Präsentation vorbereiten in 5 Schritten: So planst du effizient

Gute Präsentationen wirken locker, natürlich und so, als würden sie dem Präsentierenden ganz leichtfallen. Dazu gehört etwas Übung – viel wichtiger ist jedoch, genug Zeit in die Vorbereitung zu investieren. Wie du dabei am besten vorgehst, zeigt dir diese Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Gliederung aufsetzen

Bei den Vorbereitungen für deine Präsentation fängst du am besten hinten an: 

• Message festlegen: Was willst du den Zuhörenden auf den Weg geben? Deine Botschaft ist dein roter Faden und wird im Fazit deiner Präsentation klar und verständlich auf den Punkt gebracht.

• Argumente sammeln: Stütze deine Kernaussage mit Fakten, die du im Hauptteil deiner Präsentation am besten thematisch in mehrere Komplexe unterteilst.

• Einstieg finden: In der Einleitung informierst du die Zuhörenden nicht nur darüber, was sie erwartet und ob Zwischenfragen erwünscht sind, sondern du hast auch die Chance, sie mit einem guten Aufhänger direkt ins Thema zu ziehen. 

Beachte diese Tipps, bevor du loslegst

Deine Message ist aus deiner Sicht relevant und wichtig – doch sieht das auch dein Publikum so? Versetze dich beim Formulieren deiner Botschaft in deine Zielgruppe: Wer wird im Publikum sitzen und welche Bedürfnisse, Erwartungen und Fragen könnten die Personen haben? 

Setze dich außerdem mit verschiedenen Techniken für einen gelungenen Einstieg auseinander. Sie helfen dir, einen guten Start zu finden. Steige zum Beispiel mit einem spannenden Fakt ein, wende deine Storytelling-Künste an oder eröffne deinen Vortrag mit einer überraschenden Frage.

Du willst mehr über Storytelling bei Präsentationen erfahren? Unser Artikel zeigt dir, wie du wirkungsvolle Geschichten erzählst.

Der optimale Präsentationsaufbau

Wie umfangreich die einzelnen Teile deiner Präsentation sind, hängt vom individuellen Thema ab. Als Faustregel kannst du dir allerdings folgendes merken:

Einleitung und Schluss machen jeweils etwa 10 bis 15 Prozent der Gesamtdauer einer Präsentation aus. Für den Hauptteil bleiben damit etwa 70 bis 80 Prozent übrig. 

Schritt 2: Präsentationsfolien und Handout erstellen

Nutze eine PowerPoint- oder Keynote-Präsentation als visuellen Guide für dein Publikum. Damit führst du es gedanklich durch deinen Vortrag. Bei besonders komplexen Themen bietet sich zusätzlich ein Handout an.  

Für die Gestaltung findest du unzählige Beispiele im Internet. Lass dich inspirieren oder suche zum Beispiel bei Canva gezielt nach Templates, die du an deine Zwecke anpasst. Noch einfacher funktioniert das Erstellen von Präsentationen mit Tools wie Prezi. 

Tipps zum Präsentation Vorbereiten

• Entscheidender als eine hübsche Vorlage ist der Inhalt deines Vortrags: Ein roter Faden und eine klare und verständliche Struktur sind die beste Voraussetzung für gut aufgebaute Präsentationsfolien. 

• Verwende Bullet Points oder knappe Sätze, gut lesbare Überschriften und Visualisierungen, um deine Botschaft zu unterstreichen und deine Argumente auf einen Blick darzustellen. 

• Weniger ist mehr: Konzentriere dich auf das Wesentliche und achte darauf, dass deine Folien nicht zu überladen sind. Sie unterstützen deinen Vortrag und sollen ihn nicht ersetzen.

Wie du auch ohne Design-Erfahrung professionelle Präsentationen gestaltest, erfährst du im pixx.io Design-Leitfaden. 

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Schritt 3: Präsentation proben

Diesen Fehler machen selbst die erfahrensten Speaker: sie proben ihren Vortrag nicht. Dabei hat das Üben von Präsentationen viele Vorteile: 

• Du deckst inhaltliche Schwachstellen auf, an denen du beim Vortragen hängen bleibst.

• Wenn du vor Testpersonen übst, bekommst du direktes Feedback und findest heraus, wo ein Gedanke vielleicht nicht ganz zu Ende gedacht ist. 

• Falls du mit Notizen arbeitest, merkst du, ob ihr Umfang ausreichend ist.

• Du kannst in Ruhe herausfinden, an welcher Stelle du deine Aussagen mit welchen Gesten unterstreichen könntest.

• Du kannst mit deiner Stimme experimentieren und deine Körpersprache üben.

• Du gewinnst mehr Selbstvertrauen, wenn du weißt, wie sich dein Vortrag „anfühlt“.

• Mit etwas Übung wird es dir leichter fallen, frei zu sprechen.

• Du bekommst ein besseres Gefühl für die Dauer deines Vortrags und kannst gegebenenfalls nachjustieren. Tipp: Positioniere eine Uhr so, dass du sie unauffällig im Blick behalten kannst, während du vorträgst.

Tipp: Körpersprache proben

Über deinen Vortrag vor einem Spiegel oder nimm dich beim Präsentieren selbst mit dem Handy auf. Teste dabei verschiedene Posen, Gesten und Lautstärkepegel aus. Auf diese Weise findest du heraus, wie deine Körpersprache wirkt. 

Wir verraten dir die Geheimnisse der Körpersprache und wie du Power-Posen und Atemtechniken zu deinem Vorteil nutzt. Das will ich lesen!

Schritt 4: Auf Rückfragen vorbereiten

Damit dein Vortrag möglichst lebendig wird, kannst du dein Publikum zu Zwischenfragen animieren. Auf jeden Fall sollten die Zuhörenden die Möglichkeit haben, ihre Fragen am Ende deiner Präsentation loszuwerden.

Natürlich weißt du nie, welche Fragen dein Publikum stellt. Da du durch die Vorbereitung auf dein Thema rundum informiert bist, kannst du der Fragerunde allerdings entspannt entgegenblicken. 

Wenn du möchtest, bereite Backup-Folien zu häufig gestellten Fragen zu deinem Thema vor. Solche Folien stellst du hinter die letzte Folie, um bei Bedarf schnell und einfach darauf zuzugreifen. 

Tipps für den Umgang mit Rückfragen

Rückfragen zeigen Interesse an deinem Thema. Doch was, wenn du mal keine Antwort geben kannst? Hier sind drei Möglichkeiten, professionell zu reagieren:

• „Das ist eine sehr gute Frage. Kommen Sie gleich nach dem Vortrag auf mich zu, um sie detaillierter zu besprechen.“

• „Vielen Dank für die spannende Frage. Aus dem Stegreif kann ich Ihnen leider keine Antwort darauf geben. Aber kommen Sie doch nach dem Vortrag auf mich zu und wir tauschen Kontaktdaten aus.“

• „Vielen Dank für die Frage. Dieser Aspekt ist sehr interessant, leider übersteigt Ihre Frage mein aktuelles Wissen und ich fühle mich nicht im Stande eine genaue Antwort zu geben, jedoch denke ich ...“

Bei interaktiven Formaten wie einer Vorlesung ist es auch möglich, die Frage elegant zurück ins Publikum zu geben. Frag zum Beispiel die Zuhörenden, was sie denn dazu denken.

Schritt 5: Technikcheck durchführen

Egal, ob du in einer bekannten Umgebung präsentierst oder die Location neu für dich ist – den Technik-Check solltest du dir auf gar keinen Fall sparen. Wenn alles optimal vorbereitet ist, aber dann die Technik streikt, ist das ärgerlich und bringt dich im ungünstigsten Fall aus dem Konzept.

Tipps für deinen Technikcheck

1. Präsentation: Sichere deine Folien mehrfach und an verschiedenen Orten – in der Cloud, auf deinem Rechner und einem USB-Stick. Du bist Speaker bei einer Veranstaltung und nutzt einen fremden Rechner? Dann sende den Veranstaltenden deine Präsentation vorab zu. 

2. Adapter: Damit alle deine Präsentation sehen können, ist in der Regel ein Adapter notwendig, der deinen Laptop mit einem Beamer oder Monitor vor Ort verbindet. Kläre rechtzeitig, welchen Adapter du benötigst. 

3. Hilfsmittel: Wichtig zu wissen ist auch, ob Hilfsmittel wie Laserpointer, PowerPoint-Klicker und Mikrofone vorhanden sind, falls du damit arbeiten möchtest. 

4. Akkus und Batterien: Sorge dafür, dass alle Akkus geladen und alle Batterien funktionstüchtig sind. 

5. Testlauf: Wenn das Technik-Setup vollständig ist, solltest du einen Testlauf damit durchführen und prüfen, ob alle Geräte miteinander kommunizieren, die Darstellung deiner Präsentation korrekt ist und der Ton funktioniert. Am besten planst du ausreichend Zeit vor deiner Präsentation dafür ein. 

Nutze die folgende Übersicht als Mini-Checkliste, damit du dich bei der nächsten Gelegenheit optimal auf deine Präsentation vorbereiten und dein Publikum mitreißen kannst.

Wenn du für die kreativen Schritte einen Ort suchst, an dem du alles im Griff hast, probiere pixx.io kostenlos aus. Über moderne Schnittstellen verbindest du das Tool mit PowerPoint oder anderen Programmen und arbeitest schnell und nahtlos an deiner Präsentation. 

Viel Erfolg bei deiner nächsten Präsentation!