Online Proofing: Content stressfrei abstimmen und freigeben

Dank der Digitalisierung ist heute jeder in der Lage, Instagram-Stories, Infografiken, Memes oder ansprechende Fotos zu erstellen. Ein Smartphone und die richtige App reichen meist schon aus.

Das Problem: Auch wenn die Content-Produktion immer einfacher wird, führt trotzdem kein Weg an der Freigabe vorbei. Vor allem dann nicht, wenn die Bilder oder Videos im Unternehmenskontext oder von Agenturkunden genutzt werden sollen. 

Je mehr Content in Marketingteams und Agenturen produziert wird und je mehr Kreative daran beteiligt sind, desto länger werden die Freigabeprozesse. Wenn dann auch noch Remote-Work angesagt ist, geht schnell der Überblick über den Status quo verloren. Online Proofing hilft dir, das dadurch drohende Chaos zu vermeiden. 

Unter Online Proofing versteht man einen digitalen Freigabe-Workflow, der in der Regel browserbasiert abläuft und das Ziel hat, kreative Inhalte gemeinsam zu überprüfen und möglichst effizient freizugeben. 

Agenturen können damit beispielsweise das Design Proofing bei Corporate-Publishing-Projekten an einem zentralen Ort organisieren und sich einfacher mit Fotografen, Redakteuren und den Reinzeichnern austauschen.

Im Marketing vereinfacht das Online Proofing die Abstimmung von Grafiken für Kampagnen oder von Videos für Social Media. 

Wie es ohne Online Proofing läuft, weißt du sicher aus der Praxis:

• Designs oder Fotos werden per E-Mail verschickt.

• Sie gehen entweder in der überfüllten Inbox des Empfängers unter oder mausern sich zu einer kilometerlangen E-Mail, bei der irgendwann niemand mehr durchsieht.

• Zum Ansehen müssen Anhänge lokal gespeichert und dann wieder an die Antwort-E-Mail angehängt werden.

• Bei Magazinprojekten war es früher sogar üblich, physische Proofs zu versenden, die dann durch zahlreiche Hände gingen und mit Post-its gefeedbackt wurden. 

Das Online Proofing übernimmt einige Grundsätze klassischer Proofing-Methoden, überträgt sie in die digitale Welt und optimiert den ganzen Workflow. Das bedeutet zum Beispiel, dass der Kommunikationsgedanke aus dem Proofing per E-Mail erhalten bleibt. Allerdings verlagert das Online Proofing den Austausch zwischen Beteiligten an einen zentralen Ort – in der Regel ist das eine spezielle Proofing-Software im Browser. 

In der Software können Agenturen und ihre Freelancer und Designer die Inhalte, an denen sie aktuell arbeiten, 

• online anzeigen, 

• Kommentare direkt an der entsprechenden Stelle im Content hinterlassen, 

• Bereiche markieren und 

• Änderungen vorschlagen. 

Auf diese Weise wird der gesamte Überprüfungs- und Genehmigung-Workflow nicht nur effizienter, sondern auch viel transparenter.

So vereinfacht Online Proofing deine Agentur- und Marketing-Workflows

Der größte Vorteil von Online Proofing für deine Agentur oder dein Marketingteam ist der Effizienz- und Zeitgewinn. Es gibt aber noch weitere Gründe, von E-Mail-Schleifen auf Online Proofing umzusteigen:

• Online Proofing im Browser ermöglicht es, Inhalte in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Alle Beteiligten können digitale Assets wie Bilder oder Grafiken jederzeit anzeigen und weiterarbeiten. 

• Da keine Zeit für den Versand, das Öffnen und das Beantworten von E-Mails mehr verloren geht, können Feedbackschleifen schneller durchlaufen und Inhalte schneller produziert werden.

• Die Kommunikation findet direkt an der freizugebenden Datei statt. Dadurch weiß jeder sofort, welcher Teil der Grafik oder welcher Bereich eines Fotos angepasst werden muss. Damit sinkt die Gefahr von Missverständnissen.

• Kommentare und Fragen sind direkt mit der entsprechenden Datei verknüpft. Außerdem bietet eine Video- oder Photo Proofing-Software in der Regel Funktionen zur Versionierung und zum Verlauf der Änderungen. So lassen sich Entscheidungen von vor zwei Wochen jederzeit nachvollziehen und viele Rückfragen erledigen sich von selbst.

• Bis auf eine E-Mail mit dem Link zur Datei bleibt die Inbox aller Beteiligten von einer Flut von Nachrichten verschont. Das schont den Speicherplatz des E-Mail-Postfachs und die Nerven aller Beteiligten. 

Damit du von den Vorteilen profitierst, benötigst du eine Proofing-Software. Es gibt verschiedene Anbieter von Tools für das Design Proofing, das Video Proofing oder das Online Photo Proofing. 

Wenn du nicht nur Freigaben im Browser erledigen, sondern auch gleich deine gesamte Medienbibliothek zentral organisieren willst, lohnt sich für dich ein Digital Asset Management System (DAM). 

Das DAM von pixx.io ist beispielsweise darauf ausgelegt, Bilder, Videos, Grafiken, Präsentationen, PDFs und mehr in einem Mediaspace zu bündeln. Mithilfe von Kollektionen, Filtern und Schlagwörtern findest du schnell, was du suchst. 

Das Cloud-DAM ermöglicht es außerdem, digitale Assets sicher mit Kollegen und Externen zu teilen und lässt sich darüber hinaus als Tool für das Online Proofing nutzen. 

So funktioniert es:

1. Speichere eine Datei, zum Beispiel eine Infografik, in deinem Mediaspace.

2. Lade mit nur zwei Klicks Personen ein, Feedback direkt an der Infografik zu hinterlassen.

3. Designer, Kunden und alle anderen Personen mit einem Link können sich gemeinsam in pixx.io abstimmen.

4. Dank Integrationen in Bildbearbeitungs-Tools oder andere Software lassen sich Anpassungen an der Infografik schnell vornehmen.

5. Sind alle zufrieden, setzt du den Dateistatus auf Freigabe und teilst die finale Infografik direkt aus pixx.io mit deinen Social-Media-Kollegen.

Mit pixx.io setzt du deinen individuellen Workflow für das Online Proofing einfach und sicher auf: Das Rechte- und Rollenmanagement erlaubt es dir, genau festzulegen, wer welche Dateien sehen und bearbeiten kann. Und im Verlauf siehst du jederzeit, wer welche Änderungen oder Kommentare vorgenommen hat.

Nutze pixx.io für dein Online Proofing 

Finde während einer kostenfreien Testphase heraus, wie einfach Abstimmungen und Freigaben mit pixx.io funktionieren und wie das Tool deine Agentur oder dein Marketingteam bei allen Medien-Workflows unterstützt.

Eröffne jetzt deinen persönlichen Mediaspace für turboschnelle Feedbackrunden und lade andere zum Kommentieren und Zusammenarbeiten ein.