Stakeholder Mapping: Change-Teams verstehen und motivieren

An Veränderungsprozessen sind unterschiedliche Menschen beteiligt – sie alle haben individuelle Bedürfnisse und Einflussmöglichkeiten auf das Projekt. Das Stakeholder Mapping hilft dir, die Rolle von Stakeholdern zu verstehen und daraus Schlüsse für dein Change Management zu ziehen.  

Dein Vorgesetzter, deine Teamkollegen, die HR- und IT-Abteilung, externe Dienstleister, Softwareanbieter – Veränderungen in deinem Unternehmen können verschiedene Personen betreffen, die Einfluss auf den Erfolg von Change-Projekten haben.  

Alle Menschen, die von der geplanten Veränderung betroffen sind oder an ihrer Umsetzung beteiligt sind, nennt man Stakeholder. Sie sind auf allen Ebenen des Organigramms zu finden – entsprechend können Welten zwischen ihren Bedürfnissen im Rahmen deines Veränderungsvorhabens liegen.  

Um zu verstehen, welche Stakeholder besonders wichtig sind, wen du noch von der Change-Vision überzeugen musst und wer dir am meisten beim Erreichen eines Wandels unterstützt, hilft dir das Stakeholder Mapping. 

Unter Stakeholder Mapping versteht man einen Prozess, mit dem Change Manager die wichtigsten Change-Stakeholder identifizieren und ihre Rollen, Bedürfnisse und ihre Beziehungen zueinander analysieren können. Diese Zusammenhänge und Informationen lassen sich zum Beispiel in einer Exceltabelle oder in einem Grafiktool visuell darstellen.  

Der Vorteil von Stakeholder Mapping: Du erkennst auf einen Blick, mit welchen Gruppen von Stakeholdern du es zu tun hast und kannst deine Kommunikationsstrategie besser planen. Du erkennst zum Beispiel, an welchen Stellen Widerstände vorprogrammiert sind, und kannst mit entsprechenden Maßnahmen dafür sorgen, dass sie gar nicht erst auftreten. 

Wenn du dich theoretisch näher mit Stakeholder-Analysen auseinandersetzen möchtest, findest du im Organisationshandbuch des Bundesverwaltungsamts umfangreiches Know-how. Das Standardwerk für organisatorische Fragestellungen empfiehlt, für eine Stakeholder Matrix folgende Fragen zu beantworten: 

1. Welche Stakeholder gibt es, wer ist betroffen? 

1. Welchen Einfluss haben die Betroffenen auf dein Change-Projekt? 

1. Welche Interessen verfolgen die Stakeholder? 

Du planst ein Change-Projekt? Dann solltest du dir so früh wie möglich Gedanken darüber machen, wer in deinem Unternehmen und darüber hinaus von dem Projekt betroffen sein könnte. Wenn du dafür eine Stakeholder Matrix erstellen möchtest, helfen dir die folgenden Schritte dabei. 

Schritt 1: Stakeholder identifizieren 

Erstelle eine Liste aller Personen im Unternehmen, aber auch außerhalb des Unternehmens, die von deinem Change-Projekt betroffen sind.  

• Interne Stakeholder sind zum Beispiel Change-Manager, Mitglieder des Projektteams, Führungskräfte und Personen aus Abteilungen wie der IT.  

• Externe Betroffene können Kunden oder Dienstleister sein.  

Ähnliche Stakeholder kannst du in Gruppen zusammenfassen.  

Schritt 2: Stakeholder analysieren 

Überlege dir, wie stark die Stakeholder vom Change betroffen sind, wie groß ihr Einfluss auf das Projekt ist und wie stark ihr Interesse am Projekterfolg ist.  

Beispiel: Angenommen, du möchtest ein neues Softwaretool einführen. Die künftigen Nutzer haben vermutlich weniger Einfluss auf das Projekt als ihre Vorgesetzten. Allerdings ist ihr Interesse an einem erfolgreichen Change besonders hoch. 

Schritt 3: Stakeholder mappen und priorisieren 

Im nächsten Schritt geht es darum, die Stakeholder zu priorisieren, damit du weißt, wer besonders viel Aufmerksamkeit und Überzeugung braucht und wer dich am stärksten unterstützen kann.  

In der Praxis hat sich die Stakeholder Matrix des Management-Professors Aubrey Mendelow bewährt. Wie diese Matrix aussieht, erfährst du weiter unten. Für die Mendelow-Matrix priorisierst du die Stakeholder nach den zuvor identifizierten Interessen und ihrem Einflusslevel und ordnest sie einem von vier Quadranten zu: 

• Hoher Einfluss, hohes Interesse 

• Hoher Einfluss, geringes Interesse 

• Geringer Einfluss, hohes Interesse 

• Geringer Einfluss, geringes Interesse 

Schritt 4: Strategien für die Kommunikation ableiten 

Anhand dieser Einteilung kannst du im Anschluss die notwendigen Kommunikationsmaßnahmen für deine Stakeholder festlegen und entscheiden, wie du mit ihnen während des Change-Projekts interagierst. 

Stakeholder-Matrix-Beispiel: Die Vierfeldermatrix nach Mendelow und was sie dir sagt 

Die Mendelow-Matrix sieht wie folgt aus:  

Und so liest du die Stakeholder Matrix:  

• Die Stakeholder mit hohem Einfluss aber geringem Interesse müssen regelmäßig über den Projektverlauf informiert werden. Es ist wichtig, dass sie zufrieden sind, ohne dass du zu viel Zeit in die Interaktion mit dieser Gruppe investieren musst. 

• Sind Stakeholder in einflussreichen Positionen besonders interessiert am Change, solltest du sie aktiv einbeziehen und als Influencer für deinen Change gewinnen. Ihr Vertrauen, ihre Zufriedenheit und ihre Unterstützung sind besonders wichtig für deinen Projekterfolg 

• Stakeholdern mit geringem Einfluss und wenig Interesse, die dennoch betroffen sind, solltest du regelmäßig eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zum Projekt geben, und beobachten, ob sich bei ihnen Widerstand regt. 

• Wer wenig Einfluss, aber ein starkes Interesse an deinem Change-Projekt hat, können zwar den Verlauf des Projekts nicht maßgeblich beeinflussen. Sie können allerdings dabei helfen, andere Stakeholder für den Change zu gewinnen und als Change-Botschafter auftreten. Gib ihnen dafür alle Informationen, die sie benötigen könnten. 

Bei der Analyse der verschiedenen Persönlichkeiten deines Change-Teams oder bei der Kategorisierung deiner Stakeholder helfen dir die Belbin Teamrollen. Diese Rollen gehen zurück auf Dr. Meredith Belbin, einem britischen Wissenschaftler, der untersucht hat, wie sich die Zusammensetzung eines Teams auf dessen Leistung auswirkt. 

Das Belbin Modell unterscheidet neun verschiedene Teamrollen, die entweder handlungs-, wissens- oder Kommunikationsorientiert sind. Es ist wie folgt aufgebaut: 

Change Management bedeutet vor allem Projektmanagement – das Stakeholder Mapping ist dabei ein wichtiges Werkzeug, das dir unter anderem dabei hilft, deine Change-Timeline so gut wie möglich einzuhalten. 

Veränderungen sind darüber hinaus mit Emotionen verbunden. Manche Menschen haben Angst vor neuen Prozessen, anderen fällt es schwer, Gewohnheiten zu verändern. Das Stakeholder Mapping hilft dir dabei, die Befindlichkeiten der Stakeholder früh zu erkennen und die bei Change Projekten so wichtige Kommunikation auf ihre Bedürfnisse abzustimmen. 

Mit einer Stakeholder Map fällt es dir leichter, mit Sorgen und Fragen umzugehen, die Betroffene von Change-Prozessen haben. Bei dieser Herausforderung hilft dir auch das Wissen über die verschiedenen Change-Typen und ihre emotionale Reaktion auf Veränderung. 

Achtung: Bei einer Stakeholderanalyse spielen oft persönliche Empfindlichkeiten und unternehmenspolitische Fragen eine Rolle. Du solltest deine Stakeholder Matrix deshalb vertraulich behandeln und das Mapping nur mit ausgewählten Projektmitgliedern durchführen. 

In pixx.io ist das ganz einfach: In dem Tool für Digital Asset Management kannst du deine Stakeholder Matrix hinterlegen und entscheiden, wer Zugriff darauf hat. Darüber hinaus kannst du die Matrix direkt aus dem Tool heraus bequem teilen und sie gemeinsam mit deinen Mitstreitern transparent koordinieren. 

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