Bilder hochladen: So organisierst du Unternehmensbilder in der Cloud

Die Suche nach Bildern raubt dir und deinem Team Zeit für eure Kernaufgaben? Dann geht es euch wie vielen Teams, die noch keine digitale Ablage in der Cloud verwenden. Mit welchen Tools du Bilder hochladen und wie du sie zeitsparend organisieren kannst, fasst dieser Guide zusammen.

Je digitaler wir arbeiten, desto wichtiger ist es, digitale Ordnung zu halten, um nicht den Überblick zu verlieren. Vor allem bei der Arbeit mit Bildern ist es oft gar nicht so einfach, den Durchblick zu behalten. Zum Glück gibt es Tools, die dich bei der Organisation unterstützten.

Der beste Ort, um Media Dateien einfach zu organisieren, ist übrigens die Cloud. Wir zeigen dir, wie du deine Bilder hochladen und schneller finden kannst, was du suchst. Denn ein Clean-Desktop und Struktur in deinen Media Dateien machen den Kopf frei und geben dir mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben.

Der Download-Ordner, dein E-Mail-Postfach, dein Desktop, das Smartphone, die Firmen-Digitalkamera, USB-Sticks, WordPress – digitale Inhalte, die für dein Unternehmen relevant sind, liegen überall. 

Es gibt viele gute Gründe, alle Media Dateien zentral zu sammeln. Das sind die drei wichtigsten:

1. Du musst nur noch an einem Ort nach Bildern oder anderen Dateien suchen.

2. Eine zentrale Ablage vereinfacht die Zusammenarbeit mit anderen Teams oder Externen. 

3. Du vermeidest Dubletten und sparst Speicherkapazitäten.

Ein Cloud-Speicher ist die einfachste Möglichkeit für dich und dein Team, von diesen Vorteilen zu profitieren. 

Typische Cloud-Speicher haben einen Nachteil: Wenn du beim Bilder hochladen Google oder Dropbox benutzt, muss es klare Regeln für die Organisation der Bilder geben. 

Der Grund: Ähnlich wie die Dateiablage auf dem PC nutzen diese Lösungen digitale Ordner als Struktur. Um hier Ordnung zu halten, ist Disziplin gefragt – sonst entstehen auch in Dropbox und Co. Ordner wie „Sonstiges“ oder „Noch zu sortieren“, die der erste Schritt ins Dateichaos sind.

Einfacher ist das Organisieren von Bildern mit Digital Asset Management (DAM). Ein DAM-System ist ebenfalls ein Cloud-Speicher. Anders als digitale Ablagesysteme wie Google oder SharePoint werden die Dateien jedoch nicht nur in Ordnern, sondern vor allem mithilfe von Metadaten strukturiert. 

DAM-Tools stellen dir frei, ob du eine digitale Ordnerstruktur nutzen oder einen von vielen anderen Wegen zu mehr Ordnung gehen willst.

Flexibel ist auch die Suche nach Dateien: Entweder suchst du in Sammlungen oder Kollektionen nach Bildern oder du verwendest intelligente Suchfunktionen, die alle Dateien im DAM-System durchsuchen.

Der Vorteil gegenüber der lokalen Speicherung von Bildern: Wenn die Zahl deiner Bilder und damit die Speicherkapazität wächst, wirkt sich das nicht auf die Suchgeschwindigkeit aus.

Welche konkreten Unterschiede zwischen Cloud-Speichern und DAM-Tools bestehen, zeigen wir dir an einem Beispiel. Wir skizzieren im Folgenden den Upload in die Dropbox und in das DAM-Tool pixx.io. 

Upload in die Dropbox

Um in der Dropbox Bilder hochladen zu können, brauchst du zunächst einen Account und schon geht’s los. So funktioniert der Bilder-Upload mit Dropbox:

• Dropbox im Browser oder in der App öffnen 

• Ablageort wählen

• Mit „+“ den Upload starten

• Bilddateien auf dem Computer oder dem Smartphone auswählen

• Bilder hochladen

• Alternativ: Ordner in Dropbox öffnen und Dateien per Drag & Drop hochladen

Bilder kostenlos auf Dropbox hochladen

Das Cloud-basierte Speichersystem bietet die wichtigsten Grundfunktionen, um Bilder hochzuladen und zu ordnen. 

Dropbox lässt sich im Team nutzen, indem Ordner für andere Nutzer freigegeben werden. Damit alle sich zurechtfinden, sollten Ordner- und Dateinamen prägnant und eindeutig sein. Außerdem gilt für die Ordnerebenen: weniger ist mehr. Die Suchfunktion durchsucht Dateinamen, Dateiinhalte oder Hashtags.

Digitale Ordner in der Dropbox lassen sich auch mit der Ordnerstruktur auf dem Computer synchronisieren. Außerdem bietet Dropbox einige Basic-Funktionen für Feedback-Workflows.  

Upload mit pixx.io

Genau wie Dropbox nutzt du pixx.io im Browser. Logge dich ein und gehe wie folgt vor:

• pixx.io im Browser oder in der App öffnen 

• Media Dateien ins Fenster ziehen

• Alternativ: Mit „+“ den Upload starten, Bilddateien auf dem Computer oder dem Smartphone auswählen und Bilder hochladen

Zwar ist der Upload-Weg ähnlich wie bei Dropbox. Spannend ist aber der Unterschied beim Hochladen: Im pixx.io DAM hast du jetzt die Möglichkeit, Informationen wie Schlagwörter, Lizenzinformationen oder den Dateinamen anzupassen und zu ergänzen. Damit fällt es dir und deinem Team später viel einfacher, mit den Dateien zu arbeiten.

pixx.io nutzt Metadaten, um deine Dateien zu strukturieren. So hat jeder, der mit pixx.io arbeitet, mehr Möglichkeiten, Bilder zu finden. Selbst große Mengen an Bilddateien sind sekundenschnell durchsucht. 

Der Weg in die Cloud ist nicht der einzige Unterschied zwischen einem Cloud-Speicher und einem DAM. In diesem Vergleich zwischen Dropbox und pixx.io stellen wir weitere Gründe vor, gleich auf DAM umzusteigen.  

Bilder schneller finden mit einem DAM

Bilder hochladen und speichern ist nicht das einzige, wobei dich DAM unterstützt. Nutzt du pixx.io, holst du mir folgende Funktionen alles aus deiner digitalen Ablage heraus:

• Mit einem DAM lassen sich Fotos online hochladen und per Link verschicken.

• Nutzt du zum Teilen deiner Dateien ein Medien-Portal, kannst du den Workflow professionalisieren und damit zum Beispiel deine PR-Arbeit optimieren.

• Bei der digitalen Ablage mit DAM hast du nicht nur deine Bilder, Videos, PDF-Dokumente, Präsentationen und mehr im Blick, sondern auch Bildrechte. Lass dich zum Beispiel informieren, wann Lizenzen für Bilder ablaufen.

• Eine digitale Ablage in der Cloud fördert die Zusammenarbeit. Das DAM-Tool von pixx.io geht dabei über einfache Cloud-Speicher hinaus: Nachdem du Bilder hochgeladen hast, lassen sich Feedbackschleifen und Freigaben direkt in der Datei vornehmen.

• DAM-Tools bieten Schnittstellen zu anderen Tools und erweitern damit deine digitale Ablage. Nutzt du zum Beispiel Adobe-Produkte zum Bearbeiten deiner Bilder, musst du sie nur einmal hochladen und kannst sie dann nahtlos in Photoshop oder InDesign nutzen.

Das Thema Datenschutz ist in deiner Branche besonders heikel? Erfahre, wie deine digitale Ablage dich mit sicherem Datenmanagement unterstützt.

Am besten machst du dir dein eigenes Bild von den Vorteilen eines DAM beim Bilder hochladen. Wenn du pixx.io ausprobieren und damit deine elektronische Ablage organisieren willst, teste das Tool kostenlos und unverbindlich.