Eigener Server oder Cloud: Was ist besser für dein Unternehmen?

Speichert dein Unternehmen Bilder und Media Dateien auf einem eigenen Server? Vielleicht ist ein Cloud-Speicher die bessere Wahl. Die Entscheidung zwischen einem selbst gehosteten Foto-Server oder einer Cloud-Umgebung für eure Dateien hängt neben den Kosten auch von Sicherheit und Zuverlässigkeit ab.

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, die wir für dich vergleichen. Mit unseren Fakten bist du in der Lage, eine fundierte Entscheidung in der Frage eigener Server oder Cloud zu treffen. Außerdem bekommst du Tipps für den Umstieg auf die Cloud.

Was ist Cloud Computing?

Unter Cloud Computing versteht man vereinfacht gesagt IT-Ressourcen, die ein Cloud-Anbieter dir je nach deinem individuellen Bedarf über das Internet zur Verfügung stellt. Der Anbieter lässt sich dafür nutzungsabhängig bezahlen lässt.

Umfasst das Angebote eine Cloud-basierte Software, zum Beispiel Digital Asset Management (DAM) für Bilder, Grafiken und Videos, spricht man von Software as a Service (SaaS). 

Deine Software läuft beim Cloud Computing nicht on premise auf den Servern deines Unternehmens, die in einem physischen Rechenzentrum verwaltet, gewartet und unterhalten werden müssen. Stattdessen nutzt du die Infrastruktur von Cloud-Anbietern. Dabei handelt es sich um virtuelle Server.

Wann immer die Rechenleistung an ihre Grenzen stößt oder dein Team noch mehr Speicherplatz benötigt, lassen sich Cloud-Speicher einfach und flexibel erweitern.

Bekannte Beispiele für Cloud Computing sind Google Drive oder OneDrive oder Dropbox.

Was ist ein Dedicated Server? 

Ein Dedicated Server hingegen ist ein physischer Server. Wie der Name schon sagt, wird hier dedizierte Hardware verwendet. Hard- und Software werden nicht mit anderen Anwendern geteilt, wie es bei der Cloud der Fall ist.

Wir fokussieren uns hier zwar auf diese beiden Modelle, doch es gibt auch noch andere Möglichkeiten zum Hosting. Der Vollständigkeit wegen wollen wir dir diese nicht vorenthalten. 

Physischen Server mieten

Anstatt dir einen eigenen lokalen Server anzuschaffen, besteht auch die Möglichkeit, diesen zu mieten. Das hat den Vorteil, dass du dich weder um Wartung noch um Updates selbst kümmern musst. Du bist aber auch weniger flexibel, was die Software anbelangt.

Einen eigenen Server bauen

Du kannst dir auch einen eigenen Server bauen. Das hat den Vorteil, dass du alles genau an deine individuellen Wünsche anpassen kannst. Der große Nachteil ist jedoch, dass dieses Unterfangen sehr zeit- und arbeitsaufwendig ist. Du solltest dir vorher also genau überlegen, ob es die Mühe wert ist. 

Das Leben ist voller Entscheidungen. Doch nicht alle sind so einfach zu beantworten wie die Frage, auf welchen Kinofilm du heute Abend Lust hast. Vor allem die Suche nach dem richtigen Speicherort für Geschäftsdaten oder Medien bereitet vielen Unternehmen Kopfzerbrechen.

Daten, die früher auf PCs und auf Datenträgern wie der CD-ROM gespeichert waren, stecken wir heute mit dem Smartphone buchstäblich in die Tasche. Anstatt Software auf dem PC zu installieren, nutzen wir Apps auf dem Handy oder im Browser und speichern Fotos in der Cloud.

Auch immer mehr Unternehmen arbeiten mit Software, die Daten in der Cloud verarbeitet und sich von überall aus im Browser bedienen lässt. Trotzdem gibt es noch genug Organisationen, die ihre Software und ihre Daten nicht in fremden Rechenzentren, sondern lokal speichern.

Beide Ansätze haben ihre Vorteile. Je nach Anspruch und technischen Voraussetzungen gibt es aber auch Nachteile. Die Entscheidung zwischen einem eigenen Server oder dem Umstieg auf die Cloud sollten KMU, Start-ups oder Konzerne mit Bedacht treffen. Immerhin soll die gewählte Lösung deine Arbeit langfristig vereinfachen.

Im Folgenden beantworten wir die dringendsten Fragen rund um Cloud Computing und Server und erleichtern dir damit die Entscheidungsfindung.

Bei den Kosten dürfte die Sache schnell klar sein: Wer für eine Softwarelösung eine eigene Serverinfrastruktur aufbaut und diese damit on premise betreibt, also im eigenen Büro oder auf dem Betriebsgelände, hat in der Regel hohe Anschaffungs-, Betriebs- und Instandhaltungskosten.

Diese sinken zwar, wenn bereits eine Serverinfrastruktur vorhanden ist oder eine kosteneffiziente Serverlösung genutzt wird. Zumindest die Betriebs- und Instandhaltungskosten bleiben aber erhalten. Und auch für genug Speicherplatz muss gesorgt sein. Für die Software wird zudem eine Lizenzgebühr fällig.

In der Cloud sind die Einstiegskosten deutlich geringer: Der Anbieter kümmert sich um die Hardware und sorgt sich auch um die Skalierung, falls nötig. In der Cloud zahlst du nur, was dein Unternehmen auch wirklich benötigt: Mehr Speicher? Kein Problem. Wieder weniger davon? Auch das ist schnell und unkompliziert umgesetzt.

In der Tabelle sind beide Varianten gegenübergestellt:

Wie hoch sind die Kosten für pixx.io?

Um deine Media Dateien mit pixx.io zu organisieren und gemeinsam mit deinem Team zu bearbeiten, benötigst du keine Serverräume. Du meldest dich einfach an und schon geht‘s los.

Die Preisstruktur ist dabei transparent: Da du für pixx.io genau wie für viele andere Cloud-Lösungen monatlich zahlst, gibt es keine Überraschungen und die Kosten sind gut planbar.

Große Serverräume zu betreiben kann teuer werden.

Besonders wichtig für Unternehmen ist die Frage, wie sicher ihre Daten gespeichert sind und wer sich um Backups und generell die Wartung ihrer Datenstandorte kümmert. Hier ist alles, was du dazu wissen musst:

Sicherheit für deine Fotos und Videos

Beim Thema Datensicherheit sind beide Lösungen gleichauf: Zwar befinden sich Daten auf eigener Infrastruktur auch physisch in deinem Unternehmen, die Sicherheitsstandards der Cloud-Variante stehen dem allerdings in nichts nach.

Der Zugriff ist durch Sicherheitsverfahren geschützt und du entscheidest, wer Zugang hat und wer nicht. Dennoch kann es natürlich sein, dass Firmen sich aus Compliance-Gründen bewusst für die Server-Lösung entscheiden.

Wichtig: Achte bei Cloud-Lösungen unbedingt auf den Serverstandort – denn nur in Deutschland ist die Anwendung des deutschen Datenschutzrechts auch garantiert!

Backups deiner Daten

• Um Backups müssen sich Nutzer mit eigenem Server selbst kümmern – diese können mit einem entsprechenden Backup-Plan stressfrei automatisiert werden.

• Der Cloud-Anbieter speichert deine Daten regelmäßig automatisch auf Backup-Servern und spielt diese ins System ein, sobald sie benötigt werden.

Updates und Support

• Eine Server-Lösung braucht deine volle Aufmerksamkeit. Das betrifft nicht nur die Einrichtung und die Konfiguration der Server und die Installation der Software, sondern auch den Support bei Hardware-Problemen.

• Hier haben es Cloud-Nutzer einfacher: Die Hardware ist Sache des Anbieters.

Wie hoch ist die Sicherheit bei pixx.io?

Da du mit pixx.io deine Bilder, Videos und andere Dateien in der Cloud organisierst, nehmen wir das Thema Datenschutz ernst. Die Server von pixx.io stehen deshalb in einem deutschen Rechenzentrum. In deiner DSGVO-Checkliste darfst du hinter pixx.io also ein Häkchen setzen.

Die Verfügbarkeit einer Softwarelösung hängt von der Verfügbarkeit der Hardware ab. Für Inhouse Server gilt: Nutzt du ein Notstromaggregat, machen selbst mittellange Stromausfälle deiner Software nichts aus.

Auch die großen Cloud-Serverfarmen laufen im Notfall eine ganze Zeit lang unabhängig vom Stromnetz weiter. Geht einmal ein Server kaputt, läuft die Software einfach auf einem anderen Server weiter. Serverfarmen sind Hochsicherheitszonen, die auf Hochverfügbarkeit und beste Performance ausgelegt sind.

Wichtig im Zusammenhang mit Verfügbarkeit: Wer hat Zugriff auf eine Cloud?

• Der Zugriff kann im Cloud-Dienst von überall aus erfolgen, egal wann, egal von welchem Endgerät.
  Geteilte Inhalte verbleiben auf dem Server und werden Empfängern hier zur Verfügung gestellt.

• Für den Zugriff von außen auf eine Serverinstallation benötigst du hingegen einen VPN-Zugang, falls dieser im Unternehmen erlaubt ist. Technisch wird es immer dann komplex, wenn Inhalte mit externen Empfängern geteilt werden sollen.

Verfügbarkeit von Media Dateien in pixx.io

Da Zugriffe auf die eigene Serverinfrastruktur nicht gewünscht sind, werden zu teilende Inhalte – bei pixx.io sind das Bilder, Videos oder andere Medien – temporär in die Cloud ausgelagert. Benutzer und Empfänger bekommen von diesem Aufwand glücklicherweise nichts mit.

Experten sind sicher: Die Zukunft liegt in der Cloud. Der Business-Alltag wird immer digitaler und immer schnelllebiger, deshalb ist ein Leben ohne Cloud für die meisten Unternehmen keine Option mehr.

Cloud-Software vereinfacht viele Prozesse und macht es oft überhaupt erst möglich, remote von überall aus auf Unternehmens-Tools und -Daten zuzugreifen. Damit ist Cloud Computing eine wichtige Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice.

Trotzdem scheuen sich viele Unternehmen auch heute noch davor, ihre Daten in die Cloud umzuziehen. Ist die Angst gerechtfertigt? Sehen wir uns doch einmal die Vor- und Nachteile von Cloud Computing für Unternehmen an.

Die wichtigsten Cloud Computing Vorteile

Unternehmen, die Cloud-basierte Software nutzen,

• sind flexibel und skalieren einfacher

• bauen einfacher agile Workflows auf

• ermöglichen ihren Mitarbeitern ortsunabhängiges Arbeiten

• sparen Kosten, etwa für die Hardware-Anschaffung

• überlassen Wartung und Updates anderen

• profitieren von den neuesten Sicherheitsstandards, die Cloud-Anbieter umsetzen müssen

• können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und erhalten mögliche Wettbewerbsvorteile
  

Was spricht gegen die Cloud?

Wer sich für die Cloud entscheidet,

• macht sich von einem Anbieter abhängig

• braucht eine gute Internetverbindung

• muss sich genau informieren, wie und wo Daten gespeichert werden

Cloud-basierte Software hat auch Nachteile. Allerdings zeigt der Vergleich, dass die Vorteile überwiegen. Wichtig ist, von Anfang an möglichst viele Fragen rund um die Nutzung und die Datensicherheit zu klären.

Wenn du vor dem Wechsel in die Cloud etwas Zeit investierst, musst du dir später nicht mehr so viele Gedanken machen und genießt in aller Ruhe die Vorteile moderner, flexibler und von überall aus erreichbarer Tools.

Wie schneidet Cloud Computing im Vergleich zu Inhouse Servern ab? Das zeigt dir unsere Infografik auf einen Blick:

Vergleichstabelle: Eigener Server oder Cloud?

Wenn dein Unternehmen Daten bisher on premise speichert, müsst ihr nicht auf die Flexibilität und Schnelligkeit der Cloud verzichten. Ein Cloud Umzug ist in der Regel problemlos möglich. Wichtig ist dabei, dass ihr euch auf den Umzug vorbereitet. 

Anders als beim Umzug in ein neues Haus musst du nicht alles auf einmal mitnehmen. Starte stattdessen einfach mit deinen Media Dateien, um ein Gefühl für die Cloud und ihre Möglichkeiten zu bekommen. Mit pixx.io funktioniert der Media-Umzug in die Cloud ganz einfach. 

Das Beste dabei: pixx.io bietet Integrationen für verschiedene Bildbearbeitungs- und Office-Tools. Du verbindest das DAM einfach mit Photoshop und Co. und arbeitest nahtlos weiter mit deinen Bildern und Videos.

Checkliste: 5 Steps für den Umstieg auf die Cloud

Damit bei deiner Cloud Migration nichts schiefgeht, haben wir eine Checkliste mit den 5 wichtigsten Steps für dich vorbereitet:

1. Anforderungen sammeln: Um auf die Cloud umzusteigen, musst du herausfinden, welche Anforderungen die Cloud-Lösung überhaupt erfüllen muss. Setze dich mit deinem Team zusammen und finde heraus, welche Funktionen unverzichtbar sind, damit alle so wie bisher oder sogar noch effizienter arbeiten können. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch die Frage, wer Zugriff auf die Dateien in der Cloud haben soll.

2. Anbieter wählen: Mit den Anforderungen deines Teams geht es jetzt auf die Suche nach einem passenden Anbieter. Sicher haben die Kollegen aus der IT und deine Vorgesetzten ein Wörtchen mitzureden. Stelle sicher, dass in Sachen IT-Sicherheit, Datenschutz und Kosten alle Anforderungen deines Unternehmens klar sind und vom Anbieter eurer Wahl erfüllt werden.

3. Migrationsplan erstellen: Ist die Entscheidung für einen Cloud Anbieter gefallen, brauchst du als nächstes einen Plan für den Umzug. Entscheide, welche Dateien umgezogen werden sollen und lege dabei gleich fest, wie sie strukturiert sein sollen, welche Dateien zuerst umgezogen und wer künftig auf welche Dateien zugreifen soll. Eine Cloud mit einem flexiblen Rechte- und Rollenmanagement erleichtert dir die Umsetzung.

4. Media Dateien aufräumen: Im Zuge der Migration lohnt es sich, alte Strukturen zu überdenken und einmal grob den Dateibestand zu checken. Werden alle Dateien benötigt? Ist die bisherige Dateistruktur sinnvoll? Überlegt euch vor dem Umzug auch, mit welchen Metadaten ihr arbeiten und wie ihr eure Dateien benennen wollt.

5. Cloud Umzug durchführen: Ist alles geplant und ist jeder im Team informiert? Dann kann der Umzug losgehen. Ein guter DAM-Anbieter hilft dir dabei, falls du den Umzug nicht allein durchführen willst.

Eine ausführliche Umzugsanleitung und eine Checkliste für die Auswahl des passenden Cloud-Anbieters findest du in unserem Whitepaper „Das perfekte DAM wählen“.

Fassen wir noch einmal die wichtigsten Punkte des Vergleichs von Cloud und Server zusammen:

• Mit der Cloud hat dein Unternehmen weniger Aufwand und bis zu einer bestimmten Projektgröße weniger Kosten.

• Ein eigener Inhouse-Server lohnt sich besonders für große Projekte oder falls die Unternehmens-Compliance es vorschreibt.

• Ist dein Unternehmen nur schlecht ans Internet angebunden oder würde eine große Nutzerzahl die vorhandene Leitung lahmlegen, lohnt sich eine Serverinstallation – auch wenn sonst viele Argumente für die Cloudlösung sprechen.

• Selbst bei der besten Cloud-Performance hängt die Verbindung dorthin von der Internetanbindung des Nutzers ab.

Und wann lohnt sich pixx.io? Immer dann, wenn du deine Videos, Grafiken oder Dokumente mit wenig Aufwand organisieren und mit anderen zusammen bearbeiten willst. Selbst große Projekte, die große Datenmengen produzieren und bei denen du tausende Medien organisieren musst, steht pixx.io von der Cloud aus an deiner Seite.

Willst du für deine Bildverwaltung vom Server in die Cloud wechseln? Dann stell den Mediaspace von pixx.io auf die Probe und teste pixx.io kostenlos!