Digitale Bilder archivieren – Was du beachten musst

Die Anzahl deiner Dateien wächst immer weiter, gleichzeitig willst du aber nicht, dass irgendetwas verloren geht? Dann kann es sinnvoll sein, ältere oder weniger häufig verwendete Bilder zu archivieren. Doch was bedeutet das eigentlich genau und wie funktioniert das über pixx.io? 

Etwas zu archivieren bedeutet, es “aufzubewahren”, z. B. für späterer Zwecke. Im Fall von Bildarchivierung heißt das, dass man Sicherungskopien erstellt, sodass diese nicht verloren gehen. Gleichzeitig gewinnt man Platz, um neue Bilder ablegen zu können.

Auf der eigenen Kamera oder dem Handy schafft man beispielsweise Platz, indem man die Bilder auf ein anderes Speichermedium überträgt oder in der Cloud sichert. So kann man bei Bedarf Bilder aus dem Speicher löschen, ohne dass sie verloren gehen.

Innerhalb der Cloud wird unter der digitalen Bildarchivierung oft noch etwas anderes verstanden. Wenn man hier Bilder ins Archiv verschiebt, heißt das, dass sie aus der Ablage verschwinden und nicht mehr sichtbar sind. Sie sind aber nach wie vor vorhanden. So kann man die Übersicht behalten, ohne dass zu viele Bilder die Ablage verstopfen. 

Die Bild-Archivierung dient vor allem drei Zwecken:

1. Die eigene Ablage wird aufgeräumter und übersichtlicher

2. Die Dateien gehen nicht verloren, sondern erhalten ein Back-Up

3. Du gewinnst Speicherplatz zurück

Gehen wir hier etwas genauer auf die Punkte ein.

Bessere Übersicht

Arbeitest du viel mit visuellem Material, ist Ordnung zu halten das A und O. Andererseits bricht schnell Chaos aus. Gerade in Unternehmen kommen immer weitere Bilddateien hinzu, sodass die Ablage immer unübersichtlicher und die Festplatte immer voller wird.

Deshalb ist es wichtig, regelmäßig auszusortieren. Welche Bilder werden wirklich noch benötigt? Welche sind noch aktuell? Stell dir diese Fragen, wenn du dich ans Archivieren digitaler Dateien machst.

Deine Bilder bleiben sicher

Damit trotzdem nichts verloren geht, ist es sinnvoll, ein Archiv zu erstellen, in welchem du die Bilder aufbewahren kannst, die du nicht mehr oder nur selten brauchst. Du kannst also nach wie vor auf deine Dateien zugreifen, solltest du sie doch einmal wieder benötigen. 

Auf diesem Weg bleiben deine Dateien sicher und es fällt direkt viel leichter, die übrigen Bilder zu sortieren.

Speicherplatz freigeben

Egal ob analoge oder digitale Fotografie, egal, ob lokal auf der Festplatte oder in der Cloud: Speicherplatz ist in der Regel begrenzt. Durch die Bild- oder Fotoarchivierung räumst du nicht nur deine Ablage auf und erstellst Sicherungskopien, sondern gibst auch Speicherplatz frei, ohne irgendetwas endgültig löschen zu müssen.  

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Sicherungskopien deiner Bilder und Fotos zu erstellen. Wir sehen uns diese im Folgenden mal genauer an und betrachten die jeweiligen Vor- und Nachteile. 

Fotoalbum

Der Klassiker unter den Bildarchiven. Die Fotos einfach entwickeln lassen, einkleben und fertig. Auch wenn das eine schöne Idee ist, so hat diese Methode einige Nachteile: 

• Sie eignet sich nur für Privatpersonen, nicht aber für Unternehmen

• Auch gedruckte Fotos können verloren gehen, z. B. bei Umzügen

• Die Dateien sind unwiderruflich verloren, sodass nicht mehr darauf zugegriffen werden kann, solltest du doch einmal die digitale Version brauchen

Ein Fotoalbum ist ein guter Ort, um Erinnerungen aufzubewahren und viele Menschen mögen das Haptische, das dieses mit sich bringt. Zur sicheren Fotoarchivierung solltest du aber zusätzlich noch weitere Maßnahmen treffen. 

Lokal auf dem Computer

Du solltest regelmäßig deine gemachten Fotos von deiner Kamera oder deinem Handy auf deinen PC verschieben. Damit leerst du den Speicher und kannst neue Bilder machen, hast aber trotzdem weiterhin die Möglichkeit, auf deine Dateien zuzugreifen. 

Was aber, wenn der Computer kaputt geht und du nicht mehr auf deine Dateien zugreifen kannst? Ein richtiges Back Up bildet die lokale Festplatte also nicht, vor allem dann nicht, wenn die Originaldateien von der Kamera gelöscht wurden. 

Externe physische Datenträger

Eine weitere Option bilden externe Datenträger, wie SD-Karten, CDs, USB-Sticks und externe Festplatten. Sehen wir uns die einzelnen Speichermedien einmal genauer an.

• CD: wenig Speicherplatz und du kannst nicht auf die Bilddateien zugreifen. Außerdem benötigst du ein Laufwerk

• SD-Karten und USB-Sticks: Dateizugriff bleibt gewahrt, klein und handlich. Allerdings können sie dadurch auch schneller verloren gehen. Haben eine begrenzte Lebensdauer von 10-30 Jahren, vorausgesetzt sie werden immer korrekt ausgeworfen.

• Externe Festplatte (HDD): Große Speicherkapazität und geht weniger leicht verloren. Ist aufgrund der beweglichen Teile allerdings sehr empfindlich und geht leicht kaputt. Sie halten im Schnitt 3-5 Jahre.

• Externe Festplatte (SSD): Schneller als USB-Stick, kommen oft im ähnlichen Format. Weniger empfindlich als eine HDD. Hält ca. 10 Jahre.

Du solltest also keinesfalls glauben, dass es ausreichend ist, deine Bilder ab und zu auf ein externes Medium zu kopieren und nun ein sicheres Fotoarchiv zu haben. Wenn deine Festplatte oder dein USB-Stick Lebewohl sagen und du die Bilder bereits von deiner lokalen Festplatte gelöscht hast, sind diese verloren. 

Cloud-Lösungen

Eine deutlich bessere Option ist es, deine Bilder in der Cloud zu archivieren. Die Auswahl der Anbieter ist riesig. Schau dir die verschiedenen Konditionen an und überlege, was deinen Anforderungen am besten gerecht werden kann. Die Gratis-Versionen kommen zumeist mit einem sehr geringen Speicherplatz. Dropbox bietet gerade einmal 2 GB, OneDrive und iCloud immerhin 5 GB und Google Drive schneidet mit 15 GB kostenlosem Speicherplatz am besten ab.

Fotografierst du mit deinem Smartphone, kannst du die Bilder direkt von deinem internen Speicher in die Cloud hochladen. Sollten deine Bilde im lokalen Speicher verloren gehen, kannst du sie so jederzeit wiederherstellen. Außerdem gibt es oft eine separate “Bilder archivieren”-Funktion, mit der du deine Fotos archivieren kannst. Das bedeutet, dass sie aus deiner Ablage verschwinden, aber in der Cloud gespeichert bleiben, sodass du eine bessere Übersicht behältst. 

Benutzt du in deinem Unternehmen bereits den Google Workspace oder Office 365, dann hast du bereits Zugang zu Google Drive oder OneDrive und verfügst über mehr Speicherplatz. Dann kannst du direkt loslegen und ein Bildarchiv anlegen. 

Bist du nicht die einzige Person, die die Bilder nutzt, habt ihr möglicherweise bereits eine Ordnerstruktur angelegt, in der ihr eure Bilder verwaltet. Der Zugriff und das Teilen von Bildern ist über die Cloud sehr viel einfacher. Allerdings habt ihr hier vermutlich nicht nur eure Fotos archiviert, sondern legt hier auch sämtliche anderen Dateien und Dokumente ab. Das kann sehr schnell unübersichtlich und chaotisch werden.

Was du noch beachten solltest, bevor du deine Dateien in die Cloud verschiebst, ist das Thema Datenschutz. Gerade bei großen Unternehmen wie Google, Apple oder Microsoft ist nicht immer leicht nachzuvollziehen, welche Daten gespeichert und verarbeitet werden. Gerade amerikanische Firmen handeln nicht immer DSGVO-konform. Außerdem solltest du dich darüber informieren, wie du deine Bilder im Zweifel doch wieder endgültig aus der Cloud löschen kannst.

Digital-Asset-Management-Systeme für Unternehmen

Gerade für Unternehmen ist es zum schnellen und einfachen Auffinden von Bildern sinnvoll, diese nicht nur in einem einfachen Cloud-Speicher abzulegen. Willst du wirklich organisiert bleiben und deine Fotos sicher verwahren, ist es absolut sinnvoll, in ein Digital Asset Management zu investieren, wie das von pixx.io. 

Der Vorteil bei einem DAM ist, dass deine Medien so über Jahrhunderte überdauern können, da sie nicht wie physische Medien durch Umweltbedingungen beeinflusst werden. Außerdem werden regelmäßig Back-Ups gemacht, sodass du dir keine Sorgen machen musst, dass irgendetwas verloren geht. Und im Gegensatz zu einer physischen externen Festplatte musst du bei einem Hardwaredefekt keine teure Datensicherung bezahlen.

Im Gegensatz zu einfachen Cloud-Speichern wie Google Drive oder Dropbox, bietet ein DAM einige Features, die das Auffinden deiner Bilder erleichtern. Dazu gehören die Verschlagwortung und das Hinzufügen von Metadaten. Durch diese Funktionen kannst du deine Dateien noch besser sortieren und findest sie schneller wieder. 

Ein Digital Asset Management bietet sich vor allem zur Organisation der Bilder deines Unternehmens an, da es die Verwaltung und die Zusammenarbeit enorm erleichtert. Du kannst es aber auch als Archiv verwenden oder besser noch, innerhalb des DAMs ein Archiv anlegen.

Du kannst pixx.io als Archiv nutzen, um lokalen Speicherplatz freizugeben und deine eigene Ablage übersichtlicher zu gestalten. Doch auch innerhalb von pixx.io gibt es eine “Bilder archivieren”-Funktion. Wenn du bestimmte Fotos nicht mehr benötigst, diese aber auch nicht endgültig löschen willst, kannst du die Funktion nutzen, um deine Bilder ins Archiv zu verschieben. Sie tauchen dann in deinem Mediaspace nicht mehr auf, sodass du einen besseren Überblick behalten kannst. Trotzdem kannst du jederzeit auf sie zugreifen, solltest du sie doch noch einmal brauchen. 

Du kannst aber auch innerhalb deines Mediaspace einen Ordner anlegen, indem du deine archivierten Bilder speicherst. So bleiben sie weiterhin sichtbar. In jedem Fall ist es wichtig, Bilder regelmäßig auszusortieren, um eine Ansammlung ungenutzter Bilder zu vermeiden, die du dann alle auf einen Schlag archivieren musst. 

Auch hinsichtlich des Datenschutzes sind deine Dateien bei pixx.io sicher. Wir speichern deine Bilder auf einem deutschen, ISO-zertifizierten Server und erfüllen die DSGVO.

pixx.io ist die optimale Lösung, wenn du deine Bilder sicher aufbewahren, organisieren und archivieren möchtest. Du kannst pixx.io kostenlos testen und dein Bildarchiv anlegen.