Bildverwaltung: Funktionen, Vorteile und wie du das richtige Tool findest

Professionelle Bildverwaltung bietet viele Vorteile für die Workflows von Teams im Marketing oder anderen Bereichen, die täglich mit Bildern arbeiten. Welche Vorteile das sind und was eine Bildverwaltungssoftware bieten muss, fasst dieser Blogartikel zusammen.

Die Verwaltung von Bildmaterial ist seit Verbreitung der digitalen Fotografie und Mediengestaltung immer wichtiger und relevanter für viele Anwender geworden. Immer mehr Apps und Programme wie Fotoverwaltungssoftware oder Bilddatenbanken vereinfachen das Bildmanagement und gehen über die reine Verwaltung von Bildern hinaus.

Digitale Bildverwaltung bietet zum Beispiel die Möglichkeit, Bilder zu bearbeiten, zu präsentieren oder zu teilen. Und Medienarchive und -datenbanken umfassen neben der Organisation von Fotos und Bildern noch andere Media Dateien wie Videos, Audios und Grafiken. Im professionellen Kontext sind diese Tools als Digital Asset Management oder Media Asset Management bekannt.

Das Organisieren von Fotos, Grafiken und anderem Bildmaterial wird bei einer wachsenden Zahl an Dateien zur Herausforderung für Hobbyfotografen und Kreative, aber auch für Marketingabteilungen und Design-Teams von Unternehmen. Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen in beiden Bereichen.

Die Tabelle fasst zusammen, was moderne Tools mindestens bieten müssen, damit sie dir im Arbeitsalltag effektiv Arbeit abnehmen und Zeit sparen.

Es gibt heute zahlreiche Tools für die digitale Bildverwaltung. Welche die beste Bildverwaltung ist, hängt vom Einsatzzweck, deinen Anforderungen und dem Funktionsumfang der Software ab. Außerdem gibt es für Hobbyfotografen andere Lösung als für Unternehmen. 

Privatanwender stehen zwar auch vor der Herausforderung, Ordnung und Übersicht in ihre Fotosammlung zu bringen. Darüber hinaus benötigen sie aber höchstens noch eine Präsentations- oder Diashow-Funktion oder die Möglichkeit, ihre Bilder mit anderen zu teilen. Das sind mögliche Problemlöser für private Benutzer:

• Adobe Lightroom: Bearbeiten, Verwalten und Teilen – die Komplettlösung für Fotografen. Einfach eigene Presets erstellen und die Rohdaten im Stapel bearbeiten. In der Bibliothek sind in einer Übersicht alle Fotos im Raster oder Vollbild zu sehen.

• Google Fotos (früher Picasa): Die private Bildersammlung in der Cloud. Google Fotos ist der Nachfolger der Foto-Funktion im Social Media Netzwerk Google + und dem Anbieter Picasa. Durch maschinelles Lernen erkennt Google bspw. Personen und kann diese Gruppen zuordnen.

• Dropbox: Der umfassende Cloudspeicher. Neben Bildern können auch andere Dokumente und Dateien in Ordnern abgelegt werden. Die Funktionen in Dropbox sind nicht auf Fotos spezialisiert und fokussieren sich auf die Speicherung in der Cloud.

In Unternehmen gibt es oft eine ganze Reihe an Funktionsansprüchen, die Lightroom und Co. nicht bieten können. Außerdem spielt das Thema Sicherheit im professionellen eine viel größere Rolle als im privaten Bereich. Deshalb sind beispielsweise Rollen und Berechtigungskonzepte gefragt, damit verschiedene Anwender sicher mit einem Medienpool arbeiten können.

Durch Integrationen werden Bilder und Medien in bestehende Workflows und Tools eingebunden. Der Fachbegriff für die Verwaltung von Bildern und anderen Media Dateien im unternehmerischen Kontext lautet „Digital Asset Management“, kurz DAM. Diese Tools gibt es unter anderem:

• pixx.io: Das Digital Asset Management von pixx.io ist die einfache Lösung für Teams, um alle ihre Bilder, Videos, Grafiken und Audios zu organisieren und zu teilen. Das DAM-Tool ist einfach zu bedienen und bietet vor allem Marketingteams einen zentralen Ort für alle Media Dateien und für wichtige Workflows wie Freigabe-Prozesse oder Abstimmungen

• Dropbox Business: Die Business-Option von Dropbox enthält alle Funktionen, die auch Privatnutzer an Dropbox schätzen. Einige Features sind allerdings erweitert und ermöglichen unter anderem die Zusammenarbeit im Team.

• Spezielle Enterprise DAM-Lösungen: Für große Unternehmen mit individuellen Ansprüchen und Workflows gibt es Anbieter, die eine speziell auf sie zugeschnittene Digital Asset Management-Lösung anbieten können. Ein solches Enterprise-DAM ist aufgrund des hohen Implementierungsaufwands allerdings nicht sofort einsatzbereit und oft mit hohem Kosteneinsatz verbunden.

Die Software von pixx.io geht über die Basis-Funktionen einer Bildverwaltung hinaus und bietet erweiterte Möglichkeiten für Teams, die ihre Bilder und Medien noch einfacher organisieren wollen. Mit seinen Funktionen erfüllt pixx.io alle typischen Anforderungen, die Teams in Marketingabteilungen oder Agenturen an eine Bildverwaltung haben.

Durch eine intuitive Benutzeroberfläche finden sich auch neue Kollegen und externe Partner schnell und unkompliziert in dem Tool zurecht. Das garantiert eine hohe Akzeptanz des Tools in deinem Team. Die Bildverwaltung bietet noch weitere Funktionen, wie Lizenzmanagement, Freigabe-Workflows oder Integrationen in Drittsoftware.

Mit einem professionellen Bildmanagement schaffst du einen zentralen Ort für deine Bilder und Grafiken. Dadurch landen Bilder nicht mehr in der Ordnerstruktur deiner Kollegen oder in wirren Strukturen und in mehrfacher Ausführung auf dem Firmenserver.

Stundenlanges Suchen nach Bildern gehört mit durchdachter Bildverwaltung und den richtigen Tools der Vergangenheit an. Digitale Bildverwaltung hilft dir, den gesamte Medienpool deines Unternehmens zu katalogisieren, zu verschlagworten und strukturiert zu organisieren.

Die 3 wichtigsten Vorteile von professionellem Bildmanagement

• Ein zentraler Ort für alle Bilder und Grafiken: Durch die Verwendung einer Bildverwaltung bekommen alle Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Bilder und Medien. Sie können jederzeit und von überall darauf zugreifen. Die Rollen und Berechtigungen werden passend für dein Team angelegt.

• Das richtige Bild immer zur Hand: Praktische Funktionen wie die Verschlagwortung und ausgeklügelte Such- und Filteroptionen unterstützen dich dabei, immer das passende Bild im passenden Format zu finden.

• Lizenzmanagement für Sicherheit im Arbeitsalltag: Mit der integrierten Organisation von Bildlizenzen wird die Verwendung von Bildern in deinem Team sicher. Smarte Tools wie pixx.io zeigen dir und deinen Kollegen immer an, wofür ein Bild verwenden werden darf. Läuft eine Lizenz aus, wirst du direkt benachrichtigt.

Digitale Bildverwaltung lohnt sich für Privatpersonen mit vielen Bildern. Den größten Mehrwert liefert sie aber Teams und Unternehmen, die mit tausenden Bilddaten arbeiten. Moderne Tools für die online Bildverwaltung reduzieren den Aufwand beim Organisieren dieser Dateien.

Praxisbeispiel: Digitale Bild­ver­wal­tung im Arbeitsalltag

Du kennst das sicher: Dein Kollege chattet dich an, weil er ein bestimmtes Bild aus der letzten Weihnachts-Kampagne sucht. In der wirren Ordnerstruktur eures firmeninternen Servers wurde er nicht fündig und auf seinem eigenen Computer liegt nur ein Entwurf, aber nicht die finale Grafik. Ihr geht also gemeinsam auf die Suche. Das kostet Zeit und Nerven.

Mit einer Bildverwaltung sparst du wertvolle Zeit. Du gibst in das Suchfeld einfach „Kampagne Weihnachten 2021“ ein und siehst auf einen Blick alle Bilder mit diesem Schlagwort. Durch weitere Filter und Sortiermöglichkeiten kommst du noch schneller zum Ziel und findest die originale Datei im richtigen Format inklusive Lizenzinformation. 

Was macht ein Bild­verwaltungs­system?

Mit einem Bildverwaltungs-Tool speicherst du Fotos und Grafiken. Durch Ordnungs- und Filterfunktionen werden die Dateien durchsuchbar und übersichtlich. Je nach Anbieter variiert der Funktionsumfang. Einige Bildverwaltungen bieten Bearbeitungsmöglichkeiten, andere fokussieren sich auf das Präsentieren und Teilen von Bildern. 

Welche ist die beste Software zur Bildverwaltung?

Welches die beste Bildverwaltung für dein Unternehmen ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Es gibt also nicht eine Lösung für alle. Trotzdem gibt es zwei Punkte, die dein Tool unbedingt erfüllen sollte:

1. Eine gute Software für Bildverwaltung ist einfach aufgebaut und lässt sich intuitiv bedienen.

2. Die Lösung wird stetig weiterentwickelt und passt sich neuen Dateiformaten oder Endgeräten an.
   

Was kostet eine Bildverwaltungs­software?

Die Preisgestaltung ist so individuell wie der Funktionsumfang von Bildverwaltungssoftware. Einige Anbieter liefern dir eine Software, die du einmalig kaufst und auf deinem Computer installierst. Viele moderne Tools, wie die Bildverwaltung von pixx.io, werden dir als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Das heißt, der Betreiber kümmert sich um Updates, Performance, IT-Infrastruktur und Datensicherheit.

Ein SaaS-Tool für die online Bildverwaltung buchst du auf flexibler Abo-Basis und bezahlst monatlich für die Verwendung. Du holst dir damit ein „Rundum-Sorglos-Paket“ für deine Bildverwaltung und kannst das Abo jederzeit beenden oder erweitern.

Schau dir mal die Preise von pixx.io an, um dir einen Eindruck zu machen. So siehst du auch direkt, welches Paket welche Funktionen enthält.