Digitalisierung in Unternehmen: So starten KMU digital durch

Unter den Top-Trends für Unternehmen ist die Digitalisierung zu einem Dauerbrenner geworden. Die digitale Transformation ist längst nicht bei allen Unternehmen vollzogen – gehört dein Unternehmen zu denen, deren digitale Reise gerade erst beginnt? Dann begleitet unsere Digitalisierungs-Reihe dich dabei. Wir starten mit der Frage, was Digitalisierung für Unternehmen überhaupt bedeutet.  

Im Internet findest du unzählige Definitionsversuche für den Begriff Digitalisierung. Viele Erklärungen sind schwammig – deshalb verwundert es nicht, dass Unternehmen sich bei der Umsetzung der Digitalisierung so schwertun.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) definiert Digitalisierung als einen Weg, um mithilfe von Daten und Algorithmen verschiedene Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle zu verbessern. Vereinfacht gesagt geht es bei der Digitalisierung also darum, Daten zu nutzen, um Bestehendes zu optimieren. 

Konkret heißt das: Manuelle Prozesse werden durch den Einsatz digitaler Technologien automatisiert und mit anderen Prozessen vernetzt, um mehr Effizienz zu erreichen. Das verschafft den Unternehmen große Zeit- und Kostenersparnisse, während die Kunden von besseren Produkten und Services profitieren. 

Es geht also um Entlastung auf der einen und das Schaffen von Mehrwert auf der anderen Seite. Was bei der Definition auch mitschwingt: Die Digitalisierung ist kein Meilenstein, sondern ein fortlaufender Prozess, der Unternehmen über eine lange Zeit begleiten wird. 

Quelle: Institut der deutschen Wirtschaft

Das liegt unter anderem am technologischen Fortschritt, der niemals Halt macht und durch den sich die Werkzeuge für die Verbesserung von Unternehmensprozessen stets weiterentwickeln. Laut dem KfW-Digitalisierungsbericht von 2022 zur Digitalisierung im Mittelstand liegt Deutschland beim Einsatz solcher digitalen Technologien in Unternehmen international im unteren Mittelfeld.

Zwar hat die Corona-Pandemie die digitale Transformation in vielen kleinen und großen Unternehmen beschleunigt. Der Digitalisierungsindex des BMWK zeigt allerdings, dass die Geschwindigkeit im zweiten Corona-Jahr in einigen Branchen wieder leicht abgenommen hat – und dass der Grad der Digitalisierung je nach Branche sehr unterschiedlich ausfällt.

Ein genauer Blick auf das Reifegradmodell der Digitalisierung zeigt außerdem deutlich, dass die Branchen in verschiedenen Bereichen der Digitalisierung deutlich über oder unter dem Durchschnitt liegen. Während Tourismusunternehmen Experten darin sind, ihren Absatz zu digitalisieren, hängen bei den digitalen Geschäftsmodellen die Vertreter der IKT-Branche alle anderen Branchen locker ab. 

Warum dein Unternehmen bei der Digitalisierung aufholen sollte

In einigen Bereichen sind Branchen wie Tourismus oder Maschinenbau besser aufgestellt, in anderen haben andere Branchen die Nase vorn. Auch wenn die Digitalisierung kein Wettbewerb ist, sollte dein Unternehmen sich nicht abhängen lassen, um langfristig erfolgreich zu bleiben. 

Denn zum einen zerbricht sich auch eure Konkurrenz schon den Kopf darüber, wie sie die digitale Wende am einfachsten schafft. Zum anderen bietet die Digitalisierung viele Chancen, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen.

Diese Gründe sprechen dafür, die Digitalisierung zu priorisieren:

• Im Zuge der Digitalisierung eröffnen sich neue Perspektiven auf bestehende Prozesse. Dein Unternehmen erkennt einfacher, wo unbearbeitete Umsatzpotenziale liegen, und ist in der Lage, neue Geschäftsmodelle schneller zu entwickeln.

• Wer digitalisiert, ist schneller in der Lage, auf Trends und Veränderungen zu reagieren. Durch flexible Prozesse baut dein Unternehmen Resilienz und zukunftsfähige Strukturen auf und bleibt langfristig wettbewerbsfähig.

• Moderne Prozesse beseitigen Fehlerquellen und Ineffizienz und entlasten damit die Menschen in deinem Unternehmen. Das steigert die Motivation und die Produktivität – und zieht im besten Fall neue Fachkräfte an. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das in doppelter Hinsicht vorteilhaft.

• Neukunden zu gewinnen ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Durch die Digitalisierung können Unternehmen die Bedürfnisse der Kunden besser verstehen und passende Produkte und Dienstleistungen anbieten. Außerdem bieten digitale Technologien bessere Möglichkeiten, um mit Kunden zu interagieren.

• Zwar bedeutet die Digitalisierung in Unternehmen, dass zunächst Geld investiert werden muss. Allerdings sind die Effizienzgewinne in der Regel so groß, dass sich die Investition langfristig gesehen rechnet und die digitale Transformation Kosten und vor allem Zeit spart.

Digitalisierung ist ein breites Feld, das haben wir inzwischen geklärt. Genauso vielfältig wie die Definitionsversuche sind auch die Formen der Digitalisierung, die von Online-Shops über Self-Service-Portale bis hin zu KI-Assistenten reichen. 

Welchen Digitalisierungsweg dein Unternehmen gehen möchte, hängt von euren Unternehmenszielen, der Branche und euren spezifischen Anforderungen ab. Die folgende Übersicht stellt deshalb nur einen Ausschnitt der Möglichkeiten für Unternehmen dar. 

Automatisierung von Prozessen

Immer wieder anfallende Aufgaben, die bisher manuell erledigt wurden, lassen sich mit passenden Tools automatisieren. Zeitraubende Tätigkeiten übernehmen eine Software oder ein Roboter und der Mensch hat wieder mehr Zeit, um den Fokus wieder auf wertschöpfende Aufgaben zu legen. 

Typische Beispiele für diese Digitalisierungsform sind die Robotic Process Automation (RPA), also die Automatisierung mit Software-Robotern, oder der Einsatz eines Systems für das digitale Workflow-Management, das Arbeitsabläufe unterstützt und vereinfacht.

Digitalisierung der Kommunikation

Eine weitere Form der Digitalisierung ist der Aufbau von digitalen Kommunikations- und Vertriebskanälen. Deine Unternehmenswebsite ist ein wichtiger Baustein dafür. Dazu gehören außerdem soziale Medien, E-Mail-Marketing oder E-Commerce-Plattformen wie Online-Shops und Marktplätze. 

Digitale Vertriebskanäle ermöglichen es deinem Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen standortunabhängig anzubieten und für neue Zielgruppen zugänglich zu machen. 

Datenanalyse und Big Data

Daten sind der wichtigste Baustein der Digitalisierung. Sie liefern wertvolle Erkenntnisse für Verbesserungen. Doch durch den technologischen Fortschritt und die Digitalisierungsbestrebungen von Unternehmen wächst die Zahl der produzierten Daten Tag für Tag. 

Die Datenflut bezwingt dein Unternehmen durch den Einsatz von Analysetools. Software für die Analyse von großen Datenmengen (Big Data) hilft Unternehmen dabei, Muster zu erkennen und Struktur in die Daten zu bringen, um sie besser zu organisieren. 

Mit solchen Tools gewinnt dein Unternehmen zum Beispiel Erkenntnisse über das Kundenverhalten, über Markttrends, oder für das Risikomanagement.

Umzug von Infrastrukturen in die Cloud

Eine wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung in Unternehmen ist das Schaffen einer passenden Infrastruktur, die die Arbeit mit Daten und vernetzten Prozessen unterstützt. Viele Unternehmen setzen deshalb heute vermehrt auf Cloud-basierte Infrastrukturen als auf eigene Server. 

Es gibt heute zahlreiche Anbieter von Cloud-Software, die Unternehmen für verschiedene Aufgaben oder das Auslagern von Daten nutzen können. Sie sparen sich damit Kosten für die Wartung von Servern und für Rechenleistung und sind flexibler, wenn es um das Skalieren und Anpassen der Software geht. 

Außerdem sind Cloud-Dienste die Grundlage dafür, dass Teams standortunabhängig zusammenarbeiten können. Während der Pandemie ist Remote-Work auch in kleineren und etablierten Unternehmen immer wichtiger geworden.

Mit einer Cloud-Infrastruktur lässt sich diese Entwicklung weiterverfolgen. pixx.io bietet zum Beispiel die Möglichkeit, alle digitalen Inhalte wie Bilder, Videos, Produktdatenblätter, Präsentationen und ähnliches in einer zentralen Onlinebibliothek zu speichern und von jedem Standort aus gemeinsam zu bearbeiten. Das verbessert viele Prozesse in der Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass keine Dateien mehr doppelt abgelegt oder versehentlich gelöscht werden.

Vernetzung von Maschinen im Industrial Internet of Things (IIoT)

Im Industrieumfeld, wo man eher von Industrie 4.0 als von der Digitalisierung spricht, ist das IIoT eine wichtige Form der Digitalisierung. Dabei geht es um die sensorgestützte Vernetzung von physischen Geräten wie Maschinen, Pumpen und Kompressoren mit dem Internet der Dinge in der Industrie. 

Dein Unternehmen kann die Daten von vernetzten Maschinen und Anlagen zum Beispiel nutzen, um den Betrieb zu analysieren und die Effizienz zu verbessern oder Wartungen gezielt zu planen. Damit sind außerdem neue Geschäftsmodelle umsetzbar, wie die Remote-Wartung. Dabei muss der Servicetechniker nicht mehr vor Ort in der Anlage sein, um sie zu reparieren, sondern leitet den Techniker seines Kunden durch die Reparatur.

Künstliche Intelligenz (KI) 

Spätestens seit ChatGPT für alle Interessierten nutzbar ist, dürfte klar sein: Der KI gehört die Zukunft. Dein Unternehmen profitiert bei der Digitalisierung davon, indem es mithilfe von KI-Technologien automatisierte Entscheidungen trifft, Muster erkennen und Vorhersagen trifft. 

Die Anwendungen reichen von Chatbots und virtuellen Assistenten bis hin zu personalisierten Produktempfehlungen für deine Kunden und zur Prozessoptimierung für dein Team.

So verlockend die Möglichkeiten und Chancen digitaler Technologien sind, so groß sind die Hürden für Unternehmen bei der Implementierung. Gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die Zeit und die Kompetenz, ein Digitalisierungsprojekt aufzusetzen. 

Außerdem ist die Digitalisierung in Unternehmen ein globales Thema, bei dem alle an einem Strang ziehen müssen. Damit das Projekt der digitalen Transformation in deinem Unternehmen gelingt, ist eine Strategie notwendig. Folgende Punkte solltest du beachten:

• Bestandsaufnahme machen: Für eine Digitalisierungsstrategie muss zunächst klar sein, wo dein Unternehmen steht und wohin die digitale Reise gehen soll. Identifiziert am besten Bereiche, in denen die Digitalisierung großes Potenzial für Umsatzwachstum oder Verbesserungen bringt und startet dort. Um ein Reifegradmodell der Digitalisierung für dein Unternehmen zu erstellen, gibt es beim BMWK verschiedene Onlinechecks.

• Alle abholen: Da die Digitalisierung bei KMU und allen anderen Unternehmen ein ganzheitlicher Prozess ist, müssen alle Mitarbeiter involviert werden. Es ist wichtig, digitale Kompetenz aufzubauen und allen im Unternehmen die Angst vor Veränderung zu nehmen. Stell sicher, dass die Vorteile des Projekts klar vermittelt werden und alle ihre Bedenken und Wünsche äußern können. Dann ziehen am Ende alle an einem Strang und ihr kommt schneller voran.

• Strategisch planen: Egal, wo dein Unternehmen die Digitalisierung startet und welche Digitalisierungsformen ihr wählt – das Thema muss ganzheitlich gedacht und strategisch geplant sein. Deshalb ist es wichtig, Verantwortlichkeiten festzulegen und alle relevanten Stakeholder einzubeziehen. Silodenken hat bei der Digitalisierung der Arbeitswelt und der Unternehmensprozesse nichts zu suchen. Stattdessen müssen alle Abteilungen zusammenarbeiten und sich auf eine Strategie einigen.

• Förderungen nutzen: Für die Digitalisierung in Unternehmen gibt es von Bund und Ländern verschiedene Förderprogramme und finanzielle Zuschüsse. Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass es so etwas gibt. Wenn du herausfinden willst, ob dein Unternehmen förderfähig ist, nutze die Förderdatenbank des BMKW als erste Anlaufstelle.

Im zweiten Teil unserer Digitalisierungsreihe stellen wir dir 5 Erfolgsfaktoren vor, mit denen deinem Unternehmen die digitale Transformation gelingt.