Proaktive Auskunftspflicht und § 32d UrhG: Verwende Bilder sicher

Nutzt dein Unternehmen Fotos, Grafiken, Videos und Co.? Seit dem7. Juni 2023 musst du Urhebern mindestens einmal im Jahr proaktiv Auskunft über die Nutzung ihrer Werke erteilen. Grund dafür ist die Neufassung des § 32d UrhG (Urheberrechtsgesetz). Wenn du der Auskunftspflicht nicht nachkommst, kann das für deinen Arbeitgeber nicht nur teuer werden, sondern auch dessen Image schädigen. Was hinter der proaktiven Auskunftspflicht steckt und was du jetzt tun musst, um dein Unternehmen vor rechtlichen Folgen zu schützen, beantwortet dieser Blogartikel.

Wenn du in einem kreativen Team arbeitest, zum Beispiel im Marketing eines Unternehmens oder einer Behörde, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du mit urheberrechtlich geschützten Werken arbeitest. Das sind unter anderem:

• Fotos

• Grafiken

• Videos

• Musik

• Stock-Bilder und -Videos

In Blogartikeln, auf Produktseiten, in Social-Media-Kampagnen und überall, wo Bilder, Grafiken und andere Media Dateien für Aufmerksamkeit sorgen, greift für dein Unternehmen in der Regel das Urheberrechtsgesetz (UrhG). Dazu gab es jetzt eine wichtige Neufassung des § 32d UrhG.

Und diese Neuerung hat es in sich: Ab dem 2023 müssen Vertragspartner von Urhebern diesen einmal jährlich Auskunft darüber geben, in welchem Umfang ihre Werke genutzt werden und welche Erträge und Vorteile daraus gezogen werden.

Bisher durften Urheber diese Auskunft auf Nachfrage einfordern. Jetzt wird daraus allerdings eine proaktive Auskunftspflicht, der Unternehmen einmal im Jahr nachkommen müssen.

Für wen gilt die proaktive Auskunftspflicht aus § 32d UrhG?

Grundsätzlich betrifft die Auskunftspflicht Unternehmen, die Verträge mit Urhebern eingehen und zum Beispiel Fotos von Fotografen oder längere Werbetexte verwenden. Die Auskunftspflicht gilt dabei für alle Werke, für die Vertragspartner sich entgeltliche Nutzungsrechte haben einräumen lassen.

Warum war eine Änderung im Urheberrecht notwendig?

In der Praxis ist es häufig so, dass selbstständige Fotografen immer umfangreichere Nutzungsrechte an finanzstarke Unternehmen übertragen und dafür immer weniger Geld bekommen. Die proaktive Auskunftspflicht hilft ihnen jetzt, den Wert ihrer Werke besser einzuschätzen, um eine angemessene Bezahlung für ihre Leistung geltend zu machen.

Ausnahmen von der Auskunftspflicht wird es nur wenige geben. Wenn dein Unternehmen darauf spekuliert oder seiner Auskunftspflicht im Urheberrecht bewusst nicht nachkommt, dürfen Urhebervereinigungen einen Unterlassungsanspruch geltend machen und die Auskunft gerichtlich einklagen.

Das verursacht nicht nur Gerichtskosten und Ordnungsgelder, sondern schadet auch dem Image von Unternehmen. Besser ist es also, die proaktive Auskunftspflicht ernst zu nehmen und ihr sorgfältig nachzugehen.

Je früher du dich darum kümmerst, desto entspannter kannst du dem 7. Juni 2023 entgegensehen.

Momentan ist davon auszugehen, dass auf die meisten Nutzer von urheberrechtlich geschützten Werken eine Menge Arbeit zukommt. Die Auskunft über die Nutzung von Bildern und anderen Media Dateien müssen verständlich aufbereitet sein und vermitteln, welchen wirtschaftlichen Wert die verwendeten Werke besitzen.

Ab wann müssen Unternehmen handeln?

Das neue Urheberrecht ist bereits in Kraft getreten. Stichtag für die erste proaktive Auskunft an deine Vertragspartner ist der 7. Juni 2023 – die Auskunft muss dann alle Werke berücksichtigten, die ab dem 7. Juni 2022 zum Einsatz kamen und für die zwischen dem 1. Januar 2008 und dem 7. Juni 2021 Verträge geschlossen wurden.

Kurz gesagt: Ab jetzt ist es wichtiger denn je, einen Überblick über Verträge mit Urhebern und die Verwendung ihrer Werke zu haben. Die Pflicht zur Auskunft gilt übrigens auch, wenn Unternehmen Bilder mit Urheberrecht verwenden wollen, die im Ausland entstanden sind.

Wenn du ein Digital Asset Management (DAM) verwendest, sparst du dir schon im Vorfeld der jährlichen Auskunft eine Menge Zeit und Arbeit. Mit pixx.io schaffst du zum Beispiel ganz einfach Ordnung in deinen Lizenzen und siehst auf einen Blick, welche Bilder aktuell in deinem Unternehmen verwendet werden. Denn dein Team weiß dank pixx.io, wofür es ein Bild nutzen darf und sieht, für welche Kanäle eine Datei freigegeben ist.

Das DAM mit ISO 27001-Zertifizierung bietet ein integriertes Lizenzmanagement und speichert Daten sicher auf Servern in Deutschland – damit erfüllst du alle Anforderungen, die das Urheberrechtsgesetz, der deutsche Datenschutz und die interne IT-Policy an dich stellen.

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Mit dem neuen Urheberrechtsgesetz wird Compliance auch für Media Dateien relevant. Die wichtigsten Fakten zur proaktiven Auskunftspflicht kennst du jetzt. Für einen Deep-Dive in das Thema empfehlen wir dir die Insights von Sebastian Deubelli. Der Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht berät und vertritt Kreative aller Art in großen und kleinen Unternehmen.

Sebastian Deubelli ist Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht und gibt dir im Whitepaper Tipps für eine rechtssichere Bildnutzung.

So unterstützt dich pixx.io bei der Vorbereitung auf die proaktive Auskunftspflicht:

• Im Webinar fasst Sebastian alles zusammen, was du wissen musst und beantwortet Fragen von Teams, die das Thema genau wie du angehen müssen.

• Im Whitepaper zur proaktiven Auskunftspflicht findest du außerdem eine Checkliste für die sichere Verwendung von Bildern und steigst noch tiefer in das wichtige Compliance-Thema ein.

Das Thema Bildnutzung wird mit dem neuen Paragrafen zu einem Compliance-Thema. Das klingt alles erst einmal komplex und anstrengend. Mit etwas Vorbereitung und den richtigen Tools ist die Umsetzung am Ende allerdings halb so wild.

Teile dein neues Wissen über § 32d UrhG am besten gleich mit deinem Team. Gemeinsam mit deinen Kollegen findest du schneller die richtige Strategie und hast dann schon bald wieder mehr Zeit, dich kreativen Herausforderungen (rechtssicher) zu stellen.

Welche Rechte hat ein Urheber?

Personen, die ihre eigenen Ideen in eine erfassbare Form bringen, sind Urheber, deren Werke vom Urheberrecht geschützt sind. Schöpfer eines Werkes haben unter anderem das Recht, ihre Werke zu verbreiten, auszustellen oder aufzuführen. Zudem haben sie das Recht darauf, zu entscheiden, wie ihre Werke verwertet werden. Um zum Beispiel einem Unternehmen ein Nutzungsrecht einzuräumen, können Urheber Verträge abschließen und sich entlohnen lassen.

Welche Pflichten haben Verwerter?

Verwerter dürfen Nutzungsrechte an einem Werk erwerben und damit finanziellen Gewinn erzielen. Mit dem neuen Urheberrecht sind sie nun verpflichtet, über die Nutzung und die erzielten Gewinne Auskunft zu erteilen.

Wie lange gilt das Urheberrecht?

Urheberrechtliche Werke sind bis 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers geschützt. Nach dem Tod des Urhebers geht das Recht auf die Erben über.