Die Arbeit mit Fotos und Bilder wird im Unternehmensalltag immer wichtiger. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist Ordnung gefragt. Am einfachsten räumst du auf, indem du ein Digital Asset Management (DAM) einsetzt.
Die Software hilft dir bei der Organisation von Bildern und Fotos. Wir zeigen dir, wie du die beste Bilddatenbank-Software für dein Unternehmen findest. Außerdem kann sie dazu dienen, eine eigene interne Bilddatenbank anzulegen und diese fortlaufend zu pflegen.
Du nutzt bereits ein DAM? Dann mach weiter unten den Schnell-Check, ob das Tool noch up to date ist.
Warum brauchen Unternehmen eine Bilddatenbank-Software?
Auf deinem Smartphone mag es kein Problem sein, digitale Bilder zu verwalten. Im Unternehmen ist das Organisieren von Bildern und Media Dateien dagegen eine echte Herausforderung. Vor allem, wenn keine professionelle Bilddatenbank zur Verfügung steht.
Eine Bilddatenbank-Software für Unternehmen ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn sie euren Anforderungen gerecht wird und mehr als reine Datenbankfunktionen bietet. Denn Media Dateien sind komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. Das Tool deiner Wahl sollte idealerweise darauf ausgelegt sein, im Team genutzt zu werden.
Welche Key-Funktionen die beste Bildverwaltung für dein Unternehmen an Bord haben sollte und ob pixx.io deine Anforderungen erfüllt, sehen wir uns jetzt an.
Eine eigene Bilddatenbank erstellen
Ein Tool zur Bildverwaltung wird vor allem dazu genutzt, eine eigene Bilddatenbank anzulegen. Verfügt dein Unternehmen über eine Vielzahl an Bildern und visuellem Material, dann ist es sinnvoll, all diese Assets an einem Ort zu sammeln und zu organisieren. Du kannst hier aber nicht nur dein eigenes Material sammeln, sondern auch Bilder aus kostenlosen Bilddatenbanken speichern und kategorisieren.
In einer Mediendatenbank werden deine Bilder nicht einfach nur in Ordnern abgelegt, wie es auf der lokalen Festplatte oder in einer einfachen Cloud der Fall ist. Eine professionelle Bilddatenbank-Software bietet noch einige Funktionen darüber hinaus, die dir das anlegen einer Datenbank erlauben.
Welche Key-Funktionen eine gute Bilddatenbank-Software für dein Unternehmen an Bord haben sollte und ob pixx.io deine Anforderungen erfüllt, sehen wir uns jetzt an.
Key-Funktion 1: Zentrale & ortsunabhängige Organisation deiner Bilddatenbank
Für die Arbeit mit den Media Dateien deines Unternehmens wünschst du dir einen kontinuierlichen Workflow? Dann müssen Bilder, Illustrationen oder Videos überall und jederzeit abrufbar sein. Sind sie lokal, in deiner E-Mail-Inbox oder im Messenger gespeichert, drohen Chaos, Zeitverlust und Frustration.
Die Lösung: Sind Medien mit maximaler Auflösung in Originalversion an einem zentralen Ort gespeichert, ist die Zusammenarbeit im Team über Abteilungen und Standorte hinweg möglich. Das DAM von pixx.io funktioniert wie eine Bilddatenbank und bündelt die Inhalte deines Bild- und Medienpools in einem zentralen Mediaspace in der Cloud.
Die Vorteile:
Alle Kollegen haben Zugriff auf den gesamten Medienpool.
Sie finden Bilder mittels intelligenten Suchfunktionen und Schlagwörtern schneller.
Sie organisieren ihre Auswahl bequem in Kollektionen.
Key-Funktion 2: Internes und externes Teilen
Auf dem Weg vom Fotoshooting bis in die Broschüre oder auf die Website werden Bilder wie Ping-Pong-Bälle hin und her gespielt. Dabei leiden Qualität und Informationsfluss.
Die Lösung: DAM-Benutzer teilen Inhalte ohne Umwege intern oder extern mit Fotografen, Grafikern oder Content-Managern. Eine gute Bildverwaltung stellt dazu Media Dateien in der gewünschten Größe mit nur wenigen Klicks zur Verfügung – ohne Umweg über das E-Mail-Programm.
Die beste Bildverarbeitung erkennt man daran, dass sie noch weiter geht:
Funktionen wie Wasserzeichen oder limitierte Verfügbarkeit erlauben es, Bilder kontrolliert und abgesichert weiterzuleiten.
Große Zielgruppen finden deine Bilder auf einem Presse- oder Händlerportal, mit oder ohne Passwortschutz.
Key-Funktion 3: Integrationen für deine Tools
Damit der gesamte Workflow vom Fotoshooting bis zur finalen Station im Bilderarchiv im DAM abgebildet ist, muss das System sich nahtlos integrieren. Ansonsten müssen Grafikdesigner Bilder erst herunterladen und nach dem Bearbeiten wieder hochladen.
Die Lösung: Plugins und Integrationen für Adobe Cloud, Microsoft Office oder dein Content Management System sind unverzichtbar. Dein Bilddatenbank-Programm sollte eine Rest-API besitzen: Die Schnittstelle verbindet das System mit jeder beliebigen Third-Party Software.
Internes und externes Teilen – mit wenigen Klicks erledigt
Key-Funktion 4: Zugriffe, Rechte und Lizenzen für Rechtssicherheit
Welcher Mitarbeiter hat welche Rechte und Zugriff auf welche Bilder? Welches Bild darf überhaupt veröffentlicht werden? Gelangt ein Bild ohne Lizenz an die Öffentlichkeit, wird es teuer.
Die Lösung:
Mit einem durchdachten Rechte- und Lizenzmanagementsystem gibst du den Zugriff auf bestimmte Inhalte beliebig frei oder schränkst ihn individuell ein.
In pixx.io hinterlegst du dazu zum Beispiel Bildlizenzen, Model- und Property-Releases für professionelles und rechtsicheres Arbeiten direkt in den Metadaten.
Wichtige Stellen markierst du im Dokument und verknüpfst die Verträge mit deinen Bildern. So sehen deine Kollegen nur noch, was sie auch verwenden dürfen.
Key-Funktion 5: Bilder organisieren mit Versionshistorie
Aus Versehen eine Bilddatei durch eine neue Version überspeichert? Keine Ahnung, welche Version die aktuelle ist? Ohne Versionierung sind Verwirrung und Fehler an der Tagesordnung.
Die Lösung: Eine Software für die professionelle Bildverwaltung speichert ältere Bildvarianten in einem Stapel hinter der neuesten Dateiversion ab. In pixx.io ist die Versionierung integriert. Benutzer haben später weiterhin Zugriff auf Varianten, sehen aber auf den ersten Blick die aktuelle Version – und auf die kommt es ja an. Auch eine Versionierung von Dateiformaten – etwa nach der Bearbeitung in Illustrator oder PowerPoint – ist kein Problem.
Key-Funktion 6: Automatische Verschlagwortung
Heißen deine Bilder IMG_20200291001 oder so ähnlich? Dann hilft nur ein gutes Gedächtnis bei der Suche nach den Bildern vom letzten Fotoshooting.
Die Lösung: Schlagwörter und Metadaten erleichtern dir das Organisieren deiner Bilder. Viele Fotos und Media Dateien bringen ihre Metadaten bereits mit. Die Schlagwörter vergibst du beim Hochladen in dein DAM. Ein gutes System erledigt das automatisch und lässt dich alle Informationen bearbeiten oder neue Felder für weitere Metadaten anlegen. Jetzt suchst du einfach nach Schlagwörtern wie „Berge“ oder nach Produktnamen und schon wirst du fündig.
Key-Funktion 7: Downloadformat und -qualität
Bilder sind flexibel und lassen sich in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten verwenden. Das bietet Vorteile – bis der Download plötzlich das falsche Format liefert.
Die Lösung: Die Bilddatenbank-Software konvertiert Größe, Format, Auflösung und Farbprofil jederzeit korrekt oder lässt dich individuelle Anpassungen vornehmen. So fügst du deine Bilder ohne Umstände an ihren Zielort ein – sogar Transparenzen bleiben erhalten.
Bilder-Downloads in verschiedenen Formaten wie png, jpg oder tiff sparen Zeit
Must-have: Benutzerfreundlichkeit
Ein Tool für die digitale Verwaltung von Bildern kann noch so hilfreich sein – ist die Bedienung umständlich, macht es mehr Arbeit als es dir abnehmen soll. Neue Mitarbeitende müssen sich stundenlang einarbeiten, langjährige Kollegen brauchen seitenweise Notizen, wenn sie eine Datei hochladen wollen.
Das muss eine nutzerfreundliche Fotoverwaltung bieten:
Eine gute Bilddatenbank-Software lässt dir alle Freiheiten: Du liebst Ordnerstrukturen und Detailansichten oder eher großformatige Medienansichten? All das ist möglich.
Das i-Tüpfelchen ist eine Stapelverarbeitung, wie pixx.io sie bietet. Beim Hochladen ähnlicher Bilder gibst du allen Dateien auf einmal die gleichen Schlagwörter oder nimmst Änderungen an mehreren Media Dateien gleichzeitig vor.
Die beste Bildverwaltung ist intuitiv und benutzerfreundlich.
Worauf es noch ankommt: Sicherheit und Support
Die Bilddatenbank-Software muss deine Daten schützen und lässt keine Fragen offen:
Zum Schutz vor Datenverlust werden Datenbestände täglich gesichert und sind für einen vorgegebenen Zeitraum verfügbar.
Sicherheitsstandard: Damit dein DAM den höchsten Sicherheitsstandards entspricht, muss der Anbieter interne und externe Security-Tests sowie Blackbox- und Whitebox-Testings durchführen.
Die Datenübertragung sollte unbedingt SSL-verschlüsselt erfolgen.
Nutzt dein DAM-Anbieter einen Serverstandort in Deutschland, hält er die Vorgaben der DSGVO ein.
Bei Fragen rund um die Sicherheit und allen anderen Anliegen zu deinem DAM sollte dir ein erstklassiger Support zur Verfügung stehen.
Schließlich gibt es gute Bilddatenbank-Software in der Regel nicht umsonst – dafür darfst du Unterstützung bei technischen Fragen, Problemen, Anregungen und Wünschen immer erwarten. Eine Dokumentation in Form eines ausführlichen Helpcenters ist das Sahnehäubchen on top.
Checkliste: Teste, ob dein DAM noch zeitgemäß ist
Einige Unternehmen haben die Vorteile der Fotoverwaltung mit einem DAM früh erkannt und organisieren ihre Dateien schon seit vielen Jahren damit.
Du gehörst auch dazu? Super! Aber ist deine Software noch zeitgemäß oder zeigen sich schon erste Alterserscheinungen? Die folgende Checkliste hilft dir bei der Entscheidung.
Nimmt dir dein DAM Arbeit ab? Sind Schlagwörter, Filter, Wasserzeichensperre oder Share-Links unbekannte Funktionen für dich? Dann wird es Zeit für etwas Neues.
Bietet dein DAM eine hohe User Experience? Die Einarbeitung in das System sollte auch für neue Teammitglieder so kurz wie möglich sein. Ansonsten solltest du definitiv über ein alternatives DAM nachdenken.
Bist du frei in der Strukturierung deiner Daten? Zwingt dein DAM dich in ein Korsett, das dich bei der Arbeit einschränkt? Dann verabschiede dich besser davon.
Bietet dir dein DAM ein Statusmanagement? Du wusstest gar nicht, dass es so etwas wie Statusmanagement und Statusfunktionen gibt? Dann stehen die Zeichen auf Wechsel.
Hast du den Überblick über Lizenzen und Verträge? Wenn du keine Möglichkeit hast, Lizenzen, Model- und Property-Verträge sowie -releases zu hinterlegen, ist dein DAM veraltet.
Lassen sich Rechte und Rollen festlegen? Moderne DAM-Software erlaubt dir, Zugänge und Rechte aus deinem Betriebssystem zu übernehmen, zum Beispiel LDAP und Active Directory.
Integriert sich dein DAM nahtlos? Verfügt dein DAM über Plugins oder sogar eine Rest-API? Perfekt! Wenn nicht, weißt du, was zu tun ist.
Bietet dein DAM eine Versionierung? Die Versionierung von Media Dateien speichert ältere Varianten in einem Stapel hinter der neuesten Version. Dein DAM tut das nicht? Dann ist es höchstwahrscheinlich veraltet.
Sind Performance und Suchgeschwindigkeit so gut wie am ersten Tag? Findest du deine Media Dateien so schnell wie am ersten Tag, ist dein DAM technisch auf der Höhe. Zeigen sich zunehmend Ermüdungserscheinungen, ist es Zeit für einen Wechsel.
Hat dein Anbieter eine technische Roadmap? Professionelle DAM-Anbieter haben eine ausführliche technische Roadmap, entwickeln regelmäßig neue Funktionen und verbessern bestehende Features. Trends wie die Verschlagwortung mit Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich damit problemlos nutzen.
Ist ein DAM-Wechsel notwendig?
Hast du die meisten Fragen mit Ja beantwortet? Dann ist dein DAM am Puls der Zeit. Ansonsten solltest du einen Nachfolgeanbieter finden. Daran erkennst du ihn sofort: Der Support steht dir beim Umzug deines kompletten Medienpools gern zur Seite – denn natürlich ist so ein Wechsel mit etwas Aufwand verbunden.
So wechselst du zur besten Fotoverwaltung
pixx.io macht dir den Wechsel so einfach wie möglich: Die Übernahme von Medienarchiven funktioniert mühelos, selbst wenn der bestehende Medienpool noch unstrukturiert ist. Tauchen Fragen auf, steht dir das Support-Team zur Seite.
Außerdem bietet pixx.io alle Vorteile einer professionellen Bildverwaltung:
zentraler Speicherort für Media Dateien
internes und externes Teilen
Schnittstellen zu deinen anderen Lieblingstools
Organisation von Zugriffen, Rechten und Lizenzen
übersichtliche Versionshistorie
KI-gestützte Verschlagwortung
komfortable Downloadmöglichkeiten
benutzerfreundliche Bedienung
höchste Sicherheitsstandards
Wenn du dir im Alltag endlich mühelose Workflows wünschst, sieh dir die Vorteile von pixx.io für moderne Teams an. Du möchtest wissen, wie pixx.io im Vergleich zu Dropbox abschneidet? Dann klicke direkt weiter zum Vergleich.
Sabrina
Sabrina schreibt für pixx.io über alles, was dich im Arbeitsalltag beschäftigt und hilft dir, Herausforderungen bei Content- und Social-Media-Marketing, Bildformaten oder Compliance zu meistern. Bei komplexen Themen bereitet sie das Wissen von Medien- und Rechtsexperten verständlich für dich auf.
