Viele Berufstätige sind gestresst, weil Deadlines sie belasten und ihr Arbeitspensum so hoch ist, dass Überstunden an der Tagesordnung sind. Effektive Prozesse tragen in diesem Fall erheblich dazu bei, Stress im Job zu reduzieren.
Wir stellen dir fünf Bereiche vor, in denen eine Optimierung von Workflows wahre Wunder wirkt. Mit geordneten Abläufen in diesen Bereichen schaffst du Ordnung und Struktur und machst dir und deinem Team das Arbeitsleben leichter.
Ein strukturierter Tagesablauf hilft dir dabei, den Überblick zu behalten. Wenn du weißt, was alles ansteht, kannst du einfacher Prioritäten setzen, Aufgaben rechtzeitig delegieren oder dir Unterstützung aus dem Team holen. Das mindert den Druck der nächsten Deadline.
Jeder Mensch geht anders mit seiner Zeit um, deshalb sind allgemeingültige Tipps an dieser Stelle wenig hilfreich. Wichtig ist aber, möglichst feste Zeiten für Meetings, Pausen und konzentriertes Arbeiten einzuplanen. Damit beugst du Erschöpfung vor und musst über den Tag nicht ständig entscheiden, was du als nächstes angehen solltest.
Termine planen mit der Eisenhower-Matrix
Vielleicht bist du ein Freund von Strategien und Tools? Dann sind Zeitmanagement-Methoden wie die Eisenhower-Matrix vielleicht für dich geeignet. Die Matrix besteht aus vier Quadranten, mit denen du deine Tasks nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisierst.
Was wichtig und dringend ist, erledigst du möglichst sofort, was weder wichtig noch dringend ist, streichst du aus deinem Kopf. Alle anderen Aufgaben werden entweder auf später verschoben oder delegiert – und schon sieht dein Terminkalender viel aufgeräumter auf.
Die Eisenhower-Matrix kannst du allein oder im Team anwenden. Damit alle auf dem gleichen Stand bei der Planung sind, kannst du die Prioritäten einfach in einem digitalen Tool wie Trello, Monday oder Asana abbilden und dort Deadlines und Verantwortlichkeiten einfach managen.
Digitale Tools sind nicht nur für das Verfolgen von Deadlines geeignet: Sie geben dir die Superpower, manuelle, langsame Prozesse in automatisierte, blitzschnelle Workflows zu verwandeln.
Mit Automatisierungen schaufelst du Zeit für wirklich wichtige Aufgaben frei. Zum Beispiel so:
HR-Verantwortliche können das Scannen von Bewerberdaten automatisieren und mehr Zeit in Interviews und Personalgespräche investieren oder das Employer Branding weiterentwickeln.
Im Vertrieb nehmen Tools den Sales-Reps monotone Aufgaben wie das Verfassen von Berichten ab, so dass sie Zeit für die Fragen potenzieller Neukunden bleibt oder um personalisierte Angebote zu erstellen.
Marketing-Teams profitieren von Tools, die ihnen mehr Übersicht über ihre Kampagnen-Assets und Mediendateien geben, damit sie mehr Zeit für kreative Brainstormings haben.
Hast du schon einmal Stress verspürt, weil eine Deadline immer näher rückte, du aber noch auf Informationen oder Freigaben warten musstest? Ein umständlicher Freigabeprozess kann frustrierend sein. Effiziente Kommunikations- und Feedbackprozesse sind entscheidend, um das zu vermeiden.
Nutze Kommunikations-Tools wie Slack oder Microsoft Teams, um dich schneller mit Kollegen auszutauschen. Lege außerdem Spielregeln für Freigaben fest, damit es einen effizienten Workaround gibt, falls Freigabeverantwortliche nicht schnell genug reagieren können.
Kreative Freigaben beschleunigst du mit pixx.io
Wenn es um Marketing- und Kreativ-Content geht, sind oft viele Feedbackrunden und Iterationen notwendig. Damit dir und deinem Team nicht der Überblick fehlt und ihr nicht zwölf verschiedene Versionen einer Datei jongliert, gibt es pixx.io.
Das Tool für Digital Asset Management organisiert alle eure Mediadateien zentral und erlaubt euch, Kommentare und Freigaben direkt an einer Grafik oder einem Video zu hinterlassen. Außerdem hat jede Datei einen individuellen Status, der anzeigt, ob das Asset good to go ist oder noch auf Freigabe wartet.
Das beste Mittel gegen Stress ist Urlaub. Allerdings ist es in vielen Unternehmen gar nicht so einfach, eine Auszeit zu beantragen oder eine Vertretung für die Abwesenheit zu finden. Legt am besten innerhalb des Teams fest, wer wen vertritt und pflegt einen Urlaubskalender, falls dein Unternehmen noch kein Arbeitszeit-Tool wie Personio hat.
Außerdem ist es wichtig, die Hürden für den Urlaubsantrag so klein wie möglich zu halten, sonst passiert es schnell, dass sich die Urlaubstage anstauen und zu einem weiteren Stressfaktor werden.
Tipp: Damit abwesende Kollegen bestmöglich vertreten werden können, solltet ihr eure Prozesse und eure Ablage so digital wie möglich gestalten. So könnt ihr schnell nachsehen, wie der Stand bei der Content-Planung ist oder welcher externe Freelancer vielleicht gerade auf neue Aufträge wartet, die euch Arbeit abnehmen.
Entspannte Workflows sind entscheidend für stressfreies Arbeiten. Wichtig ist, regelmäßig zu prüfen, ob deine Prozesse noch rund laufen, neue Workflows erforderlich sind oder vielleicht zu viele Prozesse fokussiertes Arbeiten verhindern.
Mit Fragen wie diesen könnt ihr euch einmal im Quartal an einem Workflow-Wellness-Tag beschäftigen. Oder ihr benennt einen Feelgood-Workflow-Manager, der eure Prozesse im Blick hat und regelmäßig Feedback aus dem Team einholt, um Optimierungen anzustoßen.
Die folgenden Tipps helfen euch dabei, noch mehr aus euren Workflows herauszuholen und stressfreier zu arbeiten:
Hinterfragt regelmäßig eure Prozesse – auch solche, mit denen ihr selten in Berührung kommt. Zum Beispiel das Onboarding: Fehlt es dabei an Effizienz, kann das die Fluktuationsrate erhöhen. 78 Prozent der Unternehmen halten ihre Prozesse für verbesserungswürdig. Den Einstieg für neue Teammitglieder zu optimieren, lohnt sich – denn dann sind sie schneller in der Lage, euch zu unterstützen.
Seht euch an, wo in euren Abläufen Mehrarbeit entsteht. 82 Prozent der Beschäftigten nennen eine unvollständige, veraltete oder fehlerhafte Wissensbasis als Ursache. Über 50 Prozent wissen nicht, wie man Wissen produktiver nutzen kann, doch für 15 Prozent ist klar, dass dafür Prozesse und die Ablagestruktur für besser werden müssen.
Tools helfen in vielen Fällen, bestehende Prozesse in reibungslose Workflows zu verwandeln. Achtet aber darauf, dass neue Technologien wie Künstliche Intelligenz eine große Veränderung für das Team bedeuten – und zu einem zusätzlichen Stressfaktor werden können. Nutzt deshalb Change Management, wenn ihr neue Tools einführt. Damit baut ihr Ängste ab. Und Schulungen sorgen dafür, dass alle effizient mit neuen Tools arbeiten.
Ein wichtiger Tipp zum Schluss: Dokumentiert eure Prozesse sauber – das allein führt oft schon zu mehr Effizienz und hilft bei regelmäßigen Workflow-Reviews, Optimierungspotenziale schneller zu finden.
Sabrina schreibt für pixx.io über alles, was dich im Arbeitsalltag beschäftigt und hilft dir, Herausforderungen bei Content- und Social-Media-Marketing, Bildformaten oder Compliance zu meistern. Bei komplexen Themen bereitet sie das Wissen von Medien- und Rechtsexperten verständlich für dich auf.
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