Excel vs. Kollaborationstools: Was ist besser für die Marketingplanung?

Wenn es dir beim Gedanken an die nächste Marketingplanung kalt den Rücken runterläuft, ist es Zeit für Veränderung! Eine anspruchsvolle Aufgabe wie die Marketingplanung braucht starke Planungswerkzeuge. Doch was ist besser dafür: Excel oder ein Kollaborationstool?  

Ein Marketingplan ist ein wichtiger Orientierungspunkt für Marketing-Teams: Er fasst alle Aktivitäten zusammen, die für einen bestimmten Zeitraum geplant sind, zum Beispiel im nächsten Quartal, und legt Deadlines, Ressourcen und Verantwortlichkeiten fest.  

Der Schwerpunkt kann dabei auf strategischen Zielen oder auf konkreten Vorhaben wie dem Launch eines neuen Produkts oder der Content-Produktion liegen. Die Planung der Marketingaktivitäten nehmen einige Teams in einem Dokument wie etwa einer Excel-Datei vor, andere setzen dabei eher auf digitale Tools wie Projektmanagementsoftware.  

Welches Planungswerkzeug besser ist, hängt dabei von den Anforderungen des jeweiligen Marketing-Teams ab. Lass uns gemeinsam herausfinden, welche Vor- und Nachteile verschiedene Planungs-Tools haben. 

Einer der größten Vorteile des Tabellen-Tools von Microsoft ist seine Bekanntheit. Ob Berufseinsteiger oder Professional – fast jeder hat schon mal mit Excel gearbeitet. Die Basics sind schnell gelernt und viele Aufgaben lassen sich in Excel intuitiv erledigen.  

Außerdem fallen für das Tool keine Kosten an, sofern dein Unternehmen in der Microsoft-Welt arbeitet. Deshalb greifen vor allem kleinere Teams und Startups häufig auf Excel zurück, um ihre Marketing- und Projektpläne zu strukturieren. 

Marketing-Teams können für ihre Planungen eine Marketingplan-Excel-Vorlage verwenden und an ihre Bedürfnisse anpassen oder eine eigene Excel-Datei erstellen, um damit Termine zu sortieren, Budgetberechnungen durchzuführen und Kampagnenkennzahlen im Blick zu behalten.  

An welchen Stellen ist der Einsatz von Excel nachteilig? 

Sobald die Komplexität und der Umfang der Marketing-Projekte wachsen, stößt Excel allerdings schnell an seine Grenzen. Je mehr Kollegen oder Externe mit der Planungstabelle arbeiten müssen, desto schwieriger wird die Zusammenarbeit und desto schneller schleichen sich Fehler oder Missverständnisse ein. 

Zwar bietet Excel eine Kommentarfunktion. Allerdings ist es schwierig, Änderungen und Abstimmungen nachvollziehbar und transparent vorzunehmen. Ist die Marketingplanung nicht zentral und als Online-Datei abgelegt, kann es obendrein zu Versionskonflikten kommen. Hinzu kommt, dass Excel nur eingeschränkte Integrationen mit anderen Systemen erlaubt, was den Datenaustausch mit E-Mail-Marketing- oder CRM-Systemen erschwert.  

Im Gegensatz zu Excel sind moderne Projektmanagement-Tools speziell für die Zusammenarbeit im Team oder mit Menschen außerhalb des Unternehmens entwickelt worden. Sie bieten Marketing-Teams vielfältige Funktionen und helfen zum Beispiel dabei, Aufgaben zu verwalten, Fortschritte zu verfolgen und transparent im Team zu kommunizieren. 

Solche Tools bieten die Möglichkeit, gemeinsam und in Echtzeit an einem Projekt zu arbeiten. Alle Beteiligten haben einen klaren Überblick über den Projektstand und können Kommentare hinterlassen oder Aufgaben priorisieren. Das erleichtert die Arbeit mit dem Marketingplan. 

Je nach Tool lässt sich die Marketingplanung in verschiedenen Formaten anlegen und anzeigen, zum Beispiel in der Kalenderansicht, als Kanban-Board oder als To-Do-Liste. Marketing-Teams können damit ihre Ressourcen einfacher planen und Aufgaben besser priorisieren.  

Viele Kollaborationstools bieten außerdem Integrationen mit anderen Anwendungen, wie CRM oder E-Mail-Marketing-Tools, und fügen sich nahtlos in die bestehende Marketing-Infrastruktur ein. 

Was sind Herausforderungen für Projekt-Tools? 

Tools für das Projektmanagement sind komplexer als eine Excel-Tabelle. Um die unterschiedlichen Funktionen solcher Tools zu verstehen und effizient einzusetzen, ist Einarbeitung erforderlich. Nicht zu unterschätzen sind darüber hinaus die anfallenden Abogebühren, die sich in der Regel nach der Teamgröße und dem gewünschten Funktionsumfang richten.  

So praktisch ein großer Funktionsumfang ist: Manche Kollegen könnten sich überfordert oder gestresst fühlen. Denn in einem Projektmanagement-Tool laufen viele Informationen zusammen, es ploppen ständig Benachrichtigungen auf und die Pflege einzelner Tasks kann aufwendig sein.  

Ohne Guidelines und bei falscher Handhabung kann die Marketingplanung in einem Kollaborationstool schnell unübersichtlich werden, was am Ende den versprochenen Produktivitätsgewinn zunichtemacht. 

Vor- und Nachteile von Excel und Kollaborationstools im Überblick 

Wenn du für deine Marketingplanung ein Projektmanagement-Tool nutzen willst, hast du die Qual der Wahl. Viele Tools bieten ähnliche Funktionen, unterscheiden sich aber im Preis und bei den Integrationen. Wichtig ist, dass das Tool zu deinen Prozessen und den Anforderungen deines Teams passt.  

Hier eine Übersicht der beliebtesten Projektmanagement-Tools, die speziell für das Marketing geeignet sind: 

• Asana ist ein übersichtliches und vielseitiges Tool, in dem du verschiedene Marketingpläne, Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten organisieren kannst.  

• Jira wurde ursprünglich als Planungstool für die Software-Entwicklung entwickelt und ist entsprechend komplex. Deshalb eignet es sich für große Marketing-Teams mit umfangreichen Projekten. Besonders gut eignet sich das Tool für Teams, die regelmäßig mit der IT-Abteilung oder Webdesignern zusammenarbeiten. 

• Notion kombiniert Projektmanagement mit Wissensmanagement und ist für Teams interessant, die neben ihrer Marketingplanung auch Dokumente, Ideen und Notizen an einem Ort verwalten möchten. In Sachen Design ist das Tool flexibel und überlässt dir, welche Darstellungsform und welche Schwerpunkte du für die Marketingplanung wählen möchtest. 

• Monday.com bietet viele Integrationen und fügt sich nahtlos in deine Workflows ein. Das Tool funktioniert ähnlich wie Asana und ist gut dafür geeignet, den Fortschritt deiner Marketingpläne zu überwachen. 

• Trello ist eine weitere Alternative zu Asana und basiert auf dem Kanban-Prinzip. Du kannst deinen Marketingplan damit in Aufgabenpakete unterteilen und so einfach den Fortschritt und die Verantwortlichkeiten einzelner To-Dos monitoren. 

• Scompler richtet sich vor allem an Marketing-Teams mit Content-Schwerpunkt. Es vereinfacht die Planung und Verwaltung von Inhalten und unterstützt dich dabei, deine Kanäle stets mit frischen Inhalten zu füllen.  

Werkzeuge für KPIs und Organisation 

Wie Marketing-Teams ihre Planung erledigen, ist individuell und reicht von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu komplexen Jira-Boards mit verschiedenen Sprints, in denen alle Abteilungen zusammenarbeiten. Deshalb gibt es keine All-in-One-Lösung für die Marketingplanung.  

Je nachdem, was bei deiner Marketingplanung wichtig ist, brauchst du deshalb in der Regel zusätzliche Helfer, die dich zum Beispiel beim Tracken deiner KPIs unterstützen oder das Management von Kampagneninhalten erleichtern.  

• Google Analytics: Das Tracking-Tool von Google ist für Websitebetreiber unverzichtbar. Es zeigt dir, wie gut deine Marketinginhalte performen, wie deine Inhalte konvertieren und welche Kampagnen den größten Impact in einem bestimmten Zeitraum gebracht haben. 

• HubSpot: Wenn es um das Sammeln von Leads geht oder darum, Nurturing- und Mail-Strecken DSGVO-konform und professionell einzurichten, ist HubSpot ein wichtiger Helfer für Marketing-Teams. In der Plattform lassen sich verschiedene Marketingmaßnahmen durchführen und überwachen.  

• pixx.io: Für Marketing-Teams, bei denen Kampagnen und Content im Fokus stehen und die unzählige Mediendateien im Griff haben müssen, ist das Tool für Digital-Asset-Management (DAM) ein Muss. pixx.io speichert Grafiken, Videos und Präsentationen an einem zentralen Ort. Du kannst in deinem Projektmanagement-Tool einfach einen Link ins DAM hinterlegen und schon können Content- und Design-Profis gemeinsam daran arbeiten. 

In einem Projektmanagement-Tool stehen dir unendlich viele Möglichkeiten zur Verfügung, deine Marketingmaßnahmen zu planen. Damit du dabei strukturiert vorgehen kannst, haben wir ein paar Tipps für dich: 

• Lege fest, welche Ziele du mit deiner Marketingplanung konkret erreichen willst. Das hilft dem Team, fokussiert zu bleiben. 

• Definiere Erfolgskennzahlen und gewünschte Ergebnisse, an denen ihr am Ende des Planungszeitraums euren Erfolg messen könnt. 

• Bei der Planung konkreter Aufgaben ist es wichtig, Verantwortlichkeiten festzulegen und zu entscheiden, wann eine Aufgabe als erledigt gilt.  

• Denke daran, den Umfang und das Budget zu planen.  

• Lege Deadlines fest und definiere, welche Aufgaben von anderen abhängen, damit du deine Marketingplanung auch in der Kalenderansicht deines Tools ansehen kannst. 

Tipp: Viele Tools bieten Vorlagen für Projekte, die du für deine Marketingplanung heranziehen kannst. 

Ob Excel oder ein Kollaborationstool wie Asana oder Notion für dein Team besser geeignet ist, hängt von eurer Arbeitsweise und der Komplexität eures Marketings ab. Unsere Übersicht hilft dir bei der Entscheidung. 

Beim Organisieren von Marketingmaterial ist pixx.io dein zuverlässiger Helfer. Willst du mehr über das DAM-Tool erfahren? Dann empfehlen wir dir unseren Deep-Dive in die Welt des Digital Asset Managements. 

Und in unserem Blog versorgen wir dich regelmäßig mit Tipps für dein Marketing und effiziente Workflows!