Bilddatenbank-Software: Auf diese 7 Funktionen kommt es an

Im Unternehmensalltag ist der professionelle Umgang mit Bildern und Mediendateien zentral – ob in Marketing, PR, Vertrieb oder interner Kommunikation. Entsprechend wichtig ist es, diese digitalen Inhalte effizient zu verwalten. Genau hier setzt eine Bilddatenbank-Software an, auch bekannt als Digital Asset Management (DAM).

Du nutzt bereits ein DAM? Dann mach weiter unten den Schnell-Check, ob dein Tool noch up to date ist.

Eine Bilddatenbank-Software ist eine zentrale Plattform, mit der du Assets wie Bilder, Videos, Logos, Grafiken oder Präsentationen speichern, verwalten und gezielt bereitstellen kannst. Sie ersetzt chaotische Ablagesysteme durch eine strukturierte, durchsuchbare Lösung mit intelligenten Funktionen.

Typische Anwendungsbereiche einer Bilddatenbank-Software:

• Marketing und Kommunikation: Einheitlicher Zugriff auf aktuelle Kampagnenmotive, Social-Media-Grafiken und Werbemittel – intern wie extern.

• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Zentral verwaltete Pressebilder, Logos und Medienkits für Journalisten oder Agenturen.

• E-Commerce und Produktmanagement: Automatisierte Verknüpfung von Produktbildern mit Shopsystemen oder PIM-Lösungen.

• Team- und Projektarbeit: Effiziente Zusammenarbeit durch Rollen- und Rechtevergabe, Freigabeprozesse und Kommentar-Funktionen.

• Bildarchivierung & Compliance: Sicheres Speichern und Dokumentieren von Bildrechten, Nutzungszeiträumen und Veröffentlichungen.

Wenn dein Unternehmen eine wachsende Bildersammlung verwalten muss, führt kein Weg an einer professionellen Bilddatenbank vorbei. 

Eine Bilddatenbank-Software für Unternehmen ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn sie euren Anforderungen gerecht wird. Sie sollte nicht nur den Aufbau einer Bilddatenbank unterstützen, sondern idealerweise auch auf die Nutzung im Team ausgelegt sein.

Mit einer Software zur Bildverwaltung kannst du deine eigene Bilderdatenbank online erstellen und damit digitale Bilder verwalten – inklusive Bildern aus freien Quellen wie kostenlosen Bilddatenbanken, die du speichern und kategorisieren kannst.

Anders als einfache Ordnerstrukturen auf deiner lokalen Festplatte oder in manchen Cloud-Umgebungen bieten professionelle Lösungen zusätzliche Funktionen, mit denen du deine Mediendateien gezielt organisierst und verwaltest.

Wenn du nach einer Bilddatenbank-Software suchst, ist ein Digital Asset Management (DAM) die richtige Wahl. Ein System wie pixx.io deckt alle Funktionen einer klassischen Bilddatenbank ab – und ergänzt sie um Features für Teamarbeit, Bildbearbeitung, Bildrechteverwaltung und automatisierte Workflows. Damit kannst du schnell und strukturiert deine eigene Bilddatenbank aufbauen.

Welche Key-Funktionen eine gute Bilddatenbank-Software für dein Unternehmen mitbringen sollte und ob pixx.io deine Anforderungen erfüllt, sehen wir uns jetzt an.

Für die Arbeit mit den Media Dateien deines Unternehmens wünschst du dir einen kontinuierlichen Workflow? Dann müssen digitale Bilder, Illustrationen oder Videos überall und jederzeit abrufbar sein und dürfen nicht lokal in deiner E-Mail-Inbox oder im Messenger in Vergessenheit geraten.

Die Lösung: In einer DAM-Bilddatenbank lassen sich Mediendateien mit maximaler Auflösung in Originalversion an einem zentralen Ort speichern, damit dein Team über Abteilungen und Standorte hinweg damit arbeiten kann. Das DAM von pixx.io funktioniert wie eine Bilddatenbank und bündelt die Inhalte deines Bild- und Medienpools in einem zentralen Mediaspace digital in der Cloud.

Die Vorteile:

• Alle Kollegen haben Zugriff auf den gesamten Medienpool.

• Sie finden Bilder mittels intelligenter Suche und Schlagwörtern schneller.

• Sie organisieren ihre Auswahl bequem in Kollektionen.

Auf dem Weg vom Fotoshooting bis in die Broschüre oder auf die Website werden Bilder wie Ping-Pong-Bälle hin und her gespielt. Dabei leiden Qualität und Informationsfluss.

Die Lösung: DAM-Benutzer teilen Inhalte ohne Umwege über das E-Mail-Programm intern oder extern mit Fotografen, Grafikern oder Content-Managern. Eine gute Foto-Bibliothek-Software stellt dazu Fotos und Media Dateien in der gewünschten Größe mit nur wenigen Klicks zur Verfügung.

Die besten Bilddatenbanken erkennt man daran, dass sie noch weiter gehen:

• Funktionen wie Wasserzeichen oder limitierte Verfügbarkeit erlauben es, Bilder kontrolliert und abgesichert weiterzuleiten.

• Große Zielgruppen finden deine Fotos auf einem Presse- oder Händlerportal, mit oder ohne Passwortschutz.

Damit der gesamte Workflow vom Fotoshooting über den Upload bis zur finalen Station im Bilderarchiv im Digital Asset Management abgebildet ist, muss sich die Software nahtlos integrieren. Ansonsten müssen Grafikdesigner Fotos erst herunterladen und nach dem Bearbeiten wieder hochladen.

Die Lösung: Plugins und Integrationen für Adobe Cloud, Microsoft Office oder dein Content Management System sind unverzichtbar. Dein Bilddatenbank-Programm sollte eine Rest-API besitzen: Die Schnittstelle verbindet das System mit jeder beliebigen Third-Party-Software.

Internes und externes Teilen – mit wenigen Klicks erledigt

Welcher Mitarbeiter hat welche Rechte und Zugriff auf welche Medien und Bildbestände? Welches Bild darf überhaupt veröffentlicht werden? Gelangt ein Bild ohne Lizenz an die Öffentlichkeit, wird es teuer.

Die Lösung:

• Mit durchdachtem Rechte- und Lizenzmanagement gibst du den Zugriff auf bestimmte Inhalte beliebig frei oder schränkst ihn individuell ein.

• In pixx.io hinterlegst du dazu zum Beispiel Bildlizenzen, Model- und Property-Releases für professionelles und rechtsicheres Arbeiten direkt in den Metadaten.

• Wichtige Stellen markierst du im Dokument und verknüpfst die Verträge mit deinen Bildern. So sehen deine Kollegen nur noch, was sie auch verwenden dürfen.

Aus Versehen eine Bilddatei durch eine neue Version überspeichert? Keine Ahnung, welche Version die aktuelle ist? Ohne Versionierung sind Verwirrung und Fehler an der Tagesordnung.

Die Lösung: Eine Software für die professionelle Bildverwaltung speichert ältere Bildvarianten in einem Stapel hinter der neuesten Dateiversion ab. In pixx.io ist die Versionierung integriert. Benutzer haben später weiterhin Zugriff auf Varianten, sehen aber auf den ersten Blick die aktuellen Versionen der Bilddateien – und auf die kommt es ja an. Auch eine Versionierung von Dateiformaten – etwa nach der Bearbeitung in Illustrator oder PowerPoint – ist kein Problem.

Heißen deine Bilder IMG_20200291001 oder so ähnlich? Dann hilft nur ein gutes Gedächtnis bei der Suche nach den Bildern vom letzten Fotoshooting.

Die Lösung: Schlagwörter erleichtern dir das Durchsuchen deiner Bildbestände, während Metadaten das Organisieren von Bilddateien vereinfacht. Viele Fotos und Media Dateien bringen ihre Metadaten bereits mit. Die Schlagwörter vergibst du beim Upload in dein Digital Asset Management. Ein gutes System erledigt das automatisch und lässt dich alle Informationen bearbeiten oder neue Felder für weitere Metadaten anlegen. Jetzt suchst du einfach nach Schlagwörtern wie „Berge“ oder nach Produktnamen und schon wirst du fündig.

Bilder sind flexibel und lassen sich in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten verwenden. Das bietet Vorteile – bis der Download plötzlich das falsche Format liefert.

Die Lösung: Eine Bilddatenbank-Software konvertiert Größe, Format, Auflösung und Farbprofil jederzeit korrekt oder lässt dich individuelle Anpassungen vornehmen. So fügst du deine Bilder ohne Umstände an ihren Zielort ein – sogar Transparenzen bleiben erhalten.

Bilder-Downloads in verschiedenen Formaten wie png, jpg oder tiff sparen Zeit

Eine Datenbank für die digitale Verwaltung von Bilddateien und Medien kann noch so hilfreich sein – wenn die Basics nicht stimmen, macht dir die Software mehr Arbeit als sie dir abnehmen soll. Achte deshalb auf folgende drei Punkte, wenn du DAM-Bilddatenbanken vergleichst.

Usability und Flexibilität

Damit neue Mitarbeitende sich nicht stundenlang einarbeiten müssen und langjährige Kollegen für den Datei-Upload keine endlosen Checklisten brauchen, muss die Software nutzerfreundlich sein. Dazu gehören:

• logische Funktionen

• Intuitives Organisieren von Bildern

• übersichtliche und moderne Oberflächen

• schnelle Navigation

Eine gute Bilddatenbank-Software lässt dir alle Freiheiten: Du liebst Ordnerstrukturen und Detailansichten oder eher großformatige Medienansichten? All das ist möglich.

Das i-Tüpfelchen ist eine Stapelverarbeitung, wie pixx.io sie bietet. Beim Upload ähnlicher Bilder gibst du allen Dateien auf einmal die gleichen Schlagwörter oder nimmst Änderungen an mehreren Media Dateien gleichzeitig vor.

Sicherheit

Die Bilddatenbank-Software muss deine Daten schützen und lässt keine Fragen offen:

• Zum Schutz vor Datenverlust werden Datenbestände täglich gesichert und sind für einen vorgegebenen Zeitraum verfügbar.

• Sicherheitsstandard: Damit dein Digital Asset Management den höchsten Sicherheitsstandards entspricht, muss der Anbieter interne und externe Security-Tests sowie Blackbox- und Whitebox-Testings durchführen.

• Die Datenübertragung sollte unbedingt SSL-verschlüsselt erfolgen.

• Nutzt dein DAM-Anbieter einen Serverstandort in Deutschland, hält er die Vorgaben der DSGVO ein.

Support

Bei Fragen rund um die Sicherheit und allen anderen Anliegen zu deinem DAM sollte dir ein erstklassiger Support zur Verfügung stehen. Gute Anbieter unterstützen dich bei technischen Fragen, Problemen, Anregungen und Wünschen. Eine Dokumentation in Form eines ausführlichen Helpcenters ist das Sahnehäubchen on top.

 Die beste Bildverwaltung ist intuitiv und benutzerfreundlich.

Einige Unternehmen haben die Vorteile der Fotoverwaltung mit einem Digital Asset Management früh erkannt und organisieren ihre Dateien schon seit vielen Jahren damit.

Du gehörst auch dazu? Super! Aber ist deine Software noch zeitgemäß oder zeigen sich schon erste Alterserscheinungen? Die folgende Checkliste hilft dir bei der Entscheidung.

• Nimmt dir dein DAM Arbeit ab? 
  Sind Schlagwörter, Filter, Wasserzeichensperre oder Share-Links unbekannte Funktionen für dich?

• Bietet dein DAM eine hohe User Experience? 
  Die Einarbeitung in das System sollte auch für neue Teammitglieder so kurz wie möglich sein.

• Bist du frei in der Strukturierung deiner Daten? 
  Zwingt dein DAM dich in ein Korsett, das dich bei der Arbeit einschränkt?

• Bietet dir dein DAM ein Statusmanagement? 
  Du wusstest gar nicht, dass es so etwas wie Statusmanagement und Statusfunktionen gibt?

• Hast du den Überblick über Lizenzen und Verträge? 
  Erlabt dir dein DAM, Lizenzen, Model- und Property-Verträge sowie -releases zu hinterlegen?

• Lassen sich Rechte und Rollen festlegen? 
  Bei einer modernen DAM-Software kannst du Zugänge und Rechte aus deinem Betriebssystem übernehmen, zum Beispiel LDAP und Active Directory.

• Integriert sich dein DAM nahtlos?
  Verfügt dein DAM über Plugins oder sogar eine Rest-API?

• Bietet dein DAM eine Versionierung? 
  Die Versionierung von Media Dateien speichert ältere Varianten in einem Stapel hinter der neuesten Version.

• Sind Performance und Suchgeschwindigkeit so gut wie am ersten Tag?
  Findest du deine Media Dateien so schnell wie am ersten Tag?

• Hat dein Anbieter eine technische Roadmap?
  DAM-Anbieter mit einer ausführlichen technischen Roadmap, entwickeln regelmäßig neue Funktionen und verbessern bestehende Features. Trends wie die KI-Verschlagwortung lassen sich damit problemlos nutzen.

Hast du die meisten Fragen mit Ja beantwortet? Dann ist dein DAM am Puls der Zeit. Ansonsten solltest du einen Nachfolgeanbieter finden. Daran erkennst du ihn sofort: Der Support steht dir beim Umzug deines kompletten digitalen Medienpools gern zur Seite – denn natürlich ist so ein Wechsel mit etwas Aufwand verbunden.

pixx.io macht dir den Wechsel so einfach wie möglich: Die Übernahme von Medienarchiven funktioniert mühelos, selbst wenn der bestehende Medienpool noch unstrukturiert ist. Tauchen Fragen auf, steht dir das Support-Team zur Seite.

Wenn du dir im Alltag endlich mühelose Workflows wünschst, sieh dir die Vorteile von pixx.io für moderne Teams an. Du möchtest wissen, wie die DAM-Bilddatenbank im Vergleich zu Dropbox abschneidet? Dann klicke direkt weiter zum Vergleich.