Grenzenloses Teamwork: Tipps für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Ob bei großen Kampagnen oder kleinen Herausforderungen im Content-Alltag: Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern kann eine echte Entlastung sein – allerdings nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Das klappt mit der richtigen Strategie und den passenden Tools. 

Wer im Marketing arbeitet, muss vor allem eine Sache können: Multitasking. Ständig kommen neue Workflows und Kanäle hinzu, Kampagnen müssen immer schneller gelauncht und über verschiedene Touchpoints orchestriert werden, gleichzeitig ist es wichtig, keinen Trend zu verpassen und nebenbei hochwertigen Content zu produzieren und auf Knopfdruck produktiv zu sein. 

Viele Unternehmen sind bei der Vielfalt an Aufgaben auf externe Unterstützung angewiesen und arbeiten mit externen Partnern wie Agenturen, Influencern oder Freelancern zusammen. Allerdings sorgt die zunehmende Komplexität im Marketing dafür, dass auch die Steuerung von Dienstleistern immer anspruchsvoller wird. 

Für über 80 Prozent der Marketingverantwortlichen stellt vor allem der Wechsel zu agilen Arbeitsmethoden eine Herausforderung für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern dar. Es gilt, unterschiedliche Arbeitsweisen zu koordinieren und Kommunikationsbarrieren zu überwinden. Darüber hinaus können sich bei agilen Arbeitsmethoden die Prioritäten kurzfristig ändern, was die Ressourcenplanung erschwert.  

Dein Team arbeitet bereits agil oder hat vor, agile Methoden auszuprobieren? Dann ist es wichtig, die Zusammenarbeit mit externen Partnern noch besser als bisher zu organisieren: 

• Eine klare Abstimmung im Vorfeld jedes Projekts beugt Missverständnissen vor.  

• Die strukturierte, aber flexible Koordination der Zusammenarbeit sorgt für reibungslose Prozesse.  

• Die gemeinsame Nutzung von Daten und Informationen schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass alle internen und externen Projektpartner auf dem gleichen Stand sind.  

Im Folgenden erfährst du, wie du Abstimmungen, Prozesse und Daten effizient organisierst und das Teamwork bei deinen Projekten verbesserst. 

Ein häufiges Problem bei der Zusammenarbeit – egal ob mit Kollegen oder mit externen Dienstleistern – ist unklare oder fehlende Kommunikation.  

Oft wissen Agenturen, Freelancer oder Influencer nicht genau, was das Ziel deiner Kampagne ist, oder ihnen fehlen wichtige Informationen, um das beste Ergebnis zu erzielen. Damit das nicht passiert, sind klare Zielvorgaben und regelmäßiger Austausch unverzichtbar. 

Ziele klar definieren 

Geht es bei deinem Projekt um mehr Sichtbarkeit, mehr Leads oder den Launch eines neuen Produkts? Stelle sicher, dass alle Beteiligten ein klares Bild davon haben, was das Ziel der Zusammenarbeit ist – und liefere so viele Details dazu wie möglich. 

Wenn du zum Beispiel eine Werbeagentur beauftragst, solltest du nicht nur sagen „Ich möchte mehr Leads“. Stattdessen sollte das Ziel so konkret wie möglich sein: „Unser Ziel sind 500 qualifizierte Leads im nächsten Quartal, hauptsächlich durch gezielte Social-Media-Kampagnen.“ So weiß die Agentur genau, worauf es ankommt, und du kannst am Ende des Quartals genau messen, ob das Ziel erreicht wurde.  

Regelmäßige Updates und Feedback 

Trotz klarer Ziele kann es unterwegs passieren, dass Unklarheiten oder Probleme auftreten. Regelmäßige Meetings helfen allen Parteien, den Fortschritt im Blick zu behalten, Feedback zu geben und Missverständnisse zu vermeiden.  

Ein Weekly oder Bi-Weekly genügt oft schon, um Verbesserungsvorschläge zu besprechen und Workflows zu optimieren, bevor aus kleinen Problemen große Blocker für den Projekterfolg werden. 

Tipp: Mit Projektmanagementtools oder gemeinsam genutzten Dokumenten sehen alle Beteiligten auf einen Blick, ob das Projekt on track oder ein Krisenmeeting nötig ist.  

Damit dein Team effizient mit externen Partnern arbeiten kann, sind klare, transparente Workflows notwendig. Das bedeutet zum Beispiel, dass jeder weiß, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein muss. 

Verantwortlichkeiten zuweisen 

Wer ist für die Content-Erstellung zuständig, wer für die Verbreitung in den sozialen Medien? Wer überprüft die Ergebnisse? Durch klare Zuständigkeiten vermeidest du, dass Aufgaben doppelt erledigt oder vergessen werden. 

Arbeitet dein Team in der Content-Creation zum Beispiel mit einem Influencer zusammen, sollte die Zusammenarbeit über einen festen Ansprechpartner laufen. Diese Person koordiniert alle Aktivitäten und sorgt dafür, dass der Influencer pünktlich das Briefing und alle benötigten Informationen erhält und den Content entsprechend euren Vorgaben erstellen kann. 

Zeitpläne festlegen 

Plane den gesamten Prozess vom Start bis zur Umsetzung durch und stimme Zeitpläne und Deadlines mit allen externen Partnern ab, um Verzögerungen zu vermeiden. Dabei solltest du auch Pufferzeiten für eventuelle Änderungen oder Freigaben einplanen. 

Tipp: Ein gemeinsam genutzter Kalender oder ein Projektmanagementtool helfen, die Zeitplanung übersichtlich darzustellen. 

Digitale Tools fördern die Produktivität innerhalb deines Teams und erleichtern auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Insbesondere das Organisieren von kreativen Inhalten und Mediendateien ist ohne Tools eine Herausforderung und grenzt schnell an Chaos.  

Digital Asset Management: Alles an einem Ort 

Eine Software für Digital Asset Management (DAM) wie pixx.io ermöglicht es dir, den Austausch von Bildern, Videos und Dokumenten mit deinen externen Dienstleistern zu optimieren. Du kannst alle wichtigen Dateien an einem zentralen Ort speichern und die Zugriffsrechte für jeden externen Partner individuell steuern. So stellst du sicher, dass Agenturen und Influencer jederzeit Zugriff auf freigegebenes Material haben. 

Eine Social-Media-Kampagne mit einem Influencer wird mit einem DAM zum Beispiel einfacher, weil dein Partner selbstständig aktuelle Brandguides, Bilder und Videos in deinem Mediaspace findet. Umgekehrt können Influencer, die deine Brand in sozialen Netzwerken vertreten, ihre Content-Vorschläge in deinem pixx.io Mediaspace hinterlegen, wo du dein Team direkt Feedback geben könnt. Gleichzeitig behältst du die Kontrolle darüber, wer welche Dateien aus deinem Medienpool nutzt und siehst, wer welche Inhalte heruntergeladen hat. 

Zum Schluss gibt es für dich noch Tipps, wie du noch besser mit externen Content-Schaffenden zusammenarbeitest. Immer mehr Marketingverantwortliche beziehen Creators oder Influencer in ihre kreativen Prozesse ein und erweitern damit ihr Kreativteam.  

Das hat der Report „Global Marketing Trend 2023“ von Deloitte herausgefunden. Die Studie untersucht, was CMOs aktuell beschäftigt. Ein Takeaway: Zwar ist modernes Marketing digital und datengetrieben, trotzdem bleibt Kreativität ein wichtiger Wachstumsfaktor.  

Hier sind fünf Tipps für Unternehmen, um noch erfolgreicher mit Content-Creators zusammenzuarbeiten: 

1. Ziele klar definieren: Wie bei jeder externen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass dein Team und eure Influencer gemeinsame Ziele haben. 

2. Kreative Freiheit gewähren: Influencer kennen ihre Zielgruppe am besten. Gib ihnen Freiraum, Inhalte zu erstellen – denn nur so entsteht authentischer Content, der zur Community deiner Partner passt. 

3. Langfristige Partnerschaften aufbauen: Anstatt einmalige Kampagnen zu planen, lohnt es sich, nachhaltige Beziehungen mit Creators aufzubauen. Dadurch wächst das Vertrauen in eure Zusammenarbeit und ihr erzielt langfristig bessere Ergebnisse. 

4. Transparenz und Kommunikation leben: Eine offene und regelmäßige Kommunikation mit Content Creators vermeidet Missverständnisse und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit. 

5. Datenbasierte Entscheidungen treffen: Nutze Performance-Daten, um den Erfolg der Zusammenarbeit kontinuierlich zu optimieren und zukünftige Kampagnen besser auszurichten. 

Die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Agenturen und Influencern muss keine Herausforderung sein, wenn du auf klare Kommunikation, gut definierte Prozesse und die richtigen Tools setzt.  

Mit einem Digital Asset Management-System stellst du sicher, dass alle Dateien zentral verfügbar sind und die Workflows innerhalb und außerhalb deines Unternehmens reibungslos laufen. So erreichst du deine Marketingziele schneller, effizienter und ganz ohne Stress. 

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