Tipps für mehr Übersicht in deiner digitalen Ordnerstruktur

Täglich jonglieren wir auf der Arbeit mit dutzenden verschiedenen Dateien und Dateiformaten hin und her, ganz gleich in welcher Branche. Wir verraten dir ein paar Tipps und Tricks, wie du Ordnung in das Chaos bringst und eine sinnvolle digitale Ordnerstruktur anlegen kannst.

Kurz gesagt: Anstatt analoger Dokumente, die du in physischen Ordnern abheftest, legst du deine Dateien auf dem Computer ab. Dabei sortierst du sie am besten in Ordner, die wiederum weitere Ordner enthalten können, etc.

Um dabei den Überblick zu behalten, solltest du idealerweise von Anfang an mit einer Ordnerstrukturarbeiten. Falls nicht, keine Panik! Es ist nie zu spät mit dem Aufräumen zu beginnen. Damit das gelingt, erklären wir dir, wie du am besten vorgehst. 

Du hast im Wesentlichen drei Optionen, wenn du eine digitale Ordnerstruktur anlegen willst:  

1. Auf dem Desktop 

2. In der Cloud 

3. In einem Digital Asset Management-System

Werfen wir einen Blick auf die jeweiligen Optionen und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen.  

Desktop 

Vorteile:  

• Du kannst die Ordnerstruktur individuell anlegen, wie es dir am besten gefällt, ohne Rücksicht auf andere Mitarbeitende nehmen zu müssen 

• Du hast hier nur die Dateien, die du wirklich benötigst und mit denen du arbeitest 

Nachteile: 

• Die Zusammenarbeit ist deutlich schwieriger und ineffizienter, weil nicht einfach jeder auf Dateien zugreifen kann, sondern alles erst per Mail o. Ä. versendet werden muss 

• Es erfordert mehr Disziplin, wirklich alle Dateien zu sortieren und zu benennen, da es keine weitere Instanz gibt, die auf Ordnung angewiesen wäre. Du musst also aufpassen, dich selbst in deiner Arbeit nicht zu “sabotieren” 

Cloud 

Vorteile:  

• Jeder mit Zugriffsrecht kann auf Dateien zugreifen und Dateien können einfacher geteilt und bereitgestellt werden 

• Alles an einem Ort zu finden 

Nachteile:  

• Ordner, die man selbst gar nicht nutzt oder benötigt, machen die Ablage für den Einzelnen unübersichtlicher  

• Zugriffsfreigaben wurden nicht erteilt, müssen erfragt werden und die Arbeit wird verzögert 

Digital Asset Management 

Vorteile:  

• Digitales Ablagesystem, bei dem Ordner keine große Rolle spielen und Dateien schneller gefunden werden 

• Einfache Navigation und Suche dank Schlagwörtern, Tags und Kollektionen  

• Einfache Zusammenarbeit, nicht nur intern, sondern auch extern 

• Keine Freigabeprobleme, dank initialer Rechteverwaltung und verschiedener Freigabemodi 

Nachteile:  

• Disziplin beim Hinzufügen der Metadaten gefragt 

Hier hast du natürlich verschieden Optionen. Welche dir am meisten zusagt oder in deinem Unternehmen am meisten Sinn ergibt, musst du selbst rausfinden. Wichtig ist, dass dein Team sich auf eine Struktur einigt und diese auch konsequent eingehalten wird. Es muss klar sein, wie ihr eure Dateien benennt und wo sie abgelegt werden.  

Eine sehr beliebte Methode zum Aufbau eines Ablagesystems, ist das sogenannte 7-Ordner-System oder die 7-Ordner-Struktur. Schauen wir uns mal genauer an, wie das funktioniert. 

Die 7-Ordner-Struktur 

Ein populäres Modell, um eine Ordnerstruktur anzulegen, ist das sogenannte 7-Ordner-Modell. Dabei gilt die Regel, dass maximal sieben Hauptordner angelegt werden sollten. In jedem dieser Ordner wiederum dürfen maximal 7 Unterordner angelegt werden. In diesen Unterordner legst du dann maximal weitere 7 Unterordner an.  

Dieses System soll verhindern, dass du am Ende zu viele Ordner hast und Chaos entsteht. Deshalb ist auch die Benennung der Ordner wichtig. Hier müsst ihr euch auf ein einheitliches System einigen, an das sich alle halten. Nur so kannst du dich dann in der Ordnerstruktur zurechtfinden. 

7-Ordner-System vs pixx.io 

Die 7-Ordner-Struktur ist eine beliebte Methode, um für mehr Übersicht und Ordnung zu sorgen. Allerdings hat auch dieses System seine Nachteile. Denn 7*7*7 sind letztlich auch 343 Ordner, durch die man erst einmal navigieren muss. 

Der große Vorteil bei einer Digital-Asset-Management-Software wie pixx.io ist, dass du hier gar nicht auf Ordner angewiesen bist. Stattdessen weist du deinen Dateien beim Upload verschiedene Metadaten zu, wodurch sie in der Suche sehr viel leichter gefunden werden können.  

Daneben bietet pixx.io noch viele weitere nützliche Funktionen, die dir das Leben erleichtern. Wir verraten dir, welche das sind.  

Digitale Ablage organisieren: Diese pixx.io Funktionen unterstützen dich dabei  

Bilder schneller finden mit einem DAM 

Nutzt du pixx.io, holst du mit folgenden Funktionen alles aus deiner digitalen Ablage heraus:  

• Mit einem DAM lassen sich Fotos online hochladen und per Link verschicken.  

• Nutzt du zum Teilen deiner Dateien ein Medien-Portal, kannst du den Workflow professionalisieren und damit zum Beispiel deine PR-Arbeit optimieren.  

• Bei der digitalen Ablage mit DAM hast du nicht nur deine Bilder, Videos, PDF-Dokumente, Präsentationen und mehr im Blick, sondern auch Bildrechte. Lass dich zum Beispiel informieren, wann Lizenzen für Bilder ablaufen.  

• Eine digitale Ablage in der Cloud fördert die Zusammenarbeit. Das DAM-Tool von pixx.io geht dabei über einfache Cloud-Speicher hinaus: Nachdem du Bilder hochgeladen hast, lassen sich Feedbackschleifen und Freigaben direkt in der Datei vornehmen.  

• DAM-Tools bieten Schnittstellen zu anderen Tools und erweitern damit deine digitale Ablage. Nutzt du zum Beispiel Adobe-Produkte zum Bearbeiten deiner Bilder, musst du sie nur einmal hochladen und kannst sie dann nahtlos in Photoshop oder InDesign nutzen.  

Das Thema Datenschutz ist in deiner Branche besonders heikel? Erfahre, wie deine digitale Ablage dich mit sicherem Datenmanagement unterstützt.  

Wenn du deine Ablage in ein DAM umziehen möchtest, solltest du auch ein paar Dinge achten. Hier sind drei einfache Tipps, die dich bei der Organisation deiner digitalen Ablage unterstützen:   

• Optimieren: Willst du deine Dateiorganisation, zum Beispiel deine Marketing-Ordnerstruktur, in einem DAM abbilden, prüfe zunächst, ob die Struktur deiner Daten noch praktikabel ist. Nutze den Umstieg auf eine digitale Ablage in der Cloud dazu, Strukturen und Workflows zu optimieren.  

• Aufräumen: Wir verstehen dich – aufräumen macht weniger Spaß als einfach loszuarbeiten. Aber weißt du, was noch weniger Spaß macht? Stundenlanges Suchen. Investiere also beim Umzug in die Cloud etwas mehr Zeit ins Aufräumen und plane regelmäßige Cleaning-Sessions ein.   

• Informieren: Steht ein Umzug in die Cloud an, muss jeder im Team abgeholt werden. Setzt euch zusammen und überlegt, was euch aktuell bei der Dateiorganisation nervt. Stellt gemeinsam ein paar einfache „Hygiene-Regeln“ auf, damit ihr diese Punkte in Zukunft vermeidet. 

Fragst du dich immer noch, ob die Organisation deiner Bilder in der Cloud überhaupt notwendig ist? Die Antwort ist ganz einfach: Ja, wenn dich die Suche nach Bildern nervt und zu viel Zeit kostet. Wie viel ist eigentlich zu viel? Eine allgemeine Tendenz lässt sich anhand folgender Key-Facts ablesen:  

• 2001 verbrachten Angestellte laut einem IDC-Whitepaper rund 2,5 Stunden pro Arbeitstag mit der Informationssuche.   

• 2007 ergab eine Umfrage von Accenture, dass Angestellte 2 Stunden am Tag Informationen suchen.  

• 2012 stellte eine McKinsey-Studie fest, dass es noch immer 1,8 Stunden pro Tag sind.   

Wir verbringen 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Dateien 

Die Zeit für die Suche nach Dateien und Informationen wird zwar kürzer. Trotzdem ist der Aufwand noch immer viel zu hoch. Hinzu kommt, dass die gefundenen Dateien sich oft als nicht brauchbar herausstellen.   

Beispiel: Wenn du zwar die richtige Datei findest, aber die nicht freigegebene Version erwischst, war die ganze Suche umsonst. Mit einem DAM-Tool vermeidest du Stress und Frust bei der Bildersuche. Überzeuge dich selbst und teste pixx.io 14 Tage kostenlos!