Change-Management-Prozess: Welche Timeline ist realistisch?

Möchtest du in deinem Unternehmen eine Veränderung herbeiführen, will das gut geplant sein. Bevor du mit der Implementierung beginnen kannst, musst du dir einen guten Plan zurechtlegen, wie du den Change umsetzen möchtest. Dazu gehört auch sich zu überlegen, wie viel Zeit jeder Schritt etwa in Anspruch nehmen wird. Doch wie kannst du das einschätzen? Wir erklären dir, wie du eine realistische Timeline für deinen Change-Management-Prozess erstellen kannst. 

Wenn es an die Erstellung deines Zeitplans geht, gibt es verschiedene Faktoren, die du beachten musst. Das sind im Wesentlichen: 

1. Die Größe des Projekts 

2. Die Größe deines Unternehmens

3. Die Anzahl der beteiligten/direkt betroffenen Personen 

Man kann grundsätzlich nicht von der einen idealen Timeline sprechen. Um den Wandel nachhaltig zu gestalten und wirklich langfristige Veränderung zu erzielen, benötigt es Zeit. Wenn du stattdessen den Change möglichst schnell durchbringen möchtest, wirst du auf lange Sicht vermutlich scheitern.  

H2: Wie ist ein Change-Management-Zeitplan aufgebaut? 

Um den Change selbst erfolgreich durchzuführen, orientierst du dich am besten am 8-Stufen-Modell von John Kotter. Den Zeitplan wiederum kannst du in 5 Phasen unterteilen.  

• Phase 1: Bewertung des Status Quo 

• Phase 2: Planung 

• Phase 3: Kommunikation und Feedback 

• Phase 4: Implementierung 

• Phase 5: Auswertung 

Im Folgenden gehen wir genauer darauf ein, was die einzelnen Phasen beinhalten. Wir werden außerdem versuchen dir einen groben Richtwert zu geben, wie viel Zeit du für die jeweilige Phase deines Change-Management-Prozesses veranschlagen solltest. Am Ende hängt es jedoch stark von den oben genannten Faktoren ab, wie viel Zeit du tatsächlich einplanen solltest.  

In erster Linie muss ein Need bestehen, der einen angestrebten Change überhaupt rechtfertigt. Nur dann kannst du darauf pochen, dass eine Veränderung implementiert und umgesetzt wird. Nimm dir Zeit für Markt- und Wettbewerbsanalysen.  

Auch eine SWOT-Analyse bietet sich hier an. Wenn du die Schwächen und Chancen deines Unternehmens identifizierst, kannst du daraus Maßnahmen ableiten, die eine positive Veränderung bringen.  

Die erste Phase ist wichtig, um die erste Stufe nach Kotter vorzubereiten: Dringlichkeit schaffen. Du musst die Notwendigkeit für einen Wandel identifizieren. Dafür solltest du dir ca. 3-6 Wochen Zeit nehmen.  

Sobald du deine Analysen abgeschlossen hast, geht es an die Planung der Umsetzung. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du vorgehen kannst. Neben den 8 Stufen von Kotter gibt es auch noch weitere Modelle für einen erfolgreichen Change-Management-Prozess. Welches für deine Zwecke am geeignetsten ist, kannst du auch bereits während der ersten Phase entscheiden. Spätestens jetzt solltest du dich aber auf einen Ansatz festlegen. 

Hast du deine Wahl getroffen, kannst du dein Vorgehen am jeweiligen Modell orientieren. Überlege genau, was es braucht, um den Wandel in Gang zu bringen und umzusetzen:  

• Wer ist beteiligt/betroffen? 

• Welche Aufgaben sind zu erfüllen und wer muss was bearbeiten? 

• Welche Etappenziele sollen erreicht werden? 

• Wie gehen wir vor, wenn etwas schief geht? 

• Wie soll die Kommunikation ablaufen? 

Der letzte Punkt ist in Vorbereitung auf Phase 3 entscheidend. Für Phase 2 hingegen solltest du dir etwa 8-12 Wochen Zeit nehmen. Das klingt viel, aber bedenke, dass gute Planung die Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung des Changes ist. Wenn du dir keine gute Strategie zurechtlegst und zu schnell in Umsetzung springst, wird der Wandel nicht gelingen. Du musst diverse Szenarien bedenken und dich darauf vorbereiten. 

Solltest du trotzdem schneller mit der Planungsphase abschließen, steht es dir natürlich frei, früher mit der nächsten Phase zu beginnen. 

Wenn dein Plan steht, kannst du ihn mit den identifizierten Stakeholdern kommunizieren. Du erklärst die Dringlichkeit sowie die Vorteile des geplanten Wandels und teilst außerdem deine angestrebte Vision mit. Dies entspricht Stufe 4 des Modells von Kotter.  

Deine Analysen helfen dir die Notwendigkeit des Wandels zu argumentieren. Der Plan wiederum zeigt, wie er realistisch zu erreichen ist. Wichtig ist, dass du den Beteiligten auch Raum für Feedback lässt. Vielleicht stoßen sie dich auch auf Dinge, die du selbst noch nicht bedacht hast. Den Plan kannst du dann entsprechend noch einmal anpassen und erneut kommunizieren. Plane hierfür weitere 3-6 Wochen. Dann geht es endlich an die Umsetzung! 

Nun kommt es zur entscheidenden Phase, auf die du die ganze Zeit hingearbeitet hast. Die Umsetzung bedarf am meisten Zeit und Arbeit. Du solltest hier mit 12-18 Wochen rechnen. Außerdem kann diese Phase sich durch unvorhergesehene Ereignisse weiter in die Länge ziehen. 

Du musst Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigen, denn auch ein noch so guter Plan kann dich nicht auf alles vorbereiten. Wichtig ist, dass du dein Team unterstützt, wo es nötig ist und dafür sorgst, dass alle das gemeinsame Ziel vor Augen haben. 

Nach erfolgreicher Implementierung musst du den Change weiter überwachen und regelmäßig auswerten. Was hat die Veränderung wirklich gebracht? Lässt sich ein dauerhafter Wandel feststellen und liefert er die gewünschten Ergebnisse? Was kann eventuell verbessert werden bzw. wie kann auf dem Change weiter aufgebaut werden? Lege dafür entsprechende KPIs fest. 

Dies ist ein anhaltender Prozess, der immer weiter fortbesteht. Erkenne Erfolge an und kommuniziere sie mit deinem Team, greife aber auch korrigierend ein, wenn es nicht so läuft wie gewünscht. 

Wir wollen die 5 Phasen anhand eines einfachen Beispiels einmal durchgehen. Angenommen du identifizierst einen Pain: Chaotische Ordnerstruktur und erschwerte Zusammenarbeit sowie verlorene Zeit durch diese. Wie gehst du jetzt vor? 

• Phase 1: Führe eine Analyse durch Wie viel Zeit geht tatsächlich durch Dateisuche, Teilen und Feedbacken verloren? Und was tun andere Unternehmen dagegen? Bei deiner Recherche stößt du auf Digital Asset Management als Lösung. Du führst weitere Analysen durch, um herauszufinden, inwieweit ihr eure Produktivität durch die Einführung einer solchen Software steigern könntet und wie viel Zeit ihr sparen würdet. 

• Phase 2: Du beginnst dir einen Plan zurechtzulegen. Wer würde mit der Software direkt arbeiten, wer wäre weiter betroffen und nach welchen Regeln soll sie genutzt werden? Was brauchen die Mitarbeitenden, um das DAM zu implementieren und wie sorgst du dafür, dass es konsequent genutzt wird?  

• Phase 3: Hast du all diese Fragen beantwortet, geht es an die Kommunikation. Zuerst holst du dir weitere Führungskräfte ins Boot, sowie Mitarbeiter, die ein hohes Ansehen haben oder bereits über Erfahrung mit der Arbeit von DAM verfügen. Diese sollen deinen Plan feedbacken und die Änderung weiterkommunizieren. Der nächste Schritt ist dann die Kommunikation an das restliche Team, sowohl in All-Hands- als auch in Abteilungs- und 1-1-Meetings. Stelle sicher, dass wirklich jeder sowohl den Need als auch den Plan zur Umsetzung verstanden hat. Hole auch hier gerne nochmal Feedback ein. 

• Phase 4: Nun geht es an die Implementierung. Alle bestehenden Dateien müssen umgezogen werden. Die Software muss dafür entsprechend eingerichtet werden. Es muss klar sein, wer Administrationsrechte bekommt und wer nicht. Die Dateien müssen sortiert werden und es muss ein Regelwerk bestehen, dass genau festlegt, wie zukünftig mit den Media Dateien umgegangen wird. Auch Tutorial-Videos können helfen. 

• Phase 5: Das DAM wurde erfolgreich implementiert und ist Teil des Daily Business. Du misst regelmäßig die Effizienzsteigerung und die Zeitersparnis, sowie den ROI der Software.   

Ein Wandel innerhalb deines Unternehmens vorzunehmen, ist ein zeitintensiver Prozess. Nimm dir für die jeweiligen Phasen deshalb ausreichend Zeit. Bis zur erfolgreichen Implementierung des Changes werden Monate vergehen und das ist auch gut so. Nur so kann eine nachhaltige Veränderung stattfinden. Wie viel Zeit du genau einplanen musst, ist sehr individuell, aber wir hoffen, dass dir unsere groben Richtwerte eine ungefähre Vorstellung vermitteln konnten, wie eine Change Management Timeline aussehen kann. 

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