfacher einstellen lässt. 

  • „wöchentlich“: Wähle einen Wochentag und eine konkrete Uhrzeit. 

  • „monatlich“: Lege fest, ob das Reporting am ersten Tag des Monats, am 15. oder am 28. Tag versendet werden soll und zu welcher Uhrzeit. 

• Checkbox „Reporting aussetzen, wenn keine Daten vorliegen“:

  • aktiviert: pixx.io versendet keinen Report, wenn keine Dateien gefunden werden, die den im Reiter „Inhalte“ eingestellten Eigenschaften entsprechen.

  • deaktiviert: pixx.io versendet einen Report, auch wenn keine Dateien gefunden werden, die den im Reiter „Inhalte“ eingestellten Eigenschaften entsprechen. In diesem Fall enthält der Report keine Einträge. 

• Dateiformat: Reports werden entweder als PDF- oder als CSV-Datei versendet. Auf Wunsch verschickt pixx.io Reportings auch in beiden Formaten. 

• Zusätzliche Information: In dieses Textfeld ist Platz für zusätzliche Informationen, die für den Empfänger des Reports wichtig sein könnten. Der Inhalt dieses Feldes wird nicht im Report, sondern im E-Mail-Text angezeigt.

Hinweis: Dieses Feld kann HTML-Inhalte wie Hyperlinks interpretieren, um beispielsweise direkt per Klick auf eine dynamische Kollektion in pixx.io zu leiten. Achte beim Setzen von (Hyper-) Links darauf, diese URL-codiert zu schreiben.

Empfänger

Hier hinterlegst du die E-Mailadressen der Kontakte, die den pixx.io Report erhalten sollen.

Achtung: Ein Report kann erst dann gespeichert werden, wenn du mindestens eine Empfänger E-Mailadresse angegeben hast.

Hinweis: Du willst Zeit sparen und mehrere Adressen auf einmal eingeben? Dann gib einfach nach der ersten Adresse ein Komma ein oder drücke die Enter-Taste. Die Adresse vor dem Komma wird dann als Chip in der Maske gespeichert und du kannst einfach weiter tippen.

Hinweis: Das E-Mail-Template, das für die Reporting-Mail verwendet wird, lässt sich über folgenden Pfad ansehen und anpassen: Einstellungen > Mediaspace anpassen > Mails – oder du gibst /mails in der H.U.L.A.-Search ein. 

Inhalte

In diesem Reiter bestimmst du, welche Aktionen im Report enthalten sein sollen, die innerhalb des von dir definierten Zeitraums in der Vergangenheit oder Zukunft durchgeführt wurden.

Hinweis: Die Betrachtungszeiträume für die Reporting-Inhalte dürfen nicht weiter in der Vergangenheit liegen als die Logs des Systems. Wie lange die Logs des pixx.io Media Space gespeichert werden, sehen Admins unter Einstellungen > Sicherheit & Daten > Logs einsehen und anpassen.

• Letzte Uploads: Alle Dateien, die innerhalb des vergangenen, definierten Zeitraums hochgeladen wurden

• Login-Versuche: Alle Login-Versuche der vergangenen X Tage. Es wird zwischen erfolgreichen (1) und nicht erfolgreichen (0) Login-Versuchen unterschieden. Folgende Informationen enthält der Report zu den Logins:

  • Wer (Benutzername)

  • Wann (Datum + Uhrzeit)

  • Wo (pixx.io DAM, App/Add-In, pixx.io Portal)

• Festplattenspeicher: Zeigt den bereits genutzten und noch verfügbaren Festplattenspeicher des pixx.io Media Spaces zum Zeitpunkt der Report-Erstellung

• Heruntergeladene Dateien: Alle Downloads des eingestellten Betrachtungszeitraums mit folgenden Informationen zu jedem Download:

  • Wer (Benutzername)

  • Wann (Datum + Uhrzeit)

  • Wo (pixx.io DAM, App/Add-In, pixx.io Portal)

  • Was (Dateiname + Größe in KB)

  • Wie (Dateiformat + Größe in Pixel)

• Extern geteilte Kollektionen: Alle extern geteilten Kollektionen der vergangenen X Tage. Dabei werden auch Versender (pixx.io Benutzer), Empfänger (E-Mail-Adresse) und Zeitpunkt für jeden Teilvorgang aufgelistet.

• Datei-Lizenz Ablaufdatum: Durch Aktivieren dieser Option listet pixx.io im Report alle Medien auf, die in einem festgelegten Zeitraum in der Zukunft ablaufen werden. Dafür gibst du hier einen Zeitraum in ein.  

  Beispiel: Wählst du 7 Tage, siehst du im Report alle Medien, deren Lizenzen innerhalb der nächsten 7 Tage nach dem Reporting ablaufen werden.

• Dateistatus Tracking: Durch diese Option listet pixx.io alle Dateien auf, die seit X Tagen einen bestimmten Dateistatus haben. Hier gibst du als Auswahlkriterien für die aufzunehmenden Dateien zum einen Schlagwörter und zum anderen den Dateistatus ein.

  Hinweis: Für Inhalte aus pixx.io Portalen gilt, dass pixx.io nur Inhalte aus Portalen mit dem Typ „Enterprise“ im Report verwendet. 

Wie verfolge ich Workflows innerhalb von pixx.io nach?

Mit den Einstellungen unter Dateistatus Tracking bist du in der Lage, Transparenz über bestimmte Workflows zu schaffen. Die folgenden Best Practices zeigen dir, wie das geht:

Beispiel A: Update über neue Aufgaben

Nutze das Reporting, um Kollegen über die Fälligkeit des nächsten Steps in einem Workflow zu informieren.

• Stelle das Reporting so ein, dass alle Dateien aufgelistet werden, die seit einem Tag den Dateistatus „Lizenzen prüfen“ und das Schlagwort „Projekt 1“ aufweisen.

• Der Report wird als PDF an die Verantwortlichen der Aufgabe geschickt. Diese werden so darüber informiert, dass neue Medien für Projekt 1 vorhanden sind, deren Lizenzen geprüft werden müssen.

Beispiel B: Prüfung noch nicht erledigter Aufgaben

Mithilfe des Reportings lässt sich der Fortschritt von Aufgaben in einem Workflow überprüfen.

• Stelle das Reporting so ein, dass alle Dateien enthalten sind, die seit mindestens 7 Tagen den Dateistatus „Lizenzen prüfen“ und das Schlagwort „Projekt 1“ haben.

• Lass den Report an den Verantwortlichen des gesamten Workflows senden. Dieser kann dann beim Verantwortlichen des Arbeitsschritts „Lizenzen prüfen“ nachhaken, warum die Dateien schon seit 7 Tagen in diesem Arbeitsschritt feststecken.