8 Tipps für mehr Produktivität im Arbeitsalltag

Du sitzt vor dem Laptop und willst gerade damit starten, endlich dieses große Projekt anzugehen. Aber Moment, du musst noch diese eine E-Mail schreiben. Mach das mal lieber schnell, bevor du es vergisst. Und wenn der Kalender schon offen ist, kannst du eben auch den Urlaub für Ende Monat eintragen. 

Doch apropos E-Mail, wie hat eigentlich der letzte Newsletter performt? Geh kurz die Zahlen checken und dokumentiere sie. Auf Slack hat auch schon wieder jemand was gepostet. Und was gibt es eigentlich Neues auf LinkedIn? 

Ablenkung von deiner eigentlichen Arbeit lauert überall. Sogar an deinem Arbeitsrechner selbst. Je nach Umgebung kommen weitere Faktoren dazu: Im Home-Office fällt einem der Wäscheberg ins Auge, um den man sich dringend mal kümmern sollte (also warum nicht jetzt?), im Büro wird man von Kollegen angequatscht, dauernd telefoniert jemand und hey, in der Küche steht Kuchen!  

Am Ende ärgerst du dich, weil du nicht so schnell vorankommst, wie du gerne möchtest. Wir geben dir Tipps, wie du bei der Arbeit fokussiert bleibst und wie du deine Produktivität steigern kannst.

Produktivität beschreibt das Verhältnis von Input zu Output. Wie produktiv ein Unternehmen ist, hängt vom erbrachten Aufwand in Relation zum Ergebnis ab. Dabei gibt es unterschiedliche Bereiche, in denen Produktivität gemessen werden kann, z. B. Arbeitsproduktivität, Kapitalproduktivität oder Materialproduktivität. 

Geht es um deine persönliche Produktivität, ist das ganze etwas subjektiver. Einfach gesagt bist du dann produktiv, wenn du deine Aufgaben in einem angemessenen Zeitraum gut bewältigen kannst. Es geht also darum, möglichst stressfrei zu arbeiten und dabei gute Fortschritte zu machen.  Wie dir das gelingen kann, erfährst du mit unseren Tipps. 

Finde heraus, an welchem Ort du am besten arbeiten kannst. Für manche ist das Home-Office zwar der absolute Segen, andere haben dort aber zu viel Ablenkung. Ist ins Büro gehen aufgrund der Entfernung keine Option für dich, kannst du Cafés oder Bibliotheken testen.  

Wenn das Büro für dich Pflicht ist, wechsle innerhalb des Büros den Standort. Vielleicht gibt es einen Raum, in dem du dich besser fokussieren kannst. Oder du benötigst anderes Equipment, um dich nicht ablenken zu lassen. Dazu kommen wir im nächsten Tipp. 

Tatsächlich gibt es aber Studien, die zeigen, dass die Produktivität im Home-Office höher ist. Appelliere an deinen Arbeitgeber, ob nicht zumindest eine hybride Lösung möglich wäre. Wie du im Home-Office produktiv sein kannst, liest du in unserem Artikel. 

Vielleicht bist du auch jemand, der nicht einen festen Ort hat, an dem er oder sie gut arbeiten kann. Stattdessen bewegst du dich lieber nach deinem Bedürfnis oder auch nach deinen Aufgaben in eine andere Umgebung. Auch das kann eine Strategie sein. 

Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist allein für deine Gesundheit wichtig. Darüber hinaus kann ein unbequemer Stuhl aber auch ablenken: Ständig bist du auf der Suche nach der richtigen Haltung und beschäftigst dich mehr mit deiner Sitzposition als mit deiner Arbeit. Oder deine Hand verkrampft, weil sie nicht richtig aufliegt. Statt dich mit solchen Kleinigkeiten aufzuhalten, investiere lieber direkt in eine gute Ausstattung und damit auch in deine Gesundheit! 

Arbeitest du in einer lauten Umgebung und hast nicht die Möglichkeit, dich an einen anderen Ort zu begeben, besorge dir Ohrstöpsel oder Kopfhörer mit Active Noise Canceling. Aber Achtung: Musik oder Podcasts können dich auch ablenken! 

Versuche möglichst alles zu entfernen, was du nicht für die Arbeit benötigst und ablenken könnte. Dazu gehört auch dein Smartphone. Lege es am besten an einen weit entfernten Ort oder in einen anderen Raum. Bist du im Büro, lass es in deiner Tasche. Geht das nicht, weil du mit dem Handy auch arbeitest, schalte es möglichst stumm und dreh das Display nach unten, wenn du es nicht brauchst. 

Wir bleiben noch an deinem Arbeitsplatz. Sorge dafür, dass dein Schreibtisch stets aufgeräumt ist. Unordnung kann einerseits Stress verursachen, andererseits kostet es dich Zeit, wenn du nach wichtigen Unterlagen suchst und nur Chaos herrscht. Außerdem verleitet es dich dazu zwischendurch mit aufräumen anzufangen, sodass du deine eigentlichen Aufgaben prokrastinierst. 

Das gilt auch für die Ablage auf deinem Computer. Einerseits verlierst du Zeit durch die Suche nach Dateien, andererseits fängst du plötzlich an, Dateien und Ordner umherzuschieben – was ebenfalls Zeit kostet. Das richtige Tool kann hier Abhilfe schaffen. Ein Digital Asset Management wie pixx.io ist der ideale Begleiter im Berufsalltag, um alle Dateien an ihrem Platz zu halten. So bleibt nicht nur der Desktop, sondern auch dein Kopf frei. 

Die klassische To-Do-Liste kennt jeder. Statt dir aber jeden Tag auf’s Neue aufzuschreiben, was du erledigen musst, kann es sinnvoller sein, direkt die ganze Woche zu planen.  

Setz dich dazu am besten Sonntag abends hin und überlege dir, was in den folgenden Tagen ansteht und was du wann machen möchtest. Du kannst dich dabei auf deine beruflichen Aufgaben beschränken, du kannst aber natürlich auch deine privaten Verpflichtungen mitberücksichtigen.  

Du musst dich nicht strikt daran halten. Wenn du merkst, dass du dich an einem Tag übernommen hast, oder die Prioritäten falsch gewichtet hast, kannst du natürlich umplanen. Es geht hier vielmehr darum, dass du dich gerade zu Beginn der neuen Woche nicht von dem Berg an To-Dos überfordert fühlst und gar nicht weißt, wo du anfangen und wann du was machen sollst.  

Das Ganze in einem Wochenplan festzuhalten und dadurch auch zu visualisieren, macht es einfacher zu erkennen, wie viel “Raum” die Aufgaben tatsächlich einnehmen und es fühlt sich machbarer an. 

Produktiv zu sein, bedeutet nicht, acht Stunden am Stück gnadenlos durchzuziehen. Im Gegenteil, das würde deiner Produktivität eher schaden. Mache regelmäßig Pausen. Probiere es z. B. mit der Pomodoro-Technik. Stelle dir einen Timer für 25 Minuten und mache dann fünf Minuten Pause. Wiederhole das weitere dreimal, bevor du eine längere Pause von 15-20 Minuten einlegst.  

Steh außerdem regelmäßig auf. Dafür kannst du die kurzen fünf Minuten gut nutzen. Es ist besser für deinen Rücken und bringt den Kreislauf wieder in Schwung. Auch für deine Aufmerksamkeit ist es besser, die Pausen nicht am Handy zu verbringen. In deiner Mittagspause kannst du spazieren gehen oder eine kurze Stretching-Session einlegen.  

Dass du dein Smartphone idealerweise stummschalten solltest, haben wir bereits erwähnt. Aber auch Nachrichten, die du über Slack oder Teams erhältst, lenken ab. Schalte den Ton für Nachrichten- und E-Mail-Programme stumm und lege zwei Zeitslots am Tag fest, an denen du deine Mails checkst und auf Nachrichten antwortest.  

Es ist lobenswert, dass du bestmögliche Arbeit abliefern willst. Manchmal ist das aber auch ein Hindernis. Wenn du an jeder Ecke noch den Feinschlief versuchst, verlierst du dich oft in winzigen Details und wirst nicht fertig. Natürlich sollst du ordentlich arbeiten, das heißt aber nicht, dass alles perfekt werden muss.  

Du musst natürlich nicht all diese Tipps beherzigen, um deine Produktivität zu steigern. Probiere aus, was für dich funktioniert. Wenn du das Gefühl hast, das dich eine Sache nicht weiterbringt, musst du nicht daran festhalten. Finde heraus, was dich in deiner Produktivität hemmt, und gehe das dann an. 

Wie produktiv du wirklich bist, ist letztlich auch tagesformabhängig. Es wird immer Tage geben, an denen du mal weniger leistest als an anderen. Das ist ganz normal. Nur wenn du dauerhaft eine Abnahme in deiner Produktivität feststellst, solltest du gegensteuern. 

Es gibt eine Vielzahl an Tools, die dir dabei helfen können, produktiv zu sein, indem sie redundante Aufgaben abnehmen oder beschleunigen. Ein Digital Asset Management ist so ein Tool. Du sparst Zeit bei der Bildersuche und arbeitest nahtlos mit deinen Media Dateien weiter. Teste pixx.io 14 Tage kostenlos und steigere deine Produktivität.