SharePoint vs DAM: Wo baue ich am besten eine Bilddatenbank auf?

Viele Unternehmen arbeiten mit Microsoft-Produkten wie Teams oder Office. Gehört dein Arbeitgeber auch dazu, kennst du vermutlich SharePoint. Es ist die zentrale Anlaufstelle zur Ablage von Dateien. Aber taugt es auch zur Verwaltung von Bildern? Oder solltest du hierfür lieber auf ein Digital Asset Management setzen?

Wir erklären dir, was SharePoint alles kann, wie du darin eine Bilddatenbank anlegst und wie es im Vergleich zu einem DAM abschneidet.

SharePoint ist der zentrale Ort, an dem alle Microsoft Apps zusammenlaufen. Wenn dein Unternehmen mit Microsoft-Tools arbeitet, kennst du SharePoint wahrscheinlich schon. Damit lassen sich alle eure Dokumente ordnen, teilen und verwalten. 

Außerdem könnt ihr euch ein eigenes Intranet anlegen. Darin können unternehmensweite Ankündigungen geteilt, Formulare verlinkt und Richtlinien hinterlegt werden. Auch der Aufbau von Websites und Blogs ist mit SharePoint möglich. 

Microsoft selbst nennt folgende Funktionen für SharePoint: 

• Content: Speichern und Ordnen von Dateien und Inhalten 

• Search: Durchsuchen des SharePoints 

• Sites: Anlegen von Webseiten 

• Communities: Einrichten von beispielsweise Wikis, Foren, etc. 

• Composites: Integration von Microsoft Office und andere Tools 

• Insights: Einsicht in und Visualisierung von Unternehmensdaten 

Im Folgenden fokussieren wir uns vor allem auf die Funktionen, die für das Dateimanagement über SharePoint eine Rolle spielen und für die Zusammenarbeit mit geteilten Dateien relevant sind. 

Willst du deine Bilder mit SharePoint verwalten, musst dir überlegen, wie du diesen strukturieren willst. Der klassische Weg wäre eine Ordnerstruktur. Du benennst also einzelne Ordner, legst darin Unterordner an, darin wieder weitere Unterordner und sortierst Bilder entsprechend ein.  

Bei einer großen Anzahl Bilder wird das schnell unübersichtlich. Und wonach entscheidest du, wo du ein Bild ablegst? Wie findet es jemand anderes wieder? Was passiert mit Bildern, die in zwei oder keinen Ordner passen? 

Du kannst stattdessen eine Bildbibliothek in SharePoint anlegen. Hierfür musst du eine vorhandene Website auswählen oder eine neue anlegen. In den Einstellungen dieser Seite navigierst du nun zu “App hinzufügen” und suchst “Bildbibliothek”. Wenn du nun eine Bibliothek erstellen möchtest, musst du ihr einen Namen geben, die dann auch Teil der URL wird.  

Die Bibliothek findest du nun links in der Seitennavigation. Du füllst sie, indem du Bilder entweder per Drag & Drop vom Desktop in SharePoint verschiebst oder indem du sie aus dem Explorer hochlädst. 

Um die Bilder leichter zu finden, aktivierst du in den Einstellungen die “Unternehmensstichwörter”. Diese fügst du dann auch dem Filterset hinzu, damit danach gefiltert werden kann. Unternehmensstichwörter, sowie Schlagwörter dienen dazu, dass du gesuchte Bilder schneller findest. Wie und welche Wörter du hier vergibst, musst du vorab festlegen. 

Wenn ihr bereits Microsoft Teams und Office 365 intern nutzt, scheint es naheliegend, eure Bilddatenbank in SharePoint aufzubauen. Vermutlich legt ihr ohnehin bereits eure Dokumente ab – warum nicht also auch eure visuellen Dateien? 

Arbeitet ihr nur wenig mit Bildern, dann ist SharePoint unter Umständen völlig ausreichend. Verwender ihr hingegen häufig Media Dateien, solltet ihr euch überlegen, nicht doch lieber in ein Digital Asset Management wie das von pixx.io zu investieren.  

Anders als SharePoint ist ein DAM für das Verwalten und Organisieren von Bildern ausgelegt. Das schlägt sich in den Features nieder. So kannst du innerhalb deines DAM z. B. Bilder direkt zuschneiden oder die Größe ändern und in mehreren Versionen hinterlegen. Auch das Metadaten-Management und die Verschlagwortung sind sehr viel einfach als in SharePoint und erfolgen teilweise automatisch.  

Die Nachteile von SharePoint gegenüber einem DAM 

Ein großes Manko von SharePoint ist, dass es dir nicht erlaubt mit Personen außerhalb deines Unternehmens zu kollaborieren. Arbeitest du viel mit externen Stakeholdern, solltest du stattdessen lieber auf ein DAM setzen. 

Außerdem kann SharePoint in seiner Bedienung teilweise recht komplex sein. Ein DAM hingegen verfügt über eine nutzerfreundliche Oberfläche und die Anwendung ist intuitiv. 

Lädst du Bilder in SharePoint hoch, werden die Metadaten nicht automatisch mitimportiert. Diese musst du nachträglich per CSV-Datei hinterlegen. Eine automatische Verschlagwortung ist ebenfalls nicht möglich. 

Anders als ein DAM ist SharePoint nicht primär dafür ausgerichtet Bilder zu verwalten. Das zeigt sich auch darin, dass SharePoint die Vorschaubilder in der Bibliothek nur sehr klein darstellt, was das Durchscrollen mühsamer macht. 

Einen vermeintlichen Vorteil, den SharePoint bietet, ist die Schnittstelle zu den Microsoft Office-Anwendungen. Jedoch verfügen die meisten DAMs ebenfalls über Integrationen in Office und lassen sich darüber hinaus in viele weitere Anwendungen integrieren. So kannst du deine Bilder beispielsweise direkt aus deinem pixx.io Mediaspace in Photoshop oder Canva weiterbearbeiten. 

Du hast dich dazu entschieden, lieber ein DAM für die Bildverwaltung zu nutzen? Dann gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest, um erfolgreich damit durchzustarten. 

• Change Management: Mache dir bewusst, was ihr benötigt, um die Software erfolgreich einzuführen und konsequent zu nutzen 

• Content-Umzug: Wie soll dieser von statten gehen? Wer kann dir helfen, um ihn möglichst schnell über die Bühne zu bringen? 

• Struktur: Überlege dir, wie du die Dateien in deinem DAM anlegen willst 

• Regeln: Lege fest, wie Dateien abgelegt werden sollen 

• Metadaten und Schlagwörter: Bestimme, welche Daten notwendig sind, lege Custom Felder an und gib Richtlinien zur Verschlagwortung vor 

• Rechte und Rollen: Wer übernimmt welche Verantwortlichkeiten und wer hat welche Berechtigungen im Umgang mit Bildern? 

Wenn du dir vorab einen guten Plan zurechtlegst, steht einem Umstieg auf Digital Asset Management nichts mehr im Wege! 

SharePoint bietet einige grundlegende Funktionen, mit denen sich Bilder verwalten lassen. Nutzt ihr nur wenig mit visuellen Dateien und arbeitet in erster Linie intern, dann kann es ausreichend sein. Da die meisten Marken heutzutage jedoch visuell geprägt sind und sowohl Bilder als auch Videos eine große Rolle spielen, bietet es sich an, in ein professionelles DAM wie das von pixx.io zu investieren. Teste pixx.io 14 Tage lang kostenlos und überzeuge dich selbst von den Vorteilen eines DAMs.