Change Management erklärt: Das 8-Stufen-Modell nach Kotter

Wir befinden uns in stetigem Wandel. Technologien entwickeln sich ständig weiter, der Arbeitsmarkt verändert sich und auch die Gesellschaft steht nie still. Deswegen wird jedes Unternehmen früher oder später interne Veränderungen vornehmen. Diese können groß sein, wie personelle Umstrukturierungen, sie können aber auch klein ausfallen, z. B. das Einführen einer neuen Software. 

Der Prozess so einer Veränderung wird Change Management genannt. Wie so ein Change-Management-Prozess aussehen und vor allem gelingen kann, hat John Kotter an einem 8-Stufen-Modell festgemacht. Dieses Modell sehen wir uns im Folgenden genauer an. 

Vielleicht hast du es selbst schon einmal erlebt: Du hast für die Anschaffung eines neuen Tools oder für das Umstellen eines Prozesses plädiert, bist aber auf Widerstand im Team gestoßen. Der Change findet entweder überhaupt nicht erst statt, oder scheitert spätestens daran, dass sich nach der Implementierung keiner daran hält. 

Laut John Kotter, Professor für Führungsmanagement an der Harvard Buisness School, scheitern über 50% der Unternehmen bereits in der ersten Phase des Change-Prozesses. Er identifizierte acht kritische Fehler, die dazu führen, dass Veränderungen in Unternehmen fehlschlagen. Daraus leitete er wiederum das 8-Stufen-Modell ab, das dafür sorgt, dass eine Veränderung funktioniert.

Diese acht Stufen lassen sich nochmal grob in drei Phasen unterteilen: 

• Stufe 1-3: Klima für den Wandel schaffen (Creating the climate for change) 

• Stufe 4-6: Gesamte Organisation einbinden und aktivieren (Engaging and enabling the organization) 

• Stufe 7 & 8: Veränderungen einführen und aufrecht erhalten (Implementing and sustainig for change) 

Die einzelnen Stufen sehen wir uns nun im Detail an.  

Mach deinen Mitarbeitern bewusst, dass eine gewisse Dringlichkeit für eine Änderung besteht. Es müssen konkrete Gründe vorliegen, die einen Change rechtfertigen. Bereite dich entsprechend vor, indem du vorab bereits Markt- und Wettbewerbsanalysen durchführst, sodass du aussagekräftige Ergebnisse zur Hand hast, die du präsentieren kannst. Auch eine SWOT-Analyse kann in diesem Rahmen sinnvoll sein. 

Beispiel: Du möchtest die Digitalisierung in deinem Unternehmen vorantreiben. Dafür soll zukünftig auf Papier verzichtet werden. Alle Dokumente werden künftig nur noch digital angelegt. Die Produktivität soll dadurch gesteigert werde. Du führst relevante Analysen durch, um aufzeigen zu können, dass andere Unternehmen einen höheren Umsatz erwirtschaften, und identifizierst den Umstieg von analog zu digital als Chance, wettbewerbsfähig zu bleiben und sich an die Konkurrenz anzunähern. 

Führe am besten bereits jetzt ein Meeting mit den betroffenen Teammitgliedern durch und präsentiere die Ergebnisse deiner Recherche. Du kannst offene Fragen klären und dein Team fühlt sich miteinbezogen. Dadurch ist die Dringlichkeit für die Mitarbeitenden nochmal spürbarer. 

Du brauchst jemanden, der den Change-Prozess durchführt. Baue hierzu ein kleines Team auf, das den Vorgang federführend in die Hand nimmt. Dies ist die Führungskoalition. Ihre Mitglieder sollten bereits Leadership-Erfahrung haben und idealerweise auch Kompetenzen in dem Bereich besitzen, in dem die Änderung stattfinden soll. 

Es kann auch sinnvoll sein, Teammitglieder miteinzubeziehen, die ein großes Ansehen unter den Mitarbeitenden genießen, auch dann, wenn keiner der zuvor genannten Punkte auf sie zutrifft. Sie haben die Fähigkeit zu begeistern und die anderen mitzureißen und zu motivieren. 

Am wichtigsten ist, dass die von dir ausgewählten Personen der Veränderung positiv gegenüberstehen. Diese Personen identifizierst du am einfachsten, indem du eine Stakeholder Map anlegst und im Vorhinein ausfüllst. 

Beispiel: Du bildest ein Team aus Mitarbeitern in Führungspositionen, die die Maßnahme mit dir umsetzen. Einige davon sind Experten im Bereich digitale Transformation. Sie führen Schulungen zum Thema digitaler Sicherheit und dem Umgang mit den entsprechenden Software-Tools durch. Die Führungskoalition treibt die Digitalisierung der Dokumente voran und stellt sicher, dass die neuen Prozesse eingehalten werden. 

Du brauchst nicht nur gute Gründe für die Implementierung einer Veränderung, sondern solltest auch eine Vorstellung davon haben, welche Auswirkung sie haben soll. Und dazu gehört natürlich auch ein geplantes Vorgehen. Was ist deine Vision und wie soll die Umsetzung erfolgen? Du solltest langfristig denken, damit die Änderung einen spürbaren Impact hat und nachhaltig ist. 

Beispiel: Deine Vision ist eine Produktivitätssteigerung von 50% in den nächsten fünf Jahren.  Du entwickelst eine Strategie, wie diese Vision erreicht werden soll und die darlegt, welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt und wo sie zum Tragen kommt.  

Hast du deine Vision definiert, musst du sie mit deinem Team kommunizieren. Sei dabei transparent, damit für jeden nachvollziehbar ist, worum es geht und warum es relevant ist. In diesem Zuge erläuterst du dann auch, inwiefern die neu implementierte Änderung für diese Vision eine Rolle spielt. Dass deine Mitarbeiter die Vision verstehen und welche Rolle sie darin spielen, ist das A und O. Nur so kannst du sie von der Veränderung überzeugen. 

Beispiel: Die Vision kommunizierst du mit deinen Mitarbeitenden in einem All-Hands-Meeting in aller Ausführlichkeit. Lasse Fragen und Feedback zu. Außerdem bespricht das mittlere Management die Vision noch einmal einzeln in den jeweiligen Teams und eventuell sogar 1-1s. Hier kommt auch die gebildete Führungskoalition zum Einsatz. Stellt gemeinsam sicher, dass wirklich jeder und jede abgeholt wird. 

Um den Weg für deine Vision zu ebnen, musst du bestehende Hindernisse für dein Team beseitigen. Das können beispielsweise veraltete Prozesse sein, die ein effektives Arbeiten verkomplizieren. Sorge dafür, dass solche Strukturen deine Mitarbeiter nicht in der Umsetzung des Change verhindern und dass sie auch eigenmächtig handeln können, um auftretende Probleme aus der Welt zu schaffen. 

Beispiel: Dein Unternehmen arbeitet des Öfteren mit externen Freelancern, die manche Dokumente benötigen. Diese müssen von deinen Mitarbeitenden immer erst umständlich aus eurer bestehenden Ordnerstruktur herausgesucht werden, was unnötig Zeit kostet. Stellst du ihnen stattdessen Tool zur Verfügung, mit dem sie Dokumente einfach finden, teilen und feedbacken können, beschleunigt sich der Prozess. Ein DAM mit Share- und Feedbackfunktion wie pixx.io bietet sich hier idealerweise an. Du kannst es direkt einführen oder erst in einem künftigen weiteren Change-Prozess, wie in Stufe 7. 

Eine langfristige Vision zu haben, ist zwar wichtig, doch auch auf dem Weg dahin sollten Erfolge erzielt werden. Gerade die ersten Erfolge sollten bereits nach kurzer Zeit erreicht werden, sodass dein Team von der Wirkung und Wichtigkeit des Changes überzeugt ist. Stecke also kleinere Etappenziele. Diese zu erreichen, motiviert deine Mitarbeiter, dranzubleiben und das Verwirklichen eurer Vision fühlt sich realistischer an. 

Beispiel: Stecke kleinere Zwischenziele, wie die Digitalisierung von X% der Dokumente bis Quartalsende oder verkürze die vorgesehene Dauer von derzeitigen wiederkehrenden Prozessen, sodass ihr die gewonnene Zeit in andere Projekte stecken könnt. Leite daraus etappenweise MRR-Steigerungen oder Ersparnisse ab. 

Diese ersten Erfolge nutzt müssen nun in langfristige umgewandelt werden. So kannst du die Veränderung festigen und darauf aufbauend weitere Neuerungen implementieren.  

Beispiel: Hier habt es über mehrere Monate hinweg geschafft, euren Umsatz kontinuierlich zu steigern und eingesparte Zeit in die schnellere Umsetzung eurer Projekte zu stecken. Im nächsten Schritt plant ihr zur besseren Verwaltung eurer digitalen Dokumente von einer klassischen Ordnerstruktur auf eine DAM-Software wie die von pixx.io umsatteln. Die Implementierung dieser Software stellt einen weiteren Change dar, da du sicherstellen musst, dass sie konsequent und nach Unternehmensrichtlinien genutzt wird.   

Um den Change-Prozess zum Abschluss zu bringen, muss du ihn nachhaltig in der Unternehmenskultur verankern. Das heißt auch, dass Werte loszulassen, die mit der Vision nicht mehr vereinbar sind.  

Beispiel: Ihr habt dem Papierchaos abgeschworen und seit der Digitalisierung einen Schritt nähergekommen. Auf dem Weg zu einem modernen Unternehmen, solltest du euere Werte noch einmal überprüfen. Welche davon sind noch zeitgemäß und welche vielleicht doch eher verstaubt? Von zweiteren musst du dich verabschieden. 

Veränderungen sind wichtig, denn nur so kann dein Unternehmen wachsen und wettbewerbsfähig bleiben. Change Management kann dir dabei helfen, stets am Puls der Zeit zu bleiben. Damit es nachhaltig wirken kann, muss es aber richtig durchgeführt werden. Die acht Stufen nach Kotter helfen dir dabei, Change nachhaltig und effektiv umzusetzen. 

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