Digitalisierung: Kostenersparnis oder Budgetfresser?

Beschäftigst du dich mit dem Thema Digitalisierung, fällt dir vermutlich schnell auf, dass nicht zu digitalisieren keine Option zu sein scheint. Was dabei jedoch oft außenvor gelassen wird, sind die finanziellen Ressourcen, die du aufwenden musst.  Viele der Technologien sind. Schließlich nicht gerade günstig. Daher stellen wir uns die Frage: Lohnt sich Digitalisierung aus wirtschaftlicher Sicht? Spart sie auf lange Sicht mehr Kosten ein als sie verursacht, oder verbrennt sie mehr Geld als ihre Alternativen? 

Bist du noch unsicher, inwiefern du digitalisieren möchtest, macht eine erste Kostenaufstellung Sinn. Welche Ausgaben habt ihr momentan und an welcher Stelle könntet ihr umstellen? Und was benötigst du dafür? Erstelle dann eine Liste mit Anschaffungen, die ihr tätigen müsstet und beginne zu recherchieren. 

Wollt ihr z. B. eine Software einführen, informiere dich über die unterschiedlichen Anbieter am Markt. Achte dabei darauf, welche Funktionen für deine Arbeit vorhanden sein müssen. Hole dann die Angebote ein und mache eine Gegenüberstellung. Unterscheide dabei zwischen einmaligen Anschaffungskosten und wiederkehrenden Kosten. Trage am besten alles in einer Tabelle ein. 

So erhältst du eine erste grobe Übersicht darüber, was du bisher ausgibst und wie sich die Kosten durch Digitalisierung verändern würden. Du könntest an dieser Stelle bereits den Rotstift ansetzen und die teurere Option streichen. Jedoch solltest du vorher den Return on Investment errechnen. 

Du kennst bestimmt den Spruch “Never change a running system”.  Mit all den Kosten konfrontiert denkst du dir vielleicht genau das: Warum Geld ausgeben und Zeit investieren, wenn doch alles funktioniert? Es mag viel auf einmal sein, aber wenn du den ROI berechnest, wirst du feststellen, dass sich Digitalisierung lohnt. 

Digitalisierung zahlt sich nämlich in vielerlei Hinsicht aus: 

• Skalierbarkeit: Digitale Systeme ermöglichen eine schnelle Anpassung an wachsende Anforderungen ohne proportional steigende Kosten. 

• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die frühzeitig auf Digitalisierung setzen, erhalten Vorteile, indem sie agiler und effizienter arbeiten als ihre Mitbewerber.  

• Reduzierung von Fehlern und Verzögerungen: Automatisierte Systeme und digitale Tools verbessern die Qualität und Konsistenz der Ergebnisse, was langfristig Kosten spart. 

• Zeitersparnis: Digitale Prozesse lassen sich oft schneller abwickeln und schaffen Zeit für neue Projekte. Mehr Arbeit kann in kürzerer Zeit erledigt und Projekte schneller fertiggestellt werden. 

Wie hoch der ROI genau ist, hängt stark von der eingeführten Technologie ab. Möchtest du ein Digital Asset Management zur Verwaltung deiner Medien einführen, kannst du mit unserem ROI-Rechner herausfinden, wie hoch der Return ausfällt. 

Schauen wir uns einmal anhand eines Beispiels an, welche Kosten durch Prozesse verursacht werden, je nachdem ob sie digital oder analog ablaufen. 

Bei der Dokumentenverwaltung auf Papier fallen beispielsweise folgende Kosten im Jahr an: 

• Kosten für Papier: 0,02-0,10€ je nach Qualität 

• Anschaffungskosten Drucker: professionelle Multifunktionsgeräte starten ab ca. 500€, gehen aber schnell in die Tausende 

• Toner: Tonerpatronen kosten zwischen 50 und 150€ je nach Marke und es lassen sich ca. 1.500-5.000 Seiten mit einer Patrone drucken  

• Wartungskosten: Muss der Drucker regelmäßig gewartet werden, kommen weitere 50-200€ auf dich zu. Manche Hersteller bieten Serviceverträge an, in denen die Wartung enthalten ist. Diese können bei 100-500€ liegen.  

Gehen wir von 20.000 gedruckten Seiten im Jahr aus und rechnen mit den niedrigsten Preisen und der maximalen Tonerkapazität (wenn nur schwarz gedruckt wird), belaufen sich die Kosten auf 700€ pro Jahr. Im Anschaffungsjahr kommen noch 500€ für den Drucker hinzu. Das ist weniger als so manche Software. Selbst wenn wir weniger großzügig rechnen, erscheint analog auf den ersten Blick wesentlich günstiger. 

Die Druckkosten sind aber nur ein Teil der Rechnung. Es geht noch weiter.  

• Ablage/Archivierung: Die Dokumente müssen irgendwo abgeheftet werden. Ein Ordner kostet zwischen 1-5€ und Kisten zur Archivierung kosten 10-20€ das Stück. Je nachdem, wie viel Platz zur Verfügung steht, müssen zusätzliche Kosten für die Anmietung eines Lagerraums berücksichtigt werden. 

• Personalaufwand: Die Verwaltung der Dokumente muss von jemandem übernommen werden. Das kostet vor allem Zeit. Angenommen ein Mitarbeiter benötigt ca. 10 Minuten pro Dokument und verarbeitet 2.000 Dokumente im Jahr, benötigt er ca. 666,67 Stunden oder 82 Arbeitstage zur Verwaltung der Dokumente. Bei einem Stundenlohn von 20€ entspricht das 13.333,6€. 

Die Lagerung und Archivierung kostet dich ca. 240€ im Jahr, wenn wir etwaige zusätzliche Mietkosten nicht berücksichtigen. Dazu kommen die 700€ für den Druck und die Personalkosten. Ergibt in Summe ca. 14.273,60€. Die Kosten steigen, wenn man den Zeitverlust durch Dokumentensuche berücksichtigt, du einen höheren Stundenlohn zahlst oder mehr Dokumente verarbeitest. 

Betrachten wir nun die Kosten der digitalen Dokumentenverwaltung. Hier gibt es je nach Software sehr unterschiedliche Preise. Dropbox Business startet z. B. schon an 12€ pro Nutzer im Monat. Für nur 3€ mehr kannst du jedoch sich bereits die Basic-Version von pixx.io buchen und erhältst u. a. mehr Speicherplatz. Für die meisten KMU bietet sich jedoch die Pro-Version an. Deshalb nutzen wir diese für unsere Beispiel rechnung.  

Folgende Kosten fallen dann an: 

• Kosten pro Nutzer: Nicht jeder in deinem Team benötigt einen vollwertigen Zugang. Die meisten werden vermutlich nur Dokumente hoch- und herunterladen. Daher bietet es sich an Gastzugänge zu buchen. Buchst du also 5 vollwertige Benutzer in der Pro-Version, kostet das 150€ im Monat und zusätzliche 200€ pro Monat für 50 Gastbenutzer. Das macht 4.200€ im Jahr. 

• Personalaufwand: Durch die digitale Verwaltung reduziert sich der Personalaufwand um ca. 70%, was Kosten von nur noch 4.282€ im Jahr entspricht.  

• Anschaffungskosten: Es fallen keine zusätzlichen Kosten zur Implementierung von pixx.io an. 

• Weitere einmalige Kosten: Im Einführungsjahr musst du zusätzlichen Zeitaufwand für die Recherche nach der richtigen Software, Verhandlungsgeprächen mit dem Vertriebsteam, die Digitalisierung der Dokumente und die Mitarbeiterschulung berechnen. Die entsprechenden Kosten können sich einmalig auf zusätzliche 1.000-5.000€ belaufen. 

Dies entspricht jährlichen Kosten von 8.482€ und einmalig bis zu 5000€ für die Einführung. Deine Kosten reduzieren sich also um insgesamt beinahe 5.800€, auch wenn die Einführung unter Umständen teurer ausfällt. Du musst aber bedenken, dass die freigewordene Zeit in andere Projekte investiert wird, wodurch sich dein Umsatz schneller steigert.  

Außerdem schaffst du durch die Einführung weiterer digitaler Technologien noch mehr Zeit, die dann umsatzsteigernde Arbeiten fließen kann. Auf diese Weise sparst du weitere tausende Euro im Jahr.  

Digitalisierung trägt dazu bei, die Kosten in vielen Bereichen deines Unternehmens zu optimieren. Unternehmen, die in Technologie investieren und ihre Prozesse digitalisieren, schaffen sich nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern sichern sich auch ein zukunftsfähiges Geschäftsmodell. Möchtest du auch deinen ROI durch Digitalisierung steigern? Dann teste pixx.io 14 Tage lang kostenlos.