Hybrides Arbeiten: So wird es zum Erfolg

Das Homeoffice ist mittlerweile fester Bestandteil unserer Arbeitswelt geworden. Während einige Firmen sogar 100% Fernarbeit zulassen, verlangen viele andere eine vollständige Rückkehr ins Büro. Das entspricht oft nicht den Wünschen der Arbeitnehmer. Hybride Arbeitsmodelle sind hier ein guter Kompromiss. Wir erklären dir, worauf du achten musst, damit hybrides Arbeiten gelingt. 

Hybride Arbeit oder hybrid work ist eine Mischform aus remote work und arbeiten vor Ort im Büro. Das bedeutet, dass für gewöhnlich ein Teil der Mitarbeitenden zu Hause arbeitet und der andere sich in Präsenz trifft. Wie die genaue Umsetzung aussieht, hängt vom gewählten hybriden Modell ab: 

• Remote first: Das Homeoffice findet starke Unterstützung und im Büro trifft sich nur, wer dazu Lust hat. Teilweise finden Treffen in Präsenz sogar nur zu besonderen Anlässen oder Events statt. Dieses Modell ist besonders beliebt bei Firmen, die Mitarbeitende an vielen unterschiedlichen Standorten beschäftigen. 

• 60:40-Modell: Dieses Modell ist besonders beliebt. Ungefähr 60% der Zeit kommen die Beschäftigten ins Büro und die anderen 40% verbringen sie ihm Homeoffice. Zumeist bedeutet dies drei Tage in der Woche im Büro und zwei zu Hause. Der Anteil kann dabei natürlich variiert werden. 

• Office first: Hier werden Mitarbeitende dazu angehalten, möglichst im Büro zu arbeiten. Fernarbeit stellt eine Ausnahme dar, die vorher genehmigt werden muss. 

Das 60:40-Modell und seine Variationen stellen den besten Kompromiss dar, wenn du deinen Mitarbeitenden Homeoffice ermöglichen möchtest, aber dennoch Wert auf den persönlichen Kontakt legst. Remote first bietet sich an, wenn du dich bei der Personalsuche örtlich nicht beschränken willst. Office first ist für viele Talente mittlerweile eher unattraktiv und wirkt abschreckend. 

Hybrid work hat viele Vorzüge, weshalb viele Unternehmen darauf setzen. Sehen wir uns einige davon an. 

Kostenersparnis 

Durch hybride Arbeit kannst du einige Kosten reduzieren. Du kannst beispielsweise deine Büroräume verkleinern und dadurch Mietkosten sparen. Strom- und Heizkosten fallen so auch geringer aus. Büromittel können eventuell ebenfalls gespart werden, wenn z. B weniger gedruckt wird. In diesem Zuge ist eine generelle Umstellung von Papier zu digital sinnvoll. 

Flexibilität 

Homeoffice-Tage erlauben dir eine flexiblere Wochenplanung. Erwartest du z. B. eine Lieferung oder hast Handwerker im Haus, bist du nicht darauf angewiesen, dass einer deiner Nachbarn die Tür öffnet. Auch wenn du kleine Kinder hast und deine Betreuung ausfällt, musst du dir nicht unbedingt freinehmen, sondern kannst stattdessen zu Hause arbeiten. Bei wichtigen Meetings kannst du dafür ins Büro, um face-to-face zu sprechen, wenn dir das wichtig ist. 

Keine regionale Einschränkung 

Suchst du neues Personal, bist du nicht darauf angewiesen, nur im näheren Umkreis deines Firmensitzes zu suchen. Schließlich ist nicht jeder bereit umzuziehen und Freunde und Familie hinter sich zu lassen. Wer selbst Kinder hat, möchte diese auch nicht unbedingt aus ihrem Umfeld reißen. Durch hybride Arbeit mit remote-first-Ansatz fällt diese Einschränkung weg. 

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit 

Hybride Arbeit sorgt für eine bessere Work-Life-Balance durch die flexiblere Zeiteinteilung. Die Zeit für den Arbeitsweg fällt teilweise weg und kann anderweitig genutzt werden. Außerdem signalisiert der Arbeitgeber auf diese Weise vertrauen, was dem Verhältnis zu den Mitarbeitenden zuträglich ist. 

Hybride Arbeitsmodelle haben klare Vorteile, aber auch Tücken. Um diese zu umgehen, bedarf es guter Planung. Auf die folgenden Dinge solltest du achten. 

Die Wahl eines Modells 

Du musst dich einerseits für ein Modell entscheiden, dass zu deinem Unternehmen und deinem Team passt, andrerseits musst du dir auch überlegen, wie du es umsetzen möchtest. Gibt es feste Bürotage oder entscheidet jeder Mitarbeitende für sich? Werden die Homeoffice-Tage einmal festgelegt und es bleibt dabei oder entscheiden deine Mitarbeitende jede Woche neu, an welchen Tagen sie zu Hause bleiben? Muss Homeoffice vorher beantragt und genehmigt werden? Diese Fragen musst du vor Einführung eines hybriden Arbeitsmodells beantworten. 

Zeitliche Koordinierung 

Wenn deine Büroräume nicht für alle Mitarbeitenden ausreichend sind, sollten logischerweise nicht für alle dieselben Tage gelten. Sollte umgekehrt immer jemand im Büro sein, gilt dasselbe. Wenn du dich für ein Modell entscheidest, bei dem die Tage jede Woche flexibel neu gelegt werden können, musst du hier besonders aufpassen.  

Legst du darauf Wert, bestimmte Meetings in Person abzuhalten oder einmal die Woche gemeinsam Mittag zu essen, muss das ebenfalls in deine Planung miteinfließen. 

Die richtige Ausstattung 

Damit deine Mitarbeitenden im Homeoffice gut arbeiten können, musst du ihnen die Möglichkeit bieten, sich entsprechend auszustatten, beispielsweise mit einem Headset oder einem zweiten Bildschirm. Auch ein ergonomischer Arbeitsplatz ist wichtig, damit du es am Ende nicht mit einem hohen Krankenstand büßt. Yoga per Videokonferenz oder Zuschüsse zu Angeboten wie Wellpass oder USC schaffen weitere Anreize, aktiv zu bleiben. 

Digitale Tools 

Neben der physischen Ausstattung musst du auch auf die richtige Software setzen, um erfolgreich hybrid zusammenzuarbeiten. Falls bei dir bisher noch gestempelt wurde, ist jetzt der Umstieg auf eine HR-Software zur Zeiterfassung gekommen. Die Kommunikation erfolgt nun ebenfalls digital, z. B. über Teams oder Slack. Projekte koordiniert über Asana oder Monday. Und Dokumente legt ihr nun digital in der Cloud ab. 

Am besten eignet sich hierfür ein Digital Asset Management wie pixx.io. Damit schlagt ihr mehrere Fliegen mit einer Klappe, indem ihr einerseits all eure Media Dateien zentral organisiert, andererseits direkt mehrere Workflows direkt in der Software abbilden könnt, ohne zusätzliches Tool.  

Die Auswahl und Einführung dieser Tools wird erst einmal einiges an Zeit und Geld kosten, lohnt sich aber auf Dauer auf jeden Fall. Selbst wenn du dich gegen hybrides Arbeiten entscheiden solltest, ist die Umstellung auf Softwaresysteme ein essenzieller Schritt in der digitalen Transformation deines Unternehmens. Und um Digitalisierung kommst du nicht herum, wenn du attraktiv und konkurrenzfähig bleiben möchtest.  

Hybride Arbeit hat viele Vorzüge und macht dein Unternehmen für Mitarbeitende attraktiver. Ein paar Dinge musst du beachten, um erfolgreich hybrid zu arbeiten, wenn du es richtige angehst, profitierst du langfristig. Die Einführung neuer Software wie beispielsweise eines DAMs kostet z. B. erstmal Ressourcen und muss auf Akzeptanz treffen. Mit einem guten Change Management ist das aber kein Problem. Betrachte den Wandel als Chance, die Digitalisierung ein deinem Unternehmen voranzutreiben. Beginne damit noch heute und teste pixx.io 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.