So läuft der Change-Management-Prozess bei der Einführung eines DAMs

Es gibt viele gute Gründe ein Digital Asset Management einzuführen. Denn neben der erleichterten Medienverwaltung, bieten DAM-Tools viele weitere Funktionen, die die Arbeit erleichtern und Workflows verbessern. Deswegen sind sie auch eine beliebte Lösung im Change Management. Doch was bedeutet die Implementierung eines DAMs für deine bisherigen Prozesse? Was genau ändert sich eigentlich im Change-Management-Prozess mit DAM? 

Diese Frage musst du dir zuerst stellen. Was genau möchtest du mit dem Digital Asset Management bezwecken? Je nachdem, wie die Antwort ausfällt, wirst du bei der Einführung anders vorgehen müssen.  

Die Gründe, warum du ein DAM implementieren möchtest, könnten sein:  

• Weniger Zeit mit der Dateisuche verbringen 

• Zu viel Chaos in der klassischen Ordnerstruktur 

• Zentrale Ablage für alle Media Dateien im Unternehmen 

• Übersicht über die Nutzungsrechte von Bildern 

• Einfaches Teilen von großen Dateien, ohne Anhänge komprimieren zu müssen 

• Usw. 

Du kannst mehr als nur einen Grund für die Anschaffung eines DAMs haben. Überlege dir aber genau, was die größten Pain ist und wie die Software genutzt werden soll, um diesen zu lösen. Die anderen Funktionen sind dann “Nice to Have” oder sorgen dafür, dass etwaige zukünftige Probleme sich gar nicht erst auftun. 

Weiter solltest du dich fragen, wer die Software nutzen wird. Die gesamte Belegschaft oder doch nur einzelne Abteilungen? Nur interne Personen oder gibt es auch externe Beteiligte, wie z. B. Freelancer?  

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, musst du dir weiter überlegen, wie gut das technische Verständnis der betroffenen Personen ist. Dies beeinflusst nicht nur die Wahl des Digital Asset Management, sondern auch die Einführung des Tools sowie die Vorbereitung.  

Veränderungen stellen immer auch ein gewisses Risiko dar. Zunächst einmal musst du dein Team von der Notwendigkeit überzeugen, um das Digital Asset Management überhaupt erst einführen zu können. Hier stößt du womöglich schon auf den ersten Widerstand. Recherchiere sorgfältig vorab und lege dir gute Argumente zurecht, um deine Mitarbeitenden überzeugen zu können und auch externe Stakeholder auf deine Seite zu bringen. 

Eine weitere Möglichkeit, um den Need zu erkennen und darzulegen, liegt in der Erhebung von Problemen innerhalb deines Teams. Führe eine Retro durch, um die aktuelle Stimmung einzufangen und Pains zu identifizieren. Frage beispielsweise gängige Stressfaktoren der täglichen Arbeit ab. Wie sieht es mit Zeitmanagement und Dateichaos aus? Werden diese oder ähnliche Punkte genannt, kannst du ein DAM als Lösung vorstellen. 

Bei der Einführung musst du für Akzeptanz sorgen, wenn du willst, dass die neue Software konsequent genutzt wird. Lege hierzu am besten genaue Regeln fest. Dabei hältst du z. B. folgende Punkte fest: 

• Wie müssen Metadaten ausgefüllt werden? 

• Wie sollen Media Dateien verschlagwortet werden? 

• Welche Kollektion ist wofür gedacht? 

• Wer hat welche Zugriffssrechte? 

• Wie funktionieren die Freigabe- und Sharing-Prozesse?  

• Wie sieht der Prozess bei Beteiligung von Externen aus? 

• Wie werden Lizenzen gepflegt? 

• Etc. 

Sorge weiter dafür, dass alle das Tool verstehen und über das notwendige technische Know-How verfügen. Am besten hältst du einen Workshop, in dem du die verschiedenen relevanten Funktionen und Use Cases erklärst. Halte dich nicht mit Features auf, die ihr selten bis gar nicht benötigt. Das sorgt nur für Überforderung und Verwirrung. 

Egal, welches Ziel du mit der Einführung des DAMs du dir gesetzt hast, du kannst es nur erreichen, wenn es auch konsequent genutzt wird. Deswegen stellt dies die größte Herausforderung dar, die du bewältigen musst. Dabei hilft dir am besten das 8-Stufen-Modell von Kotter. Wird das Tool nicht genutzt, erzielst du keinen positiven ROI und sparst auch keine Zeit. Die Durchsetzung der Verwendung ist das A und O für einen erfolgreichen Change mittels DAM. Weiter unten gehen wir näher darauf ein, wie du die sich ändernden Prozesse managest. 

Je nachdem, zu welchem Zweck du das DAM eingeführt hast, ändern sich andere Prozesse in deinem Unternehmen. Wie groß der Impact ist, hängt davon ab, wer es wie benutzt. 

Ordnung in deine Dateien bringen 

Du willst mit dem DAM dein Datei-Chaos bewältigen und der klassischen Ordnerstruktur Lebewohl sagen? Dann ändert sich der komplette Prozess, wie du Dateien speicherst und ablegst. Dazu muss die bestehende Struktur zunächst im DAM neu aufgesetzt und alle Dateien übertragen werden. 

Weiter bestimmst du, wie und wo eure Dateien in Zukunft abgelegt werden. Welche zusätzlichen Informationen müssen beim Upload angegeben werden? Gerade dieser Punkt ist entscheidend, denn nur durch Verschlagwortung und Metadaten-Management sind deine Dateien leichter zu finden. Andernfalls hast du nur eine neue Ordnerstruktur in der Cloud. 

Arbeit mit Externen 

Willst du mit dem Digital Asset Management die Arbeitsabläufe mit externen Beteiligten erleichtern, ändert sich der komplette Sharing- und Feedback-Prozess. Statt Dateien zu komprimieren und per E-Mail hin und her zu schicken, erstellst du einfach einen Link, mit dem du Dateien teilen oder anfragen kannst. Auch Feedback erfolgt direkt im DAM. Du sparst dir den Stress viel zu großer Anhänge und mühevoller Feedbackschleifen und regelst stattdessen alles ganz entspannt zentral in einem Tool.

Bearbeiten von Media Dateien 

Möchtest du in deinem DAM vor allem Bilder und Videos verwalten, ändert sich der Prozess, wie du diese weiterbearbeitest und -verwendest. Denn durch Integration des Digital Asset Management in andere Software, wie Canva, Photoshop, PowerPoint oder Hootsuite, greifst du ganz einfach direkt innerhalb des jeweiligen Tools auf deine Media Dateien zu und arbeitest damit weiter. 

Du willst z. B. ein Bild für Social Media editieren? Kein Problem! Greife direkt in Photoshop auf dein Bild zu, bearbeite es und speichere es im DAM, ohne Photoshop dafür zu verlassen. Als nächstes planst du deinen Post mit Hootsuite und greifst auch hier wieder direkt in der Software auf deine Bilder zu. Deine Arbeitsabläufe gestalten sich reibungsloser und du musst nicht ständig zwischen Tools hin- und herwechseln oder Bilder neu runter- und wieder hochladen.   

Interne Freigabe 

Wenn nur ein Teil deiner Mitarbeiter aktiv mit dem DAM arbeitet, verändert sich auch die Art, wie Dateien innerhalb deines Unternehmens geteilt werden. Nutzt z. B. nur das Marketingteam die Software in seinem Daily Business? Dann legst du für die Kollegen aus anderen Abteilungen einfach Gast-Benutzer an. Wenn dann mal jemand eine bestimmte Grafik für eine Präsentation benötigt, kann er oder sie sich diese einfach selbstständig aus dem DAM herunterladen. Dadurch spart die Person sich Kommunikationswege und muss nicht erst warten, dass jemand anderes das gesuchte Bild heraussucht.  

Das sind jetzt nur ein paar Beispiele dafür, wie sich deine bestehenden Workflows und Prozesse mit der Einführung eines DAMs ändern können. Diese lassen sich einfach kombinieren, sodass überall dort, wo mit Media Dateien gearbeitet wird, reibungslose Prozesse entstehen. Es kommt aber natürlich ganz auf die Bedürfnisse deines Teams an, welche dieser Prozesse ihr umsetzen wollt. 

Wir haben es oben bereits einmal erwähnt: die Herausforderung beginnt bereits vor der Einführung. Und genau hier musst du bereits einmal ansetzen. Die Implementierung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Trotzdem kannst du dich an der folgenden Übersicht versuchen zu orientieren:  

• Vor der Einführung: Wähle ein DAM, dessen Oberfläche intuitiv zu bedienen ist und das deine Anforderungen erfüllt. 

• Lass dir die Software von den Mitarbeitern des Anbieters demonstrieren oder teste sie vor der Einführung mit einem Probeaccount.  

• Kommuniziere die Veränderung mit den betroffenen Personen. Bereite die jeweiligen Teams darauf vor, dass eine neue Software eingeführt werden soll. 

• Informiere alle deine Mitarbeitenden über das gesamte Unternehmen hinweg, wie zukünftig mit dem DAM gearbeitet wird. So wissen auch diejenigen, die nicht direkt das DAM verwenden, wie sie zukünftig Dateien anfragen oder teilen können. 

• Setze einen Workshop an, in dem die Beteiligten in das DAM eingeführt werden. Zeige ihnen die wichtigsten Funktionen und kläre offene Fragen. Zeichne ihn auf oder erstelle Videotutorials, sodass alle noch einmal nachsehen können. Auch für neue Mitarbeitende ist dies nützlich. 

• Lege genaue Regeln fest, wie es benutzt wird. Bereite dafür ein Nachschlagewerk vor, das du am besten im DAM ablegst, sodass jeder jederzeit darauf zugreifen kann 😉 

• Führe regelmäßige Befragungen durch, um herauszufinden, wie zufrieden deine Mitarbeiter sind und wie sie die Arbeit mit dem Digital Asset Management empfinden. Falls sie es nicht konsequent nutzen, finde heraus warum, um dagegen ansteuern zu können. 

• Lege Metriken für den Change-Management-Prozess fest, die du kontinuierlich überprüfst, um feststellen zu können, wie erfolgreich die Einführung war und ob der Change die erhoffte Wirkung entfaltet. Wenn nicht, greife korrigierend ein. 

• Bleibe up-to-date, was neue Funktionen angeht im DAM angeht und kommuniziere diese mit deinem Team. 

• Zuletzt solltest du mit gutem Beispiel vorangehen und selbst das DAM wie vorgesehen benutzen.  

Um sich ändernde Prozesse bei der DAM-Einführung erfolgreich zu managen, ist es wichtig, dass du dich gut vorbereitest. Informiere dich genau über die unterschiedlichen Anbieter und wähle denjenigen, der auf die größte Akzeptanz stoßen wird. Setze eine konsequente Nutzung durch, denn nur dann wirst du langfristige Erfolge verbuchen können. 

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