Home Office mit Plan: Mit diesen Tools gelingt es

Home Office gehört mittlerweile zum Alltag. Doch die digitalen Prozesse bei der Remote-Work sind noch nicht bei allen glatt gezogen mit unseren Tipps erfährst du mehr zu den idealen Home Office Tools.

Wir liefern mit diesem Beitrag eine Übersicht einiger sehr nützlicher Tools, die bei der Organisation, Verwaltung und Kommunikation beim Arbeiten von zu Hause aus helfen und eine sehr wertvolle Unterstützung zur Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts darstellen.

Der Vorteil aller Angebote in diesem Artikel: Es handelt sich um sogenannte SaaS-Angebote (Software-as-a-Service). Durch die Organisation in der Cloud, also auf einem Server im Internet, können alle Mitarbeiter unabhängig vom Aufenthaltsort und vom Endgerät darauf zugreifen. Es braucht nur einen Computer (Betriebssystem egal), Internetzugriff und einen Internetbrowser. Eine VPN-Verbindung oder weitere Hardware wird nicht benötigt.

Bitte beachten: Wir erwähnen hier Tools, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben. Natürlich gibt es in jeder Kategorie auch noch alternative Software. Unsere Liste hat also keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Chat-Programme wie WhatsApp oder Skype dürften die meisten aus dem privaten Bereich kennen. Letzteres eignet sich bedingt auch, um mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren. Besser ist zum Beispiel die Messenger-Software Slack. Denn hier lassen sich nicht nur Textnachrichten und Dateien mit einzelnen Mitarbeitern austauschen, es gibt auch die Möglichkeit, Team- und Projektchannels anzulegen oder einen Kanal für das gesamte Unternehmen.

Manches lässt sich besser in einem persönlichen Gespräch abklären, dafür gibt es die Anrufe-Funktion, neben gewöhnlichen Audio-Calls sind auch Videoanrufe möglich. Außerdem lässt sich der Bildschirm teilen – so lassen sich zum Beispiel Präsentationen halten oder Designs besprechen oder Probleme in einer Software zeigen. Auch Meetings und Besprechungen mit mehreren Teilnehmern sind möglich. Eine mögliche Alternative zu Slack ist Microsoft Teams, das eingangs erwähnte Skype macht Anrufe und Videoanrufe ebenfalls möglich.

Wo man sich im Büro bei einfachen Abläufen auch mal schnell on-the–fly abstimmen kann oder der Chef regelmäßig mit Aufgaben auf der Matte steht, braucht es in Unternehmen mit komplexeren Abläufen und vor allem im Home Office einen Helfer, der einem sagt, was es noch zu tun gibt. Für einfache Aufgaben mag da zum Beispiel eine To-Do-Liste wie Wunderlist bzw. Microsoft To Do ausreichen, zusammenhängende Aufgaben lassen sich zum Beispiel mit Trello abbilden. Eine Mischung aus beidem bietet die Software Zenkit.

Für komplexe Aufgaben und Projekte sind Projektmanagementtools wie Wrike oder Asana beinahe unumgänglich. Wichtig ist, dass du dir die Leistungen vorher genau anschaust, denn die Angebote unterscheiden sich in puncto Funktionsumfang teilweise stark.

Im Office werden Dateien oft auf einem gemeinsamen Laufwerk abgelegt, auf das jeder Mitarbeiter zugreifen kann. Sind die Rechner zu Hause nicht entsprechend eingerichtet, fehlt dieser Zugriff. Alternativ können zum Beispiel Cloud-Speicher wie Google Drive, Onedrive von Microsoft oder Dropbox genutzt werden.

Die Dienste speichern Dateien auf Internetservern, stellen einen privaten Bereich zur Verfügung und erlauben, Dateien für andere Nutzer freizugeben. Bis zu einer gewissen Speichergrenze sind die Dienste sogar kostenlos. Wer ausschließlich Daten verschicken will, kann einen kostenlosen Transferdienst wie WeTransfer dafür nutzen.

Wer viel mit Bildern, Videos, Dokumenten und anderen Dateien arbeitet, verwaltet diese am besten mit pixx.io, dem Bildverwaltungs bzw. Digital-Asset-Management-System. Auch hier werden alle Dateien zentral in der Cloud gespeichert, anders als bei den oben genannten Cloudspeichersystemen ist DAM-Software allerdings auf die professionelle Verwaltung von Mediendateien ausgelegt: Organisieren, Teilen und Integrieren ist damit kein Problem – der gesamte Medienworkflow wird mit einer DAM-Software optimiert.

Der Vorteil: Nutzer haben jederzeit und von überall aus Zugriff auf benötigte Dateien. Dadurch, dass jeweils nur ein Original in der Cloud abgelegt wird, steht immer die aktuellste Version zur Verfügung und kann in beliebiger Auflösung und im gewünschten Format heruntergeladen werden. Auch das Teilen intern mit Kollegen und extern, etwa mit Partnern, Agenturen oder Händlern ist einfach und schnell möglich und für größere Empfängergruppen erstellst du einfach ein Medienportal.

Für die Integration in deine Systemumgebung sorgen zahlreiche Plugins, etwa für Photoshop, InDesign und Illustrator, die deinen Medienpool direkt in die Adobe-Programme integrieren. Also: Dateien im Programm suchen, öffnen oder einfügen und nach Bearbeitung wieder direkt in pixx.io abspeichern. Weitere Integrationen gibt es zum Beispiel für Microsoft Office-Programme, Content-Management-Systeme wie WordPress, TYPO3 und Neos und das Product-Information-System Akeneo. Über die API-Schnittstelle lässt sich jedes weitere Drittsystem an dein pixx.io-Medienpool anbinden.

Natürlich sorgt eine DAM-Software wie pixx.io auch im normalen Büroalltag zur Optimierung deines Medienworkflows und damit für weniger Stress und mehr Zeit für die wesentlichen Dinge. Im Home Office braucht es allerdings eine ganz besondere Ordnung bei der Organisation deiner Mediendateien, schließlich arbeiten hier viele Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten aus mit denselben Dateien – das kann schnell chaotisch werden.

Tipp: pixx.io gibt’s als Gratis-Testversion, die dir 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich zur Verfügung steht.

Einige Unternehmen können ihren Kundensupport ohne weitere Hilfe per Telefon oder soziale Medien erledigen, andere brauchen dafür ein Ticketsystem wie es zum Beispiel Zendesk anbietet. Die Software enthält auch ein sogenanntes Helpcenter, in das Hilfeartikel eingebaut werden können, wodurch Kunden viele Fragen und Probleme selbst bereits abklären können, ohne erst Kontakt zu dir aufnehmen zu müssen.

Um Softwareprobleme zu lösen oder etwa bei der Installation oder Konfiguration von Software zu helfen, eignet sich etwa TeamViewer. Damit kann der Kunde nicht nur seinen Bildschirm mit dir teilen, sondern auch die Steuern seines Systems an dich abgeben. Das erlaubt dir die Einstellungen per Fernsteuerung vorzunehmen.